[MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL. AREA DE EGRESOS] Establecer los lineamientos a seguir en el desarrollo de las actividades del área de Egresos.

Transcripción

1 2013 MUNICIPIO DE HUEHUETOCA ADMINISTRACIÓN [MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE EGRESOS] Establecer los lineamientos a seguir en el desarrollo de las actividades del área de Egresos.

2 INDICE Introducción... 3 Objetivo. 4 Estructura Orgánica 5 Políticas y Lineamientos.6 Descripción de Actividades 7 Diagramas de Flujo.11 Validación.15 2

3 INTRODUCCION La Subdirección de Egresos de la Tesorería Municipal ha elaborado el presente Manual con el objetivo de describir de forma clara, precisa y ordenada los procedimientos a seguir en cada una de las actividades del área; esto permitirá mantener un registro actualizado de las operaciones que ejecuta esta unidad administrativa que permita alcanzar los objetivos encomendados y que contribuya a orientar al personal adscrito a esta área sobre la ejecución de las actividades encomendadas. Cabe señalar que el presente Manual deberá revisarse anualmente con respecto a la fecha de autorización, o bien cada vez que exista una modificación a la estructura orgánica autorizada con objeto de mantenimiento actualizado. 3

4 OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir en el desarrollo de las actividades del área de Egresos. 4

5 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SUBDIRECCIÓN DE EGRESOS TESORERO MUNICIPAL CP PORFIRIO FIESCO ROJAS SUBDIRECTOR DE EGRESOS CP JORGE A. SANCHEZ CRUCES PROGRAMAS FEDERALES C. FERNANDO NOGUEZ RAMIREZ CONTABILIDAD L.C. HECTOR CANO HERNANDEZ C. P. NORMA ANGELICA RIOS FLORES CUENTAS POR PAGAR L.C. NORMA GUTIERREZ RODRIGUEZ PRESUPUESTACION LE DIANA ZAMORA DE SALES NOMINA C. YANETH SANCHEZ OAXACA SOLVENTACIONES Y FONDO FIJO L.C.TANIA VERENICE VARGAS ACE- VEDO 5

6 ORGANIGRAMA TESORERO MUNICIPAL C.P. PORFIRIO FIESCO ROJAS SUBDIRECCIÓN DE EGRESOS L.C. JORGE ARMANDO SANCHEZ CRUCES ENC. NÓMINA L.C. YANET SANCHEZ OAXACA ENC. PROGRAMAS FEDERALES T.S.U. FERNANDO NOGUEZ RAMIREZ ENC. LICITACIONES L.C.P. y A.P. ALEJANDRA ANAYA FLORES ENC. ADQUISICIONES L.C. HECTOR CANO HERNANDEZ ENC. PRESUPUESTO LE. DIANA ZAMORA DE SALES ENC. CONTABILIDAD C.P. NORMA ANGELICA RIOS FLORES SOLVENTACIONES L.C.TANIA BERENICE VARGAS ACEVEDO CUENTAS POR PAGAR L.C. NORMA GUTIERREZ RODRIGUEZ 6

7 POLITICAS Y LINEAMIENTOS 1. Todas las pólizas deben estar firmadas y selladas con tinta azul. 2. Todas las pólizas deben contener la firma del proveedor (en póliza y cheque) y copia del cheque. 3. Todas las facturas por un monto mayor a $5,000 deben tener contrato. 4. Los cheques cuyo monto sea mayor a $3,000 deben tener la leyenda Para Abono en cuenta. 5. Si el proveedor es persona moral, la póliza debe contener el Acta constitutiva. 6. Si la factura es por algún servicio para el ayuntamiento, debe contener Contrato, no importando el monto. 7. Todas las facturas deben tener requisición. 8. Todas las facturas deben estar vigentes a la fecha de entrega y estar registradas ante el SAT. 9. Se requiere que todas las facturas contengan el IVA de 16% y estén firmadas por el Presidente y por el Director del área que realiza la requisición. 10. Para el caso de los apoyos, la documentación requerida es: factura, petición, agradecimiento, copia de identificación del solicitante y memoria fotográfica. 11. Las pólizas por facturas de obras públicas deben contener: estimación, generadores, memoria fotográfica, bitácora, contrato de obra pública, fianza de cumplimiento, acta de COPACI, acta COCICOVI, ficha técnica, presupuesto base, presupuesto contratado, invitación de 3 empresas, comparativas, dictamen técnico de adjudicación, acta de fallo, acta constitutiva, copia de credencial de elector, comprobante de domicilio, registro ante la SHyCP y solicitud de renovación de cédula al padrón de contratistas. 12. Si se pago a cuenta de factura, debe llevar Recibo en hoja membretada y copia de toda la documentación; cuando se liquide la factura deberá llevar toda la documentación en original. 7

