Procedimiento para la Emisión del Volante de Disponibilidad Presupuestal para Pago

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1 para Pago Página 1 de 12 Procedimiento para la Emisión del Volante de Disponibilidad para Pago TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 1 día hábil FECHA DE ELABORACIÓN Junio de 2015 FECHA DE REVISIÓN Diciembre de 2015 ELABORÓ C. Elia Luna Morales Directora de Recursos Financieros VALIDÓ C. Ángel Roberto Ceballos Campos Oficial Mayor REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública

2 para Pago I. ÍNDICE Página 2 de 12 CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 7 VII. LISTA DE FORMATOS... 9 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA X. GLOSARIO... 12

3 para Pago Página 3 de 12 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Este procedimiento aplica al y a todas las Unidades Responsables que por medio de la Dirección de Recursos Materiales realizan la gestión para el pago del bien o servicio adquirido. OBJETIVO ar el cumplimento del ejercicio financiero y normativo del presupuesto autorizado de las unidades responsables, para el pago correspondiente del bien o servicio adquirido, por medio de la emisión de volantes de disponibilidad presupuestal.

4 para Pago III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Página 4 de 12 NORMATIVIDAD Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (Vigente). Ley General de Educación, (Vigente). Ley de Educación del Estado de Puebla, (Vigente). Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla, (Vigente). Ley de Ingresos del Estado de Puebla para el Ejercicio Fiscal, (Vigente). Ley de Egresos del Estado de Puebla para el Ejercicio Fiscal, (Vigente). Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, (vigente) Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, (Vigente). Ley General de Contabilidad Gubernamental, (Vigente) Ley de Coordinación Fiscal, (Vigente). Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, (Vigente) Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del Estado de Puebla (Vigente). Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, (Vigente). Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Estatal, (Vigente). Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto, (Vigente). POLÍTICAS DE OPERACIÓN La solicitud de disponibilidad presupuestal deberá estar firmada por el (a) titular de la Dirección de Recursos Materiales y por el sello oficial de la misma. El horario de servicio será de 9:00 hrs. a 15:00 hrs. de lunes a viernes. EL volante de suficiencia presupuestal deberá estar firmado por parte del (a) responsable del área fiscalizadora.

5 para Pago IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Página 5 de 12 Recursos humanos Materiales Maquinaria Información Jefe(a) de Departamento de Departamento de Material y Papelería de oficina Consumibles: tóner y cartuchos para impresoras Material de Tecnologías: memoria USB, extensiones, etc. Sellos (recepción, acuse, cancelado y oficial) Archiveros Escritorios Sillas Computadoras Módem para internet Impresoras Fotocopiadora Escáner Leyes y normatividad vigente Oficio de solicitud de Pago, con las siguientes características (original y copia simple): a) UR (Nombre de la Unidad Responsable) b) Nombre del Programa c) Rubro d) Criterio del Gasto e) Clave f) Objeto de Gasto (Número y descripción). g) Importe por objeto de gasto h) Se anexa Volante de Suficiencia validado por el Departamento Fiscalizado y Factura soporte i) Tipo de Pago Transferencia: Nombre del Beneficiario Institución Bancaria Sucursal Número de Cuenta CLABE Cheque Nombre del Beneficiario Anaqueles Volante de Suficiencia SEP DRF/PO/01-004, firmado por el (a) responsable del área fiscalizadora. Caratula del banco.

