PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS DA-08

Transcripción

1 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Hoja 1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS DA-08 Fecha Elaboración 23 febrero 2001 Fecha Revisión: 15 abril 2013

2 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Hoja 2 ÍNDICE Índice 2 Objetivo 3 Normas y Políticas Operación 3 Procedimiento 4 Diagrama Flujo 8

3 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Hoja 3 OBJETIVO: Tener el control administrativo l inventario todas y cada una las Unidas que conforman el Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla, facilitar el registro y baja bienes muebles que se consiren sean inservibles para el acuado funcionamiento, finir el control interno y la supervisión l mobiliario para unificar criterios así como el informar la actualización bienes ante la Secretaría Administración NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Los inventarios bienes muebles berán unificarse a los formatos Inventario Bienes Muebles BM01, Registro Bienes Muebles BM02, Resguardo Individual BM03 y Baja Bienes BM04 que establece la Secretaría Administración l Gobierno l Estado y estar validados con el nombre, firma y sello l Director Unidad, nombre y firma l/a Oficina quien será el/la responsable inventarios, Área y servidor/a público/a que signe como responsable inventarios, /a, y Encargado/a Inventarios l Departamento. Los bienes muebles berán estar plenamente intificados con el número control inventarios y etiquetas que termine el Departamento. Los/as Directores/as, Jefes/as Oficina y Responsables Inventarios, Direcciones, son los encargados controlar el activo fijo con que cuenten en sus Direcciones. Los/as Directores/as y Jefes/as Oficina son responsables inventarios Unidad, actualizarán sus inventarios cada vez que se realice un alta algún bien mueble en su unidad, biendo entregar los formatos actualizados en los cierres mensuales. Los/as Directores/as y Jefes/as Oficina son responsables l inventario Unidad, berán actualizar los formatos bienes muebles en los meses Junio y Noviembre, biendo entregarlos bidamente firmados y en CD en la Dirección Administrativa a más tardar ntro los primeros 5 días hábiles l mes calendario. Los/as Directores/as y Jefes/as Oficina berán informar por escrito a la Dirección Administrativa y al Departamento si realizaron alguna modificación alta, baja o transferencia en sus inventarios ntro los primeros días l mes calendario acuerdo al cierre mensual, las Unidas Capacitación que no entreguen en tiempo y forma el reporte serán reportadas en cero. Los bienes susceptibles registro sólo serán aquellos cuyo valor excedan 7 días salario mínimo diario vigentes en la zona B l País El Catalogo Bienes Muebles lo emite la Secretaría Administración y el Departamento sea la única encargada asignar el Intificado Mobiliario (IME) Al realizar la supervisión física los inventarios en las Unidas o Direcciones berán estar presentes el/la directora/a Unidad, el/la oficina y los involucrados responsables los bienes. En caso pérdida o extravío algún bien se aplicará lo establecido en el artículo 16 l Acuerdo que establece las Políticas y Lineamientos para el control, registro, actualización inventarios, regularización, baja y reclamaciones inmnizaciones los Bienes Muebles propiedad l Gobierno l Estado. Todos los bienes muebles serán etiquetados colores pendiendo l área y lugar trabajo asignado por la Jefatura.

4 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 4 Responsable Descripción actividas Formato y/o Documento ALTA DE BIENES MUEBLES en Dirección General y Unidas Capacitación 1. Recibe, revisa y archiva las actas entrega recepción y copia la factura bienes muebles. 2. Clasifica los bienes l activo y control interno, registra y asigna el Intificador Mobiliario Estatal (IME) los bienes acuerdo al Catálogo Bienes Muebles l Gobierno l Estado Puebla. Los bienes susceptibles registro serán aquellos cuyo valor excedan 7 días salario mínimo diario vigentes en la zona B l País. 3. Elabora el Alta Bienes muebles BM02 o formato Resguardo Control Interno DA-08-01, Etiqueta Registro según la clasificación y turna a las Direcciones y Unidas Capacitación para que autoricen con su firma el alta correspondiente. 4. Reciben Formatos Alta BM02 o Control Interno, según corresponda, pega la Etiqueta Registro IME acuerdo al color asignado en el bien y actualizan los formatos Inventario General BM01 y Resguardo Individual BM03 5. Envían por escrito y en forma electrónica a la Jefatura los formatos Alta BM02 o Control Interno, Inventario General BM01 y Resguardo Individual BM03 bidamente firmado. 6. Recibe formatos Alta BM02 o Control Interno, Inventario General BM01 y Resguardo Individual BM03, analiza, firma conformidad y recaba la firma l Director. 7. Recibe, firma y regresa a la Jefatura 8. Recibe y envía copia bidamente firmada a las Direcciones y Unidas Capacitación 9. Agrega el bien en el inventario y archiva el original en el expediente BAJA DE BIENES MUEBLES en 10. Solicitan mediante oficio la baja Resguardo Control Interno DA Alta Bienes Muebles BM02 Resguardo Control Interno DA Etiqueta Registro IME Inventario General BM01 Resguardo BM03 Individual Alta BM02 Resguardo Control Interno DA Inventario General BM01 Resguardo Individual BM03

