GESTIÓN MUNICIPAL

Transcripción

1 GESTIÓN MUNICIPAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Tampico, Tam.

2 I.- INTRODUCCIÓN La Dirección de Adquisiciones fue creada para llevar a cabo las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios que requiera el Municipio mediante la aplicación de procesos licitatorios apegados al marco legal para la realización de sus planes de gobierno aplicando las políticas, prioridades y restricciones establecidas por el Ayuntamiento de Tampico con el fin de lograr la Eficiencia y Transparencia en el ejercicio del presupuesto asignado en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios. Participar y promover la integración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del municipio de Tampico, determinando los procesos licitatorios a aplicar para la adquisición, arrendamiento y/o contratación de servicios de acuerdo a los montos establecidos por el Comité. Elaborar las bases para la celebración de concursos destinados a las adquisiciones de equipos, materiales, bienes muebles y prestación de servicios. Vigilar el cumplimiento de las Normas aplicables para la aceptación de los equipos y materiales que son susceptibles de ser adquiridos estableciendo mecanismos de entrega y recepción de materiales y equipos a través de los almacenes de la Dirección, para lograr una mejor identificación de su aplicación y/o cargos por las áreas usuarias.

3 II.- MARCO JURÍDICO Constitución Política de Los Estados Unidos Mexicanos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Adquisiciones para la Administración Pública del Estado de Tamaulipas y sus Municipios Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado Reglamento de La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Código Municipal Para el Estado de Tamaulipas Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica del Estado de Tamaulipas

4 III.- MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Una Dependencia responsable de llevar a cabo las adquisiciones, arrendamientos y servicios para las áreas solicitantes del municipio, satisfaciendo sus requerimientos a través de los procedimientos establecidos conforme al Marco Legal vigente VISIÓN Ser una mejor Dirección municipal aplicando la simplificación administrativa y el trabajo en equipo, contando con personal altamente capacitado para crecer con firmeza, realizando procesos eficaces, eficientes y transparentes

5 IV.- ORGANIGRAMA

6 V.- OBJETIVOS Y FUNCIONES PRINCIPALES Dependencia: Dirección de Adquisiciones Director de Adquisiciones Presidente Municipal OBJETIVO DEL PUESTO Garantizar que todos los mecanismos para la adquisición de insumos y la prestación de servicios, se realicen con estricto apego a las Leyes y Reglamentos Autorizar las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios que requiera el municipio mediante la aplicación de procesos licitatorios apegados al marco legal vigente. Participar y coordinar la integración y funcionamiento del comité de adquisiciones del Municipio de Tampico. Informar periódicamente al Presidente Municipal, Directores y Comisión de Transparencia del resultado de las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios. Administrar y conservar las instalaciones, mobiliario, equipo y en general todo lo que este bajo su responsabilidad y competencia

7 Subdirector de Licitaciones, Concursos y Contratos Director de Adquisiciones OBJETIVO DEL PUESTO Garantizar que todos los procesos licitatorios para la adquisición de insumos y la prestación de servicios, se realicen con estricto apego a las Leyes y Reglamentos estableciendo criterios para la realización de las propuestas técnicas y económicas Aplicar las políticas, directrices y disposiciones establecidas por el Ayuntamiento de Tampico. Presidir y coordinar la realización de los procesos licitatorios aplicando los recursos necesarios para lograr resultados eficaces y eficientes. Establecer parámetros de medición e indicadores de desempeño para la optimización de los procesos por licitación pública, invitación a tres o más e invitación vía fax. Promover la incorporación y actualización de información de proveedores para contar con mayor participación en los procesos concursales. Atender los procesos de auditoría de las dependencias internas y del estado Promover y mantener un ambiente favorable de trabajo entre el personal adscrito a la dirección. Asesorar en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios a las distintas direcciones del municipio. Promover la capacitación y actualización continua del personal en materia legal aplicable a los procesos licitatorios. Establecer criterios de decisión y evaluación de las propuestas técnicas y económicas buscando las mejores condiciones de compra para el Municipio de Tampico.

8 Subdirector de Adquisiciones Director de Adquisiciones OBJETIVO DEL PUESTO Supervisar que todos los mecanismos para la adquisición de insumos y la prestación de servicios, se realicen en tiempo y forma según las Leyes y Reglamentos. Supervisar las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios que requiera el municipio mediante la aplicación de procesos licitatorios apegados al marco legal vigente. Participar en los comités y comisiones que le sean encomendados Informar periódicamente al Presidente Municipal, Directores y Comisión de Transparencia del proceso en el que se encuentran las solicitudes de las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios. Administrar y conservar las instalaciones, mobiliario, equipo y en general todo lo que este bajo su responsabilidad y competencia

9 Secretaria de Dirección Director de Adquisiciones OBJETIVOS DEL PUESTO Atender las necesidades de la dirección en cuanto al control de la documentación así como administrar la agenda del director y administrar la caja chica. Controlar sistemáticamente la información y documentación que se recibe o envía la dirección. Elaborar todos los oficios, memorándums o comunicaciones generadas por la dirección y efectuar su envío al destinatario. Mantener el control del archivo, llevar la agenda de trabajo del director.

