Procedimiento de Adjudicación Directa con tres cotizaciones (requisición manual)

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1 Dirección General de Administración y Abastecimientos Fecha de emisión:30/05/2014 Versión N. 0 Página: 1 de 15 Procedimiento de Adjudicación Directa con tres cotizaciones (requisición manual) (Cuadro Comparativo de 101 hasta 850 S.M.G.V.) Elaboró Revisó M.A. Natalia Citlali Huizar Corona C.P. Susana Valle Palacios Jefa de Compras y Licitaciones Aprobó Encargada(o) de la C.P. Susana Valle Palacios Director(a) General de Administración y Abastecimientos.

2 Página 2 de OBJETIVO Determinar puntualmente los pasos a seguir para la realización de una compra de tipo Adjudicación Directa con tres cotizaciones, comprendida en un monto de actuación de 101 hasta 850 salarios mínimos general vigente en el Estado de Colima. 2. ALCANCE Desde la identificación del requerimiento hasta la integración del expediente de compra, con Recurso Estatal. Aplica para las siguientes Dependencias del Poder Ejecutivo, con fundamento en el artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima: 1. Secretaría General de Gobierno 2. Secretaría de Finanzas y Administración 3. Secretaría de Desarrollo Social 4. Secretaría de Desarrollo Urbano (solo en Adjudicaciones Directas) 5. Secretaría de Desarrollo Rural 6. Secretaría de Educación (solo Educación Pública) 7. Secretaría de Planeación 8. Secretaría de Fomento Económico 9. Secretaría de Cultura 10. Secretaría de Turismo 11. Secretaría de Seguridad Pública 12. Secretaría de la Juventud 13. Secretaría del Trabajo y Previsión Social 14. Procuraduría General de Justicia del Estado 3. POLÍTICAS 3.1 Este procedimiento se realiza de manera manual, mediante formato pre-impreso foliado, proporcionado por la. 3.2 Este procedimiento se registra, una vez adjudicado, en el Sistema de en la opción Cuadro Comparativo.

3 Página 3 de No se solicitarán marcas, la descripción del bien o servicio deberá ser especificado para cubrir las características solicitadas. 3.4 El proveedor seleccionado en el procedimiento de compra, deberá estar registrado en el Padrón de Proveedores, de lo contrario, la Dependencia gestionará el registro por medio del Sistema de, en la opción Proponer Proveedor, o bien, canalizarlo para que se registre en línea en la página web o directamente, en la mediante el llenado del formato Solicitud de alta proveedores FO Se integrará un expediente de compra, el cual contendrá los formatos siguientes: 1) Requisición de compra manual. 2) Orden de Compra manual. 3) Copia de Cuadro Comparativo firmado por el Comité de. 4) Orden de Compra del Sistema de con firma y sello de revisado de Contraloría y recibido de Egresos. 5) Copia de la representación impresa de la factura electrónica en formato PDF; en caso de ser inventariable, deberá contar con sello y firma de Bienes Patrimoniales. 4. MARCO RMATIVO 4.1 Ley de, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima. 4.2 Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Colima, para el Ejercicio Fiscal vigente 4.3 Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima. 4.4 Reglas de Racionalización, Austeridad y Disciplina del Gasto Público Estatal para el ejercicio vigente. 4.5 Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 4.6 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima. 4.7 Manual de Equidad de Género. Requisito 4.1 Sistema de Equidad de Género 4.8 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación.

4 Página 4 de TÉRMIS/ DEFINICIONES ADQUICIÓN: Proceso mediante el cual el Gobierno del Estado obtiene los bienes y/o servicios necesarios para el desempeño de sus funciones públicas REQUICIÓN: Documento manual o electrónico elaborado para solicitar la adquisición de bienes o contratación de servicios. ORDEN DE COMPRA: Documento electrónico emitido por el Sistema de, el cual contiene el concepto presupuestal de la compra. ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES : Proceso de compra cuyo monto de cada operación sea de 101 a 850 SMGV. PADRÓN DE PROVEEDORES: Base de datos de empresas registradas para ofrecer sus bienes y/o servicios a Gobierno del Estado. DEPENDENCIAS: Oficinas de Gobierno del Estado de Colima. SMGV: Salario mínimo general vigente. 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