5 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 5 Responsable Descripción actividas Formato y/o Documento Dirección General bienes muebles a la Dirección y Unidas Administrativa, adjuntando el formato Capacitación para baja bienes muebles BM Recibe y turna a la Jefatura para su atención 12. Verificar el estado físico los bienes Unidad y oficina muebles. Los bienes se darán baja solo si su reparación rebasa el 50% l costo total, siendo incosteable su reparación 13. Elabora oficio y formato Baja Definitiva BM04 y entrega a la Dirección Administrativa para su autorización 14. Informa a la Dirección Administrativa para su autorización General 15. Solicita autorización baja bienes muebles y el stino final a la H. Junta Directiva H. Junta Directiva 16. Autoriza la baja bienes muebles y el General Contralor/a ICATEP materiales en stino final 17. Firma conformidad el formato baja bienes muebles BM04 y turna a la Dirección Administrativa 18. Recibe, firma conformidad el formato baja bienes muebles BM04 y el oficio baja, turna a la Jefatura 19. Recibe, entrega el formato y oficio a la Contraloría para notificar la baja bienes muebles 20. Recibe oficio y formato, verifica el estado físico l bien, valida el formato y envía mediante oficio a la Dirección Administrativa 21. Recibe y turna a la Jefatura para trámite correspondiente 22. Elabora oficio para tramite baja bienes muebles a la Dirección Administración Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración y recaba la firma l/a /a. 23. Autoriza con su firma el oficio trámite baja y turna a la Jefatura 24. Prepara el oficio junto con el formato baja previamente validado y entrega a la Dirección Administración Baja Bienes Muebles BM04

6 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 6 Responsable Descripción actividas Formato y/o Documento Administración Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración Responsable Inventarios en Dirección General y Unidas Capacitación Encargado/a inventarios Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración para su conocimiento 25. Recibe oficio conocimiento para su Visto Bueno. 26. Recibe oficio la Secretaría Administración y turna a la Jefatura para tramite 27. Convoca a la Secretaría Administración y Contraloría para dar fe la Baja y stino final los bienes. 28. Elabora Acta Baja Bienes Muebles, pura los bienes l inventario, proporciona copia l acta a la Unidad Responsable y archiva SUPERVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES 29. Elabora el Cronograma Supervisión Física DA-08-03, circular supervisión física bienes muebles y turna a la Dirección Administrativa para su autorización. 30. Recibe, autoriza el Cronograma Supervisión Física DA-08-03, firma la circular y turna a la Jefatura para seguimiento. 31. Envía circular a las Direcciones y Unidas Capacitación 32. Prepara el inventario para su revisión 33. Acu a las Direcciones y Unidas Capacitación para realizar la supervisión física bienes 34. Informan e indican la ubicación los bienes muebles 35. Verifica que todos los bienes y sus etiquetas se encuentren en optimas condiciones 36. Elabora el Acta Inventario, firma conformidad e informa a los/as Directores/as y Unidas Capacitación los hallazgos encontrados y las acciones para que las subsanen en un término no mayor a Cronograma Supervisión Física DA Cronograma Supervisión Física DA Acta Inventario Físico DA-08-02

7 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 7 Responsable Descripción actividas Formato y/o Documento oficina Área en Dirección General y Unidas Capacitación materiales 15 días hábiles. 37. Actualiza el inventario, lo imprime y turna mediante oficio al/a 38. Reciben, cotejan, firman el inventario actualizado y regresan a la Jefatura 39. Recibe y turna copia l inventario actualizado a la Dirección Administración Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración y a las Direcciones y Unidas Capacitación 40. Fin

