PROCEDIMIENTO DE TÉRMINO DE LA RELACION LABORAL

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE TÉRMINO DE LA RELACION HUMANOS 1

2 ÍNDICE PÁGINAS I INTRODUCCIÓN 3 II OBJETIVO 4 III ALCANCE 4 IV REFERENCIAS NORMATIVAS 4 V POLÍTICAS PROCEDIMENTALES 5 VI NORMAS PROCEDIMENTALES 6 VII DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7 VIII DIAGRAMA DE FLUJO 10 IX AUTORIZACIONES 13 2

3 INTRODUCCIÓN Los principales objetivos de las modificaciones a la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y a la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2002, consistieron en impulsar el desarrollo de los sectores asegurador y afianzador, así como profundizar en la modernización del marco de regulación y supervisión de dichos sectores; por lo que se actualizan y elaboran, en su caso, los manuales que contienen los procedimientos correspondientes a cada una de las diversas áreas que conforman esta Comisión. El Departamento de Nómina es el encargado de determinar los compromisos y obligaciones que pudieran existir entre los trabajadores y la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, en caso del término de la relación laboral, así como efectuar los trámites y pago de finiquito correspondiente. En el presente manual se describen los pasos necesarios para cumplir las obligaciones y salvaguardar los derechos de los trabajadores y este Organismo, que se deriven al concluir la relación laboral de conformidad con las disposiciones legales y fiscales vigentes. 3

4 OBJETIVO. Dar cumplimiento a las obligaciones y disposiciones legales que tiene la Comisión para finiquitar la relación laboral. ALCANCE. Las áreas involucradas en este proceso son: Presidencia de la CNSF. Dirección General de Administración de la CNSF. Direcciones Generales de la CNSF. Organo Interno de Control en la CNSF. Dirección de Administración de Recursos Humanos de la CNSF. Dirección de Administración de Recursos Financieros y Materiales de la CNSF. REFERENCIAS NORMATIVAS. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 5-II-1917 y sus Reformas. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B) del Articulo 123 Constitucional. D.O.F. 28-XII-1963 y sus Reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Articulo 19. D.O.F. 29-XII y sus Reformas Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D.O.F Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. D.O.F. 27-XII-1983 y sus Reformas. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 30-IV-1996 y sus Reformas. Reglamento Interior de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. D.O.F y sus Reformas. 4

5 Manual de Organización de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. D.O.F y sus modificaciones. POLÍTICAS PROCEDIMENTALES. 1. Las Direcciones Generales correspondientes presentaran las solicitudes de cese o separación por renuncia voluntaria de personal ante la Dirección General de Administración, exponiendo las causas en que se fundamenta la petición. 2. El área responsable de informar la decisión ante la Presidencia, determinando en base a los antecedentes si procede finiquito, es la Dirección General de Administración. 3. El área facultada para comunicar al personal involucrado acerca del cese o separación y solicitar al Órgano Interno de Control en el caso de personal que ocupa puestos de Mandos Medios y Superiores su intervención para el levantamiento del Acta de Entrega-Recepción, será la Dirección de Administración de Recursos Humanos. 4. La Dirección de Administración de Recursos Humanos solicitará al Departamento de Nómina, se aplique la suspensión de pagos quincenales, y en su caso, el cálculo y elaboración del finiquito correspondiente. 5. La Dirección de Administración de Recursos Financieros y Materiales será el área facultada para elaborar los cheques correspondientes y afectar registros contables respectivos. 6. El Departamento de Integración y Desarrollo de Recursos Humanos elabora y tramita comunicaciones al ISSSTE respecto a las bajas de personal. 5

6 NORMAS PROCEDIMENTALES. 1. Para que una baja proceda, tendrá que existir alguna causa específica que la origine, tales como: renuncia, solicitud de jubilación, acta administrativa o de defunción. 2. La Dirección de Administración de Recursos Humanos debe coordinarse con las áreas correspondientes para determinar adeudos u obligaciones del trabajador que se consideren al elaborar el finiquito, determinando los casos en los que se requiera de la participación de la Vicepresidencia Jurídica. 3. El área facultada para representar, participar y dirigir el levantamiento del acta circunstanciada, con la participación del funcionario saliente, el designado para la recepción y dos testigos, será el Organo Interno de Control en la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. 4. El personal que concluya su relación laboral entregará credenciales de identificación, y además tarjetón de estacionamiento en el caso de personal de mandos medios y servidores públicos superiores. 6