5 Página 5 de 15 Dependencia o Unidad Compradora Comité de Asesor Técnico Proveedor Egresos Inicio 1 Identifica necesidad de requerimiento 2 Analiza precios Es > 100 y < 850 S.M.G.V.? Lineamiento de A 3 Verifica suficiencia presupuestal en la partida correspondiente Cuenta con suficiencia? Lineamiento de adquisiciones (apartado gestión de recursos). A 2

6 Página 6 de 15 Dependencia o Unidad Compradora Comité de Asesor Técnico Proveedor Egresos 1 4 B Elabora requisición manual. Requisición autorizada? A Solicita validar suficiencia presupuestal 5 6 Valida y firma si existe suficiencia presupuestal. 7 Entrega requisición Cumple con los requisitos? B 8 C Asignación de sesión ordinaria, fecha y hora. Selección de proveedores a participar. 9 3

7 Página 7 de 15 Dependencia o Unidad Compradora Comité de Asesor Técnico Proveedor Egresos Envío de invitaciones. Elabora propuesta económica. 12 Revisión técnica de cotizaciones D 3 propuestas mínimo? C 13 Elaboración de Cuadro Comparativo 14 Registro en Resumen Ejecutivo para Presentación en Comité 4

8 Página 8 de 15 Dependencia o Unidad Compradora Comité de Asesor Técnico Proveedor Egresos 4 15 Revisa procedimientos D Autoriza procedimientos? 16 Elaboración de orden de compra. 17 Notifica a proveedor la adjudicación 18 Solicita constancia de no adeudos fiscales en el Estado 5

9 Página 9 de 15 Dependencia o Unidad Compradora Comité de Asesor Técnico Proveedor Egresos 4 19 Registra en Base de Datos el resultado 20 Elabora acta de comité 22 Ingresa procedimiento al Sistema de. 21 Entrega copia de expediente a la Dependencia. La requisición es autorizada? Entrega orden de compra a proveedor. Entrega bien o realiza servicio y factura 25 Registra recepción de materiales 6

10 Página 10 de 15 Compradora Comité de Asesor Técnico Contraloría Egresos 5 El bien es inventariable? Ver LINEAMIENTO DE ADQUICIONES APARTADO BIENES INVENTARIABLES 26 Presenta documentos a Contraloría 27 Sello y firma de revisado de Contraloría 28 Presenta documentos a Egresos 29 Sello y firma de recibido de Egresos. 30 Integra expediente FIN

11 Página 11 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias Egresos 1. Identifica necesidad de requerimiento 1.1 La dependencia identifica la necesidad de algún requerimiento a partir de sus metas, programas o proyectos. 2. Analiza precios 2.1 Determina el monto total de la compra. 2.2 Verifica que el monto total quede comprendido entre los 101 y 850 S.M.G.V. 2.3 Excede 850 S.M.G.V.? Sí: Revisa el LI Lineamiento de No: continúa punto Verifica suficiencia presupuestal 3.1 Consulta su presupuesto en Sistema de en la partida correspondiente y verifica su control de registros de trámites de pago fuera de sistema. 3.2 Cuenta con suficiencia presupuestal? Sí: continúa punto No: Revisa el LI Lineamiento de, gestión de recursos. 4. Elabora requisición manual. 4.1 Elabora la requisición de manera manual. La requisición es autorizada (firmada autógrafamente)? Sí: Continúa paso 5. No: Fin. 5. Solicita validar suficiencia presupuestal 5.1. La dependencia deberá presentar su requisición al área de Egresos, en la Presupuestos, para que se valide la suficiencia presupuestal en la partida donde realizará el cargo de la adquisición. La requisición manual siempre deberá señalar la partida y el techo financiero para dicha compra. 6. Validación de suficiencia presupuestal 6.1. Egresos, a través de la Presupuestos, revisa la partida y el presupuesto indicado para la compra, validando mediante su firma autógrafa que existe suficiencia LI Lineamientos de. LI Lineamiento de. Catálogo clasificador por objeto del Gasto. Sistema de. LI Lineamiento de.