10 Jefe de Trámites y Procedimientos Subdirector de Licitaciones, Concursos y Contratos OBJETIVO DEL PUESTO Realizar procedimientos para la optimización de los procesos licitatorios y trámites que se realizan para la adquisición de bienes y prestación de servicios de acuerdo al marco legal vigente. Analizar, adecuar e implementar mecanismos de control de las actividades de los procesos licitatorios para optimizar su ejecución. Asesorar y coadyuvar en aplicación normativa de bienes y productos para la realización de los procesos licitatorios. Administrar el inventario de almacén de consumo para las diferentes direcciones. Controlar y mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de la Dirección de Adquisiciones. Implementar el uso de sistemas de cómputo y automatización de los procesos licitatorios a través de la incorporación de equipo moderno y vigente. Apoyar en los procesos de auditoría de las dependencias internas y del estado en la obtención de información solicitada. Elaboración de requisiciones, control de presupuesto, control de inventario de almacén, control de catalogo de materiales, de proveedores, configuración de cuentas contables y grupos de artículos, verificación de facturas en sistema SAP. Integrar la normateca aplicable al ámbito de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios. Promover bancos de información técnica relativas a bienes y productos en general.

11 Jefe de Técnicos Subdirector de Licitaciones, Concursos y Contratos OBJETIVO DEL PUESTO Supervisar la administración los materiales adquiridos y agilizar la adquisición de refacciones del parque vehicular. Controlar y administrar la recepción, resguardo, entrega y/o salida de las compras de materiales, equipos o productos adquiridos a través de la Dirección de Adquisiciones. Aplicar y agilizar el proceso de adquisición de refacciones del parque vehicular ligero y pesado del Ayuntamiento de Tampico Verificar que las requisiciones de bienes y/o servicios contengan la información completa y detallada del bien a adquirir y en su caso aclarar dudas con los solicitantes Recibir y analizar ofertas y condiciones de pago propuestas por los proveedores invitados verificando que cumpla con los requisitos solicitados Enviar al proveedor asignado el pedido y dar seguimiento hasta recepción en almacén y cobro de facturas de cada requisición En sistema SAP dar entrada a la mercancía al almacén y verificación de facturas.

12 Jefe de Almacenes Subdirector de Adquisiciones OBJETIVO DEL PUESTO Supervisar la recepción y entrega a las diferentes dependencias de los materiales adquiridos Controlar y administrar la recepción, resguardo, entrega y/o salida de las compras de materiales, equipos o productos adquiridos a través de la Dirección de Adquisiciones. Administrar los recursos humanos y de mobiliario y equipo bajo su responsabilidad para cumplir los objetivos de la Dirección de Adquisiciones. Atender a proveedores relacionados con los materiales, productos y equipos adquiridos por la dirección. Notificar y dar seguimiento a los usuarios de la recepción de materiales, equipos y productos en almacén. Supervisar los controles de inventarios de mobiliario y equipo así como de existencias del almacén Atender las disposiciones emanadas de la Dirección de Adquisiciones Gestionar el oportuno suministro de materia prima

13 Técnico de Compras Jefe de Tecnicos OBJETIVOS DEL PUESTO Elaborar Informes de resultados del Proceso de Compras para la adquisición de materiales y servicios. Recibir, registrar y controlar las requisiciones entregadas por los usuarios indicando dirección, departamento, descripción de lo solicitado, fecha de recepción, verificando que la información este completa. Elaborar pedidos en sistema SAP, indicando tiempo de entrega y condiciones de pago según lo indiquen los proveedores asignados. Elaboración de Reportes mensuales de Costos por Dirección, Pedidos por Centro de Costo, Proveedores con mayor monto, Proveedores con mayor participación, Informe de requisiciones recibidas.

14 Enlace Obras Públicas y Control de Calidad Jefe de Compras OBJETIVOS DEL PUESTO Coordinar con la dirección de Obras Publicas la adquisición que los bienes solicitados, así como supervisar y garantizar que los insumos y servicios requeridos por las dependencias usuarias tengan la calidad necesaria. Desarrollar y aplicar los mecanismos y procedimientos por invitación vía fax y de lista corta para la adquisición de bienes, productos y servicios solicitados por las dependencias del Ayuntamiento de Tampico. Vigilar la concordancia de especificaciones técnicas de productos ofertados por los proveedores con respecto a su apego a la normatividad oficial vigente y regulatoria y/o comparativo con las características de lo solicitado Participar en las visitas técnicas a instalaciones de proveedores para verificar solvencia técnica y económica de los postores que sean de nuevo ingreso al padrón de proveedores Coordinar y coadyuvar con las áreas de obras públicas en la adquisición de insumos de construcción, operación y mantenimiento de equipos e instalaciones. Establecer y aplicar mecanismos de control y seguimiento a contratos de servicios y/o surtimiento bajo programa de entrega de los materiales de obras públicas. Integrar, documentar y mantener actualizada la normateca de adquisiciones. Coordinar las visitas técnicas de obra con proveedores establecidas en los procesos de licitación pública o por invitación