8 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 8 Diagrama Flujo Área o Unidad /a Inicio Recibe revisa y archiva las actas entrega recepción y copia la factura bienes muebles. Clasifica los bienes l activo y control interno, registra y asigna el Intificador Mobiliario Estatal (IME) los bienes acuerdo al Catalogo Bienes Muebles l Gobierno l Estado Puebla. Elabora el Alta Bienes muebles o formato Resguardo Control Interno, Etiqueta Registro según la clasificación y turna a las Direcciones y Unidas Capacitación para que autoricen con su firma el alta correspondiente Reciben Formatos Alta o Control Interno, según corresponda, pega la Etiqueta Registro IME en el bien y actualizan los formatos Inventario General y Resguardo Individual. 4 Envían por escrito y en forma electrónica a la Jefatura los formatos Alta o Control Interno, Inventario Recibe formatos Alta BM02 General y Resguardo Individual o Control Interno, Inventario bidamente firmado. General BM01 y Resguardo 5 Individual BM03, analiza, firma Recibe, firma y regresa a la conformidad y recaba la Jefatura. firma l/a /a. 7 Recibe y envía copia bidamente firmada a las Direcciones y Unidas Capacitación Agrega el bien en el inventario y archiva el original en el expediente

9 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 9 Diagrama Flujo /a Área o Unidad y Oficina General 1 Recibe y turna a la Jefatura para su atención 11 Solicitan la baja bienes muebles a la Dirección Administrativa 10 Verificar el estado físico los bienes muebles. 12 Elabora oficio y formato Baja Definitiva BM04 y entrega a la Dirección Administrativa para su autorización. 13 Informa a la Dirección Administrativa para su autorización. Solicita autorización baja bienes muebles a la H. Junta Directiva La H. Junta Directiva autoriza la baja bienes muebles Recibe, firma conformidad el formato baja bienes muebles BM04, el oficio baja y turna a la Jefatura 18 La Contraloría en ICATEP, recibe oficio y formato, verifica el estado físico l bien, valida el formato y envía mediante oficio a la Dirección Administrativa Recibe, entrega el formato y oficio a la Contraloría para notificar la baja bienes muebles Firma conformidad el formato baja bienes muebles BM04 y turna a la Dirección Administrativa

10 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 10 /a Diagrama Flujo Secretaría Administración 2 Recibe y turna a la Jefatura para trámite correspondiente 21 Elabora oficio para tramite baja bienes muebles a la Dirección Administración Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración y recaba la firma l/a /a. 22 Autoriza con su firma el oficio trámite baja y turna a la Jefatura 23 Recibe oficio y turna a la Jefatura para tramite 26 Prepara el oficio junto con el formato baja previamente validado y entrega a la Dirección Administración Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración 24 Convoca a la Secretaría Administración y Contraloría para dar fe la Baja y stino final los bienes. 27 Recibe oficio conocimiento para su Visto Bueno. 25 Elabora Acta Baja Bienes Muebles, pura los bienes l inventario, proporciona copia l acta a la Unidad Responsable y archiva. 28 Recibe, autoriza el Cronograma supervisión física, firma la circular y turna a la Jefatura para seguimiento 30 Elabora el Cronograma supervisión física, circular supervisión física bienes muebles y turna a la Dirección Administrativa para su autorización Envía circular a las Direcciones y Unidas Capacitación Prepara el inventario para su revisión

11 Instituto Capacitación para el Trabajo l Estado Puebla Control Inventarios Hoja 11 Diagrama Flujo Encargado/a inventarios Responsable inventarios en DG y Unidas Oficina 3 Verifica que todos los bienes y sus etiquetas se encuentren en optimas condiciones Informan e indican la ubicación los bienes muebles 34 Acu a las Direcciones y Unidas Capacitación para realizar la supervisión física bienes Elabora el Acta Inventario, firma conformidad e informa a los/as Directores/as y Unidas Capacitación los hallazgos encontrados y las acciones correctivas para que las subsanen en un término no mayor a 15 días hábiles 36 Reciben, cotejan, firman el inventario actualizado y regresan a la Jefatura Actualiza el inventario, lo imprime y turna mediante oficio a el/la Recibe y turna copia l inventario actualizado a la Dirección Administración Bienes Muebles e Inmuebles la Secretaría Administración y a las Direcciones y Unidas Capacitación 39 Fin