6 para Pago V. DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento para la para pago Página 6 de 12

7 para Pago Página 7 de 12 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas Actividad Responsable Formato 1. Genera y envía Oficio de solicitud de disponibilidad presupuestal al. 2.- Recibe oficio y revisa que cumpla con las especificaciones. 1.1 Genera y envía Oficio de solicitud de disponibilidad presupuestal al, cumpliendo con las especificaciones del documento. 2.1 Recibe oficio de solitud. 2.2 Revisa que cumpla con las especificaciones requeridas. 2.3 Determina si el oficio cumple Oficio Cumple? Dirección de Recursos Materiales Oficio de solicitud de Pago N/A 3.- Revisa que los importes coincidan con el volante de suficiencia 4.- Se realiza la actualización en la sabana contable 5.- Se captura en la base de datos de volantes 6.- Se emite volante de disponibilidad y envía a firma de autorización 7.- Recibe volante de disponibilidad y verifica que los datos sean correctos Si: Pasa a actividad 3 No: Pasa a actividad Sella de recibido el oficio 3.2 Revisa que los importes coincidan. 3.3 Determina si los montos son correctos. Importes coinciden? Si: Pasa actividad 5 No: Pasa a actividad Se actualiza y registra los montos en la sabana contable. 5.1 Se captura y actualiza en la base de datos de volantes. 6.1 Genera volante de disponibilidad presupuestal. 6.2 Firma de elaboración del volante de disponibilidad presupuestal. 6.3 Se turna para firma de autorización del Jefe (a) de. 7.1 Recibe volante. 7.2 Revisa el volante y lo coteja con el oficio de solicitud. Jefe (a) de Volante de suficiencia presupuestal -004 Sabana contable -002 Base de Datos de Volantes -003 Volante de disponibilidad presupuestal SEP DCP/PO/ Volante cumple con los datos? SI: Pasa a actividad 8 No: Pasa a actividad Firma y envía al 8.1 Firma de autorizado el volante de Jefe (a) de Volante de disponibilidad N/A

8 para Pago Página 8 de 12 analista para su entrega a la Dirección de Recursos Materiales 9.- Recibe volante firmado e informa a la Dirección de Recursos Materiales para su entrega 10.- Recibe y firma copia de recibido 11.- Archiva acuses de recibo. disponibilidad presupuestal. 8.2 Envía al analista para la entrega a la Dirección de Recursos Materiales. 9.1 Recibe el volante de disponibilidad autorizado. 9.2 Coloca Sello oficial al volante de disponibilidad presupuestal. 9.3 Informa a la Dirección de Recursos Materiales de que el volante solicitado ya está disponible Recibe volante de disponibilidad presupuestal Firma de acuse y de conformidad el volante de disponibilidad presupuestal Archiva el acuse de recibo del volante de disponibilidad presupuestal. Fin del proceso Dirección de Recursos Materiales presupuestal -001 N/A N/A Copia de acuse de recibo

9 para Pago VII. LISTA DE FORMATOS Página 9 de 12 Formato Oficio de solicitud de Pago Volante de Disponibilidad Tabla de mediciones de calidad Sabana Contable Base de Datos de Volantes Volante de suficiencia presupuestal Tiempo de retención Responsable de conservarlo 2 años fiscales 2 años fiscales 1 año fiscal 2 años fiscales 2 años fiscales 2 años fiscales Código de registro N/A SEP DRF/PO/ SEP DRF/PO/ SEP DRF/PO/01-004

10 para Pago Página 10 de 12 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización Descripción del cambio 1 Septiembre 2015 Cambio de nomenclatura. 2 Diciembre 2015 Se cambia la codificación del procedimiento de Departamento a la Dirección que le corresponde

11 para Pago Página 11 de 12 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA SALIDA Volante de Disponibilidad. INDICADOR % de Trámites atendidos No. de volantes de disponibilidad presupuestal autorizados X 100 No. De Tramites Solicitados % de Trámites atendidos en tiempo No. de volantes de disponibilidad presupuestal autorizados en tiempo X 100 No. De Tramites Solicitados

12 para Pago Página 12 de 12 X. GLOSARIO SFA SEP I.V.A. UR DCP DTAC CR DCPr FONE Secretaría de Finanzas y Administración Secretaría de Educación Pública Impuesto al Valor Agregado Unidad Responsable de Pagos Tesorería y Aplicación Contable Contra recibo Fondo de Aportaciones para la Nómina Educativa y Gasto Operativo