7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCION Direcciones Generales. 1 Presentan a la Dirección general de Administración justificación (Acta de Hechos) y solicitud de cese o separación por renuncia voluntaria de personal de confianza. Dirección General de Administración. 2 Informa solicitud de cese o separación por renuncia voluntaria ante la Presidencia. 3 Instruye o informa a la Dirección de Administración de Recursos Humanos, sobre el particular. Dirección de Administración de Recursos Humanos. 4 Recibe ratificación de cese o separación por renuncia voluntaria e informa al personal afectado. 5 Solicita intervención de la Contraloría Interna (en el caso del personal de Mandos Medios o Servidores Públicos Superiores) para el levantamiento de acta de Entrega- Recepción. Órgano Interno de Control Departamento de Integración y Desarrollo de Personal 6 Levanta Acta Circunstanciada, con la participación del afectado y el responsable de la recepción 7 Realiza entrevista de salida y canaliza a los Departamentos de Prestaciones, Servicio Médico, Nómina y Contraloría Interna si es el caso. Departamento de Nómina 8 Recibe el escrito original y elabora formato, solicitando la información de posibles adeudos a los Departamento (de Contabilidad, Tesorería, Servicios generales, Prestaciones, Archivo General y Centro de Documentación. RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCION 7

8 Departamento de 9 Devuelven el formato solicitado en el punto anterior. Prestaciones, Contabilidad, Tesorería, Servicios Generales, Prestaciones, Archivo General y Centro de Documentación Departamento de Nómina 10 Verifica períodos vacacionales de la fecha de renuncia hasta 18 meses antes de la misma. 11 Realiza conciliación con libros de asistencia y puntualidad para la verificación de incidencias del Servidor Público. 12 Emite consolidado de todos los conceptos pagados durante el ejercicio anterior y el actual de que se trate. 13 Elabora finiquito conforme a lo estipulado con las disposiciones legales correspondientes, así como lo obtenido en la información del punto No Elabora la Nota de Instrucción respectiva, para la emisión del cheque 15 Envía el finiquito y Nota de Instrucción a la Dirección de Administración de Recursos Humanos para su aprobación y firma Dirección de Administración de Recursos Humanos 16 Recibe, verifica y autoriza finiquito y regresa al Departamento de Nómina Departamento de Nómina 17 Recibe y turna el finiquito con la Nota de Instrucción a la Dirección de Administración de Recursos Financieros y Materiales Dirección de Administración de Recursos Financieros y Materiales 18 Elabora cheque y afecta registros contables DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. 8

9 RESPONSABLE ACTIVIDAD Nº DESCRIPCION Departamento de Nomina 19 Elabora: escrito de aceptación de renuncia, constancia de percepciones e impuestos retenidos, hoja única de servicios y certificado de adeudo ante el ISSSTE. Dirección de Administración de Recursos Humanos 20 Entrega cheque y documentación de salida, referida en el numeral 19, y pase temporal por dos meses de servicio médico, previa verificación de existencia de Acta de Entrega-Recepción, entrega de credenciales y tarjetón de estacionamiento. En el caso del personal de confianza que no tiene el nivel de Mandos Medios o Servidores Públicos Superiores, no hay levantamiento de Acta de Entrega-Recepción, ni solicitud de entrega de tarjetón de estacionamiento. En el caso del personal de base el Sindicato interviene en el primer punto siguiéndose el procedimiento respectivo, si el Sindicato no logra demostrar que el cese es injustificado. 9

