PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE REVISIÓN

2 OBJETIVO Efectuar el pago a proveedores en los plazos establecidos. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El área administrativa deberá cumplir con los compromisos adquiridos en materia de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios cumpliendo oportunamente con los pagos generados. 2. Previa solicitud de Compra de Bienes o Servicios deberá contar con disponibilidad presupuestal 3. Los días viernes se entregan los pagos a proveedores, en caso de ser inhábil el viernes, el pago se entregará al siguiente día hábil. 4. Los comprobantes fiscales (facturas, recibos de Arrendamiento y servicios profesionales, etc digitales e impresos) deberán reunir los requisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación. 5. La documentación no deberá presentar fecha anterior a 45 días naturales, al momento del trámite del pago. 6. Para la elaboración del pago correspondiente la documentación deberá contar como mínimo con la factura original, orden de compra (requisición) y/o requisición-pedido; cuando el procedimiento de adjudicación se realice por invitación a tres proveedores o superior deberá agregarse el cuadro comparativo y cotizaciones 7. Las documentos comprobatorios de gasto (facturas) invariablemente deberán ser expedidos a nombre del Instituto Registral y Catastral del Estado de Puebla, con el Registro Federal de Contribuyentes (IRC110803IS6), domicilio en 11 Oriente No Col. Azcarate, Puebla, Pue. CP Los pagos a proveedores se realizarán en un plazo no mayor a 7 días hábiles a partir de la recepción.

3 9. Los comprobantes menores al tamaño media/carta (por ejemplo tickets) deberán entregarse pegados en una hoja tamaño carta. 10. Todos los comprobantes de gastos deberán estar plenamente justificados, indicar el centro de costo al que corresponde y deberá estar firmada por la persona que recibe el bien o servicio y/o el departamento de Recursos Materiales. 11. Las compras por el procedimiento de invitación a tres proveedores o superior, adjudicadas mediante la Secretaría de Administración, serán autorizadas por el Director Administrativo o Director General. 12. Para el cobro de cheque deberá presentar credencial de identificación o carta poder simple de designación. 13. Los cheques en tránsito que se encuentran pendientes de entregar al proveedor en un plazo mayor a dos meses serán cancelados; se requerirá solicitud del proveedor para la elaboración del pago correspondiente. 14. El departamento de Contabilidad será el encargado de entregar los pagos a los proveedores. 15. El Departamento de Recursos Materiales actualizará el padrón de Proveedores del Instituto. 16. Los pagos a proveedores de hasta $ podrán efectuarse en efectivo; los montos superiores a dos mil pesos por cheque o transferencia, esta última a petición por escrito por parte del proveedor, indicando los datos bancarios para la transferencia. 17. Los pagos efectuados con cheques deberán contar con dos de las tres firmas autorizadas (Director General, Director General Adjunto del Registro Público de la Propiedad y Director Administrativo) 18. Para el trámite de pago por transferencia en montos superiores a $ 115, con IVA, la subdirección de finanzas vigilara que la documentación cuente invariablemente con la firma de autorización del Director Administrativo.

4 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 1 2 Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales. Recibe del proveedor a entera satisfacción el bien y/o servicio solicitado con el comprobante fiscal correspondiente. Revisa los comprobantes contenga los requisitos fiscales, descriptivos y sella de recibido. Comprobante Fiscal 3 Integra documentación del procedimiento de compra y turna al Subdirector(a) Administrativa para su validación. 4 Subdirector(a) Administrativa Recibe, valida y envía al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad. 5 Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Recibe validada y verifica la autenticidad de los comprobantes fiscales. Procede? No. Regresa al paso 3, informando el motivo de la devolución. Si, Continúa el proceso. Codifica y captura cheque en el Sistema Contable Gubernamental. 6 Genera trámite de pago, revisa y turna con documentación a la Subdirector(a) de Finanzas para firma, indicando si es cheque o transferencia. Pago en previo

5 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO Cheque o Transferencia? 7 Subdirector(a) de Finanzas Cheque, Recibe, revisa y turna al Director(a) Administrativo. Cheque Transferencia, Recibe, revisa que reúna los requisitos y valida el pago. (Se pasa al número 11) Transferencia 8 Director(a) Administrativo Recibe cheque, revisa, firma y turna a la segunda firma conforme lo establecido. Cheque. 9 Recibe cheque con firmas mancomunadas y turna al Jefe(a) Departamento de Contabilidad. 10 Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Recibe cheque con firmas mancomunadas y entrega cheque al proveedor en las fechas establecidas. 11 Integra documentación, sella de pagado la factura, salvaguarda y custodia la documentación. Cheque o Transferencia FIN

6 DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA INICIO 1 Recibe el Bien o Servicio y comprobante fiscal correspondiente. Comprobante Fiscal 2 Revisa comprobantes fiscales contenga los requisitos fiscales, descriptivos y sella da de recibido. 3 4 Integra documentación y turna al Subdirector(a) Administrativa para su validación Recibe documentación, valida y turna al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad. A

7 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCION ADMINISTRATIVA A 5 Recibe documentación del gasto y revisa autenticidad de comprobantes fiscales. NO Procede? Regresa a no. 3, informando motivo de devolución SI Codifica, y captura el cheque en el Sistema Contable Gubernamental. 6 Genera el trámite de pago, revisa y turna documentación al Subdirector(a) de Finanzas para firma, indicando si es cheque o transferencia. Pago en previo B

8 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCION ADMINISTRATIVA B Recibe, revisa reúna los requisitos y valida el pago (Se pasa al no. 11 Transferencia Cheque o Transferencia? 7 Recibe cheque, revisa y turna al Director Administrativo. 8 Recibe cheque, revisa, firma y turna para segunda firma, conforme a lo establecido. Cheque 10 Recibe cheque con firmas mancomunadas y entrega cheques al proveedor en las fechas establecidas 9 Recibe cheque con firmas mancomunadas y turna al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad. 11 Integra documentación, sella de pagado la factura, salvaguarda y custodia la documentación. Cheque o Transferencia FIN

9 NO EXISTEN FORMATOS E INSTRUCTIVOS.