8 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE INFORME MENSUAL A OSFEM OBJETIVO: ENTREGAR EN TIEMPO Y FORMA EL INFORME MENSUAL AL ORGANO SUPERIOR DE FISCALIZACION DEL ESTADO DE MEXICO 1. Recepción de la requisición del material o servicio y se anexa soporte (factura, contrato, salida de almacén, memoria fotográfica, acta constitutiva para personas morales - identificación del proveedor). 2. Se verifica que la documentación tenga el soporte completo. 3. Elaboración de cheques a proveedores y pólizas. 4. Asignación de número de póliza según cheque. 5. Se sella todo el soporte con la leyenda OPERADO y fecha de la póliza. 6. Se codifican todas las pólizas. 7. Se capturan las pólizas en el sistema de contabilidad Progress 8. Se imprimen pólizas contables 9. Se identifican las facturas que son de patrimonio para darles numero de inventario. 10. Se recaban las firmas faltantes. 11. Se folean todas las pólizas. 12. Se Digitaliza toda la información. 13. Elaboración de Discos que integral en Informe Mensual. 14. Entrega de Informe mensual a OSFEM en tiempo y forma. 8

9 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y CAPTURA DE NOMINA OBJETIVO: ELABORAR Y CAPTURAR LA NOMINA DE LOS EMPLEADOS DEL AYUNTAMIENTO 1. Recursos Humanos envía a Tesorería el archivo de incidencias del personal. 2. Se elabora e imprime la nómica para la recuperación de firmas 3. Tesorería hace el pago correspondiente, ya sea por transferencia o en efectivo al personal. 4. Se revisa que todos los recibos estén firmados y que los importes en recibos coincidan con el monto pagado. 5. Los recibos se integran a la póliza-cheque de donde se origino el egreso. 6. Se codifica la nómina por medio del archivo enviado para la captura en el Sistema Contable. 7. Se digitalizan las pólizas de nómina. NOMBRE: PRESUPUESTACION MUNICIPAL 9

10 OBJETIVO: FORMULAR, EJECUTAR Y EVALUAR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL MUNICIPIO. Para el Presupuesto de Ingresos 1. Evaluar el desempeño de los Ingresos Propios durante el año corriente, analizando los factores económicos, sociales y políticos a fin de estimar o proyectar los Ingresos Propios a recibir en el ejercicio inmediato posterior. 2. Analizar los Ingresos de índole Federal y Estatal del año corriente y estimar los del año inmediato posterior. 3. Realizar y Aprobar el Proyecto de Ingresos para el ejercicio fiscal posterior a más tardar el 15 de Noviembre. 4. Hacer los ajustes correspondientes a los Ingresos una vez que se conoce con exactitud los remanentes de los programas federales y estatales para el ejercicio fiscal siguiente. 5. Realizar y Aprobar el Presupuesto de Ingresos Definitivo a más tardar el 15 de Enero del año en curso. 10

11 PARA EL PRESUPUESTO DE EGRESOS 1. Analizar la política de Egresos Aplicada durante el año inmediato anterior. 2. Detectar las necesidades del municipio pendientes por satisfacer en el ejercicio fiscal posterior. 3. Realizar los Programas Operativos Anuales por área. 4. Determinar el Presupuesto por Programas, por capítulos del gasto. 5. Establecer el Presupuesto por objeto del gasto y Dependencia General. 6. Generar el Presupuesto Global 7. Crear la Carátula de Egresos 8. Aprobar el Presupuesto de Egresos Definitivo a mas tardar el 15 de Enero del año en curso. DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE INFORME MENSUAL A OSFEM OBJETIVO: ENTREGAR EN TIEMPO Y FORMA EL INFORME MENSUAL AL ORGANO SUPERIOR DE FISCALIZACION DEL ESTADO DE MEXICO INICIO Folear póliza de Ingresos, Diario, Egresos, Ramo y Via Electrónica. 11

12 Elaboración de requisición Digitalizar toda la información Elaboración de cheques y pólizas Recaba toda la informacion para elaboración de disco Asignación de número de póliza Elaboración de Discos para la Integración de Informe Mensual Se recaba la documentación faltante No Verificar soporte de pólizas Elaboración de Oficio para entrega de informe Si Entrega de Informe a OSFEM Sellar todo el soporte con leyenda OPERADO FIN Codificación de pólizas Captura en Sistema de Contabilidad Progress Se identifican las facturas para patrimonio o servicios públicos Recabar firmas faltantes NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESUPUESTO DE EGRESOS OBJETIVO: FORMULAR, EJECUTAR Y EVALUAR EL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL MUNICI- PIO. INICIO ELABORACION DE PRESUPUESTO DE EGRESOS 12 ANALIZAR LA POLITICA DE EGRESOS EJECUTADA EN EL AÑO ACTUAL

13 NOMBRE: PRESUPUESTO DE INGRESOS OBJETIVO: FORMULAR, EJECUTAR Y EVALUAR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL MUNICIPIO. INICIO ELABORACION DE PRESUPUESTO DE INGRESOS ANALIZAR EL COMPORTAMIEN- TO DE LOS INGRESOS EN EL AÑO ACTUAL 13

14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y CAPTURA DE NOMINA OBJETIVO: CAPTURAR LA NOMINA DE LOS EMPLEADOS DEL AYUNTAMIENTO EN SISTEMA INICIO Se recibe el archivo de nómina 14 Se realiza el pago de nómi-

15 VIII. VALIDACIÓN 15

16 C.P. BENITO JIMENEZ MARTINEZ PRESIDENTE MUNICIPAL SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO ING. EDUARDO BARRAGAN LICEA C.P. PORFIRIO FIESCO ROJAS TESORERO MUNICIPAL HOJA DE VALIDACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE EGRESOS DE LA TESORERIA MUNICIPAL DE HUEHUETOCA, VIGENTE AL 31 DE DICIEMBRE DE