12 Página 12 de 15 Proveedor presupuestal para llevarla a cabo. 7. Entrega requisición. 7.1 Se envía la requisición manual a la. Cumple con los requisitos? Si: Continúa paso 6. No: Continúa paso Asignación de sesión ordinaria, fecha y hora. 8.1 Se define el número de la sesión ordinaria en que se presentará el procedimiento, definiendo también la fecha y la hora de la sesión del Comité de. 9. Selección de Proveedores. 9.1 Se buscan y se seleccionan a los proveedores que participarán en el procedimiento, considerando mínimo los siguientes puntos: Acredita personalidad jurídica Su objeto social corresponde al giro de los artículos a adquirir o bienes a contratar. 10. Elaboración y envío de Invitaciones Se elaboran las invitaciones para cada uno de los proveedores y se envían por correo electrónico, fax o se entregan físicamente. 11. Elabora y envía propuesta económica El proveedor elabora su cotización y la envía a la a través de su correo electrónico, fax o la presenta impresa en las oficinas de la. 12. Revisión de las cotizaciones La revisa las requisiciones que van presentando, identificando errores aritméticos u omisión de descripciones. Han realizado mínimo 3 propuestas al término definido? Si: Continúa en el paso 11. No: Continúa en el paso Elaboración de Cuadro Comparativo Se elabora e imprime el cuadro comparativo manual. 14. Registro en Resumen Ejecutivo Se captura en una base de datos el número de procedimiento, la dependencia, el concepto, los LI Lineamiento de. Artículo 42 de la Ley de, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima. LI Lineamiento de. LI Lineamiento de.

13 Página 13 de 15 Comité de Proveedor proveedores invitados y sus propuestas económicas, para presentación ante el Comité de. 15. Revisión de procedimientos Se presentan los expedientes de los procedimientos ante el Comité, quien revisa, valida y autoriza cada uno de ellos. Autoriza procedimientos? Sí: Continúa paso 14. No: Continúa paso Elaboración de orden de compra Se elabora e imprime la orden de compra manual. 17. Notifica al proveedor ganador Se le informa al proveedor que resulte adjudicado. 18. Solicita Constancia de no adeudos fiscales Se solicita y se integra constancia de no adeudos fiscales. 19. Registra en Base de Datos el resultado del comité Se captura en la base de datos la información de los proveedores ganadores. 20. Elabora acta de sesión de comité Se elabora el acta de la sesión de comité de adquisiciones, anexando la información de los resultados generados en dicha sesión. 21. Entrega expediente a la Dependencia Se entrega expediente del procedimiento a la dependencia, con la finalidad de que realicen su trámite de pago. 22. Ingresa el procedimiento al Sistema de Registra en el Sistema de la compra realizada en la opción Cuadro Comparativo La requisición es autorizada? Si: Continúa paso 21. No: Continúa paso Entrega orden de compra manual a proveedor Se formaliza la compra entregando la orden de compra manual al proveedor. 24. Entrega bien o realiza el servicio Artículo 37 BIS del Código Fiscal del Estado de Colima.

14 Página 14 de Entrega el bien o realiza el servicio de acuerdo a las especificaciones de la requisición, así como la factura. Contraloría Egresos 25. Registra recepción de materiales Cuando la dependencia verifica que lo entregado cumple con lo requerido, entonces se registra en el Sistema de, la recepción de materiales e imprime la orden de compra. 26. Presenta documentos a Contraloría La dependencia presenta la orden de compra, la requisición, copia del cuadro comparativo y la factura para revisión por Contraloría. 27. Sello y firma de revisado de Contraloría Contraloría revisa la documentación presentada, si cumple con las leyes que le aplican y los lineamientos establecidos, firma y sella el acuse de la dependencia. 28. Presenta documentos a Egresos La dependencia presenta la orden de compra firmada y sellada por Contraloría, la requisición, copia del cuadro comparativo y la factura en ventanilla del área de Egresos para el proceso de pago a proveedor. 29. Sello y firma de revisado de Contraloría y sello y firma de recibido de Egresos El expediente es revisado por Egresos, sellando y firmando el acuse. 30. Integra expediente La dependencia integra el expediente de la compra, conforme al punto 3.5 del apartado de Políticas de este documento. 7 REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo No Aplica Requisición de compra manual 2 años No Aplica Requisición de Compra impresa del Sistema de. 2 años Compradora. Compradora. No Aplica Copia de Cuadro Comparativo 2 años

15 Página 15 de 15 No Aplica No Aplica No Aplica Orden de compra manual Orden de Compra impresa del Sistema de, con firma y sello de Contraloría y Egresos. Copia de Factura Compradora. 2 años Compradora. 2 años Compradora. 2 años Compradora. 8 SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 30/05/2014 Inicia su uso.