ARCHIVO CONTABLE. Todas las pólizas deberán contener la documentación soporte correspondiente.

Transcripción

1 ARCHIVO CONTABLE OBJETIVO Mantener debidamente actualizado, ordenado y clasificado el Archivo de la documentación que soporta la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal. NORMAS DE OPERACIÓN Todas las pólizas deberán contener la documentación soporte correspondiente. El cruce de las relaciones de cheques entregados con la relación de cheques emitidos servirá para identificar la documentación que no ha sido incorporada al Archivo Contable. El Archivo Contable será ordenado por Ejercicio Fiscal para facilitar la identificación de la documentación soporte de la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal.

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 5 JUL 2 2 CÓDIGO 62CG6 AREA RESPONSABLE NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANTECE SORA FORMATO O Viene del procedimiento 62 DE2 Pago de Erogaciones Diversas del Gobierno del Estado Recibe de la Dirección de Egresos pólizas de cheques, egresos, ingresos, diario con documentación soporte anexa, y relación de cheques entregados y emitidos. - PÓLIZAS DE CHEQUES, EGRESOS, INGRESOS Y DIARIO. -RELACIONES DE CHEQUES EMITIDOS Y ENTREGADOS 2 Coteja pólizas con las relaciones de cheques entregados y cruza con las relaciones de cheques emitidos. Conecta con actividad No. 6 - RELACIONES DE CHEQUES EMITIDOS Y ENTREGADOS PERSONAL DE ARCHIVO Recibe de la Dirección General de Ingresos, pólizas de ingresos con documentación soporte anexa. - PÓLIZAS DE INGRESOS Conecta con actividad No. 6 4 Recibe del personal de la Dirección de Contabilidad pólizas de diario, ingresos y egresos con documentación soporte anexa. Conecta con actividad No. 6 - PÓLIZAS DE DIARIO, INGRESOS Y EGRESOS 5 Captura en el Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) el tipo, número y fecha de las pólizas de diario, ingresos o egresos.,,4 6 Revisa que las pólizas contengan la documentación soporte, sellando cada documento recibido. 2,, 4,5

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 5 JUL CÓDIGO 62CG6 AREA RESPONSABLE NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANTECE SORA FORMATO O 7 Ordena y clasifica las pólizas por cuenta bancaria o tipo (ingresos, egresos y diario) y archiva en recopilador. 6 8 Folia en forma consecutiva los documentos archivados en cada recopilador. 7 PERSONAL DE ARCHIVO 9 Proporciona pólizas de diario, ingresos o egresos solicitadas a la Dirección de Contabilidad, accesa al SIIF, emite e imprime el Formato de Resguardo de Pólizas. 8 - FORMATO DE RESGUARDO DE PÓLIZAS Recibe pólizas de diario, ingresos o egresos que habían sido solicitadas a la Dirección de Contabilidad accesa al SIIF, emite e imprime el Formato de Recepción de Pólizas. 9 - FORMATO DE RECEPCIÓN DE PÓLIZAS Numera y clasifica los recopiladores por cuenta bancaria o tipo de póliza y los coloca debidamente ordenados en el anaquel correspondiente. FIN DE PROCEDIMIENTO SUPERVISÓ ELABORÓ LIDER USUARIO REVISÓ Encargada del Depto. de Jefe del Departamento de Metodología Administrativa Contabilidad Gubernamental L.A.E. Lizeth Maldonado S. C.P. José Luis Rivera /rmp Hernández Directora General de Sistemas y Metodología Administrativa ING. Hercy G. García López Director de Contabilidad C.P. Héctor Hugo Partida Guzmán

4 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 2 JUN 2 PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE CÓDIGO: 2H2CG6 ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. PERSONAL DE ARCHIVO INICIO Conecta con el procedimiento 2H2 DE2 Pago de Erogaciones Diversas de Gobierno del Estado. Recibe de la Dirección de Egresos pólizas de cheques, egresos, ingresos y diario con documentación soporte anexa, y relación de cheques entregados y emitidos. RELACIÓN DE CHEQUES SOPORTE POLIZAS 2 Coteja pólizas con las relaciones de cheques entregados y cruza con las relaciones de cheques emitidos. Recibe de la Dirección General de Ingresos, pólizas de ingresos con documentación soporte anexa. SOPORTE POLIZAS 2 A

5 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 2 JUN 2 2 PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE CÓDIGO: 2H2CG6 ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. PERSONAL DE ARCHIVO A 4 Recibe del personal de la Dirección de Contabilidad pólizas de diario, ingresos y egresos con documentación soporte anexa. SOPORTE 5 POLIZAS Captura en el Sistema de Contabilidad el tipo, número y fecha de las pólizas de diario, ingresos o egresos recibidas. 6 Revisa que las pólizas contengan la documentación soporte, sellando cada documento recibido,2, 7 Ordena y clasifica las pólizas por cuenta bancaria o tipo (Ingresos, Egresos y Diario) y archiva en recopilador. B

6 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 2 JUN 2 PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE CÓDIGO: 2H2CG6 ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. PERSONAL DE ARCHIVO B 8 Folia en forma consecutiva los documentos archivados en cada recopilador. 9 Proporciona pólizas de diario, ingresos o egresos solicitadas a la Dirección de Contabilidad y elabora Formato de Resguardo de Pólizas. FORMATO DE RESGUARDO DE PÓLIZAS Recibe pólizas de diario, ingresos o egresos que habían sido solicitadas a la Dirección de Contabilidad y elabora Formato de Recepción de Pólizas. FORMATO DE RECEPCIÓN DE PÓLIZAS Numera y clasifica los recopiladores por cuenta bancaria o tipo de póliza y los coloca debidamente ordenados en el anaquel correspondiente FIN