10 DIAGRAMA DE FLUJO. 1 DIRECCIONES GENERALES DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION DIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS ORGANO INTERNO DE CONTROL EN LA CNSF INICIO JUSTIFICAN Y SOLICITAN CESE O SEPARACION POR RENUNCIA DEL PERSONAL DE CONFIANZA INFORMA SOLICITUD DE CESE ANTE LA PRESIDENCIA RECIBE RATIFICACION DE CESE O SEPARACIÓN POR RENUNCIA E INFORMA AL AFECTADO MEMORANDUM O ACTA DE HECHOS 3 5 INSTRUYE O INFORMA A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS, SOBRE EL PARTICULAR SOLICITA INTERVENCION DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL PARA LEVANTAMIENTO DE ACTA ENTREGA - RECEPCION 6 LEVANTA ACTA CIRCUNSTANCIADA, CON PARTICIPACION DEL AFECTADO Y RESPONSABLE DE RECEPCION ACTA CIRCUNSTANCIADA 2 10

11 DEPARTAMENTO DE INTEGRACION Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DIAGRAMA DE FLUJO. DEPARTAMENTO DE NOMINA DEPTOS. DE DIR. GRAL. ADMON. Y CENTRO DE DOCUMENTACION REALIZA ENTREVISTA DE SALIDA Y CANALIZA A PRESTACIONES, SERVICIO MEDICO, NOMINAS Y ORGANO INTERNO DE CONTROL SI ES EL CASO RECIBE ESCRITO ORIGINAL Y ELABORA FORMATO; SOLICITA INFORMACION A DIFERENTES DEPARTAMENTOS DEVUELVEN FORMATO 10 VERIFICA PERIODOS VACACIONALES DE LA FECHA DE RENUNCIA HASTA 18 MESES DE LA MISMA 11 REALIZA CONCILIACION CON LIBROS DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD PARA VERIFICAR INCIDENCIAS DEL SERVICIO MEDICO LIBROS DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD 12 EMITE CONSOLIDADO DE CONCEPTOS PAGADOS DURANTE EJERCICIO ANTERIOR Y ACTUAL 13 ELABORA FINIQUITO CONFORME DISPOSICIONES LEGALES 3 11

12 DIAGRAMA DE FLUJO. DEPARTAMENTO DE NOMINAS 3 DIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS DIRECCION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES 14 ELABORA NOTA DE INSTRUCCION PARA EMISION DE CHEQUE NOTA DE INSTRUCCION ENVIA FINIQUITO Y NOTA DE INSTRUCCION A DIRECCION DE ADMINISTRACION DE REC. HUMANOS PARA APROBACION Y FIRMA 15 RECIBE, VERIFICA Y AUTORIZA FINIQUITO Y REGRESA AL DEPARTAMENTO DE NOMINAS 16 FINIQUITO Y NOTA DE INSTRUCCION 17 RECIBE Y TURNA FINIQUITO Y NOTA DE INSTRUCCION A LA DIRECCION DE ADMON. DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES ELABORA CHEQUE Y AFECTA REGISTROS CONTABLES ELABORA ESCRITO DE ACEPTACION DE RENUNCIA, CONSTANCIA DE PERCEPCIONES E IMPUESTOS RETENIDOS, HOJA UNICA DE SERVICIO Y CERTIFICACION DE ADEUDOS ANTE EL ISSSTE ENTREGA CHEQUE Y CREDENCIAL TEMPORAL DE SERVICIO MEDICO AL AFECTADO, PREVIA VERIFICACION DE EXISTENCIA DE ACTA DE ENTREGA - RECEPCION, ENTREGA DE CREDENCIALES Y TARJETON DE ESTACIONAMIENTO 20 CHEQUE ESCRITO DE ACEPTACION DE RENUNCIA, CONSTANCIA DE PERCEPCIONES E IMPUESTOS RETENIDOS, HOJA UNICA DE SERVICIO Y CERTIFICACION DE ADEUDOS ANTE EL ISSSTE DOCUMENTOS DE SALIDA Y CHEQUE FIN 12

13 AUTORIZACIONES Leído que fue el presente Acuerdo por las partes que en el intervienen y enteradas por su contenido, lo firman por duplicado, en la Ciudad de México, Distrito Federal, al día 4 de junio de LIC. ISAÍAS CORRO ORTIZ Director General de Administración LIC. RENE A. CHAVARRIA GARCÍA Director de Administración de Recursos Humanos. 13