SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1 de 5

2 INTRODUCCIÓN: Una de las políticas del presente Gobierno es el uso racional y optimo de los recursos públicos, a fin de dar seguimiento y continuidad a esta política, la Subsecretaria de Administración presenta en este documento los Lineamientos Generales que habrán de regir la operación de los tramites y servicios relacionados con el uso y aplicación de los recursos humanos, materiales, servicios generales y el resguardo de los archivos del Poder Ejecutivo. Loa Lineamientos que aquí se presentan buscan ser el instrumento rector y de consulta para los Titulares de las Unidades Administrativas en la solicitud de los insumos necesarios para el funcionamiento de la Estructura Gubernamental. En un primer apartado, se describe la metodología para el suministro de las partidas centralizadas que son responsabilidad directa de la Dirección Administrativa de la Subsecretaria de Administración. Para facilitar el uso de este documento se describe la metodología a seguir en la solicitud de trámites y servicios relativos a la operación de las Direcciones Generales de: Administración, Desarrollo de Personal y Profesionalización Recursos Materiales y Adquisiciones Servicios Patrimonio Inmobiliario y Dirección General de Políticas para la Administración Documental y Archivo General. Con la intención de agilizar la atención y prestación oportuna de insumos y servicios se incluyen al final según corresponda, los formatos complementarios de cada uno de los procedimientos descritos. Pachuca, Hgo., enero de 5

3 SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN De conformidad a lo establecido en el Art. 29 fracción III del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Administración, el cual está por publicarse, se establece que: Corresponde entre otras a la Subsecretaría de Administración la siguiente atribución: III.- Administrar las Partidas Centralizadas del Ejecutivo asignadas a las Unidades Administrativas adscritas a la Subsecretaría, dentro del marco normativo establecido en el presupuesto en estricto apego a las disposiciones de Racionalidad, Austeridad Disciplina Presupuestal y demás lineamientos y acuerdos establecidos en la materia ; y con la finalidad de coadyuvar en la utilización racional de estos recursos, así como dotar a las diferentes dependencias de Ejecutivo Estatal los insumos de material de oficina, limpieza y bienes informáticos, para lograr así el buen funcionamiento de las mismas, esta Subsecretaria procurara que su gestión sea atendida ágil y oportunamente. Así mismo esta Subsecretaría es la encargada de brindar el servicio de Mantenimiento preventivo y/o correctivo a los bienes de cómputo de las diferentes dependencias del Ejecutivo. Las dependencias se abstendrán de considerar en su anteproyecto de presupuesto, cualquier erogación por conceptos de material de oficina, material de limpieza, bienes informáticos y el mantenimiento de bienes informáticos; ya que son competencia directa y exclusiva de la Secretaría de Finanzas y Administración. PARTIDAS CENTRALIZADAS 1.- Procedimiento para el suministro de materiales de: oficina, limpieza y bienes informáticos. a) El titular administrativo de cada dependencia mediante oficio solicitara a esta Subsecretaría su inscripción al servicio de PROGESAM (Proceso de Gestión de Suministros y Administración de Materiales), anexando el formato FRR001; mismo que será proporcionado por la Unidad de Informática de la Subsecretaría de Administración; b) El solicitante deberá registrarse en el RUPEH en mediante el cual se le proporcionara cuenta y pasaporte de acceso a los servicios; dicho procedimiento será proporcionado por a la Unidad de Innovación Gubernamental y Mejora Regulatoria de la Secretaría de Contraloría y Transparencia Gubernamental; c) Solo se otorgara un registro por Secretaría; 3 de 5

4 d) Una vez registrado, el usuario será dado de alta por la unidad de informática de la Subsecretaria al sistema del servicio solicitado, con el número de cuenta y clave de acceso que le fue asignado por la Unidad de Innovación Gubernamental y Mejora Regulatoria de la Secretaría de Contraloría y Transparencia Gubernamental; e) El solicitante al servicio podrá hacer uso del sistema 24 horas después de haberse efectuado su alta; f) La cuenta y clave de acceso es responsabilidad del usuario; g) El titular administrativo deberá avisar con oportunidad a la Unidad de Informática de esta Subsecretaría cualquier cambio del personal facultado para operar el sistema; h) Las requisiciones deberán ingresarse como máximo hasta el día 10 de cada mes; y en caso de fin de semana, al día hábil siguiente. Después de este periodo no se dará tramite alguno; i) El surtimiento de los artículos solicitados están sujetos a la disponibilidad presupuestal y/o a la existencia en almacenes; j) El material solicitado solo se entregara a la persona facultada para ese trámite (con identificación oficial de Gobierno del Estado, núm. de solicitud y clave); k) Las requisiciones generadas en el mes de noviembre contemplaran el material para el mes de diciembre, ya que por término del ejercicio los almacenes se mantendrán cerrados por inventario. 2.- Procedimiento para la gestión del servicio de mantenimiento de bienes informáticos (equipo de cómputo). a) El solicitante deberá enviar oficio dirigido a la Subsecretaría, donde solicite el mantenimiento a sus bienes informáticos (equipos), especificando en dicho oficio el numero de inventario y el lugar de adscripción; de ser autorizado por el Subsecretario de Administración, será turnado a la Unidad de Informática de esta Subsecretaria, y esta revisara que conjuntamente con el oficio se entregue el equipo de cómputo para cotejar si este es el mismo que se menciona en el oficio, ya que de lo contrario no se dará seguimiento; b) El tiempo de entrega del equipo dependerá de la falla del mismo así como del mantenimiento que este requiera; 4 de 5

5 c) La notificación para recoger el equipo de computo ya reparado, será a través de la unidad de informática mediante correo electrónico institucional que proporcione el usuario; d) Una vez notificado, el solicitante se presentara a recoger el equipo de cómputo ya reparado, a partir de la fecha indicada teniendo como límite cinco días hábiles; debiendo firmar de conformidad la orden de servicio. Políticas para la gestión del servicio: a) Contar con un correo institucional; b) No se recibirán equipos de cómputo que no estén inventariados, o en su caso que no pertenezcan al padrón de equipos propiedad del Gobierno del Estado de Hidalgo; c) El medio de comunicación entre la unidad informática y el usuario solicitante (informático), será el correo institucional, solo en casos excepcionales se utilizara otro medio; d) Los Equipos de cómputo reparados, solamente serán entregados a personal que pueda acreditarse con la credencial oficial de Gobierno del Estado de Hidalgo y proporcione los datos del equipo de cómputo que se va a recoger, como: (núm. de orden de servicio, núm. de inventario, marca, serie, modelo etc.). 5 de 5