15 Realizar gestiones para la realización de pruebas de laboratorio a productos que sean producto de reclamación por usuarios. Establecer términos de referencia y requisitos técnicos para la formulación de contratos de arrendamientos y/o servicios Promover la participación de proveedores no registrados en el padrón por tipo de giro. Dependencia: Dirección de Adquisiciones Facturación Jefe de Trámites y Procedimientos OBJETIVOS DEL PUESTO Controlar la facturación y organizar los expedientes con la información correspondiente a cada uno de ellos. Recibir, controlar y direccionar al responsable las facturas de los proveedores contratados. Verificar que las facturas entregadas correspondan a lo solicitado en las ordenes de compra elaboradas. Integrar el expediente de cada requisición, verificando que la documentación sea la correspondiente organizando por departamento y fecha en los archivos. Elaborar lista de facturas entregadas al departamento de Egresos para la elaboración del contra recibo correspondiente. Llevar el control de caja chica y registrarla en el sistema SAP. Elaborar solicitudes de pago cuando las ordenes de compra así lo ameriten.

16 Administrativo Almacén Zona Centro Jefe de Tramites y Procedimientos OBJETIVOS DEL PUESTO Supervisar y controlar la recepción de equipos, materiales o productos, así como llevar a cabo el reporte de movimientos mensual de los mismos. Controlar y recibir los materiales, equipos o productos verificando número de requisición y pedido correspondiente. Controlar la recepción del material, equipo o producto vigilando que coincida con lo solicitado y verificar que este en buenas condiciones Registrar en libro de entradas y salidas el movimiento de materiales, equipos o productos Avisar al departamento usuario de la recepción de lo solicitado para que se le entregue firmando de conformidad Mantener en resguardo el material que no sea entregado, procurando estibarlo y manejarlo adecuadamente Reportar al jefe del almacén sobre cualquier irregularidad, así como del movimiento diario Cumplir las ordenes, instrucciones y/o recomendaciones de su inmediato superior, sean escritas o verbales que se relacionen con su trabajo Elaborar reporte sobre el movimiento de materiales, equipos o productos en los primeros 3 días hábiles del mes siguiente Llevar control de vales de salida de materiales, procurando recabar nombre, firma y clave de trabajador que recibe Reportar de inmediato a su inmediato superior cualquier, rezago de materiales no recogidos por los departamentos que lo requirieron.

17 Bodeguero Jefe de Trámites y Procedimientos OBJETIVOS DEL PUESTO Recibir los materiales, equipos o productos revisando que sea el solicitado por el usuario. Recibir los materiales, equipos o productos verificando número de requisición y pedido correspondiente. Revisar que el material, equipo o producto coincida con lo solicitado y verificar que este en buenas condiciones Avisar al departamento usuario de la recepción de lo solicitado para que se le entregue firmando de conformidad. Mantener en resguardo el material que no se entregado, procurando estibarlo y manejarlo adecuadamente Reportar al jefe de almacén sobre cualquier irregularidad, así como del movimiento diario Mantener en buenas condiciones de orden y limpieza el almacén Cumplir las ordenes, instrucciones y/o recomendaciones de su inmediato superior, sean escritas o verbales que se relacionen con su trabajo Reportar de inmediato a su inmediato superior cualquier, rezago de materiales no recogidos por los departamentos que lo requirieron

18 Obrero Jefe de Almacenes OBJETIVOS DEL PUESTO Mantener en orden el almacén así como realizar el manejo y estiba de los materiales, equipos o productos que llegan al almacén. Manejo de materiales, equipos y productos. Estibar los materiales, equipos y productos en los anaqueles y/o espacios estipulados Recoger los materiales equipos y refacciones en el sitio que le ordene su inmediato superior Barrer, limpiar y sacudir las áreas de trabajo y mantenerlas en buenas condiciones de orden y limpieza Reportar cualquier condición insegura observada en el almacén Solicitar el auxilio de compañeros cuando por el peso o volumen del artículo pueda provocarle alguna lesión Cumplir con diligencia las instrucciones verbales o escritas de su inmediato superior relacionadas con el trabajo.

19 Intendente Jefe de Almacenes OBJETIVOS DEL PUESTO Barrer, limpiar y sacudir las áreas de trabajo y mantenerlas en buenas condiciones de orden y limpieza Reportar cualquier condición insegura observada Actividades de Mensajería dentro de las instalaciones de trabajo Cumplir con diligencia las instrucciones verbales o escritas de su inmediato superior relacionadas con el trabajo.

20 VI.- DIRECTORIO SERVIDOR PÚBLICO PUESTO TELÉFONO Lic. Jorge Alberto Mendez Guillen Director ext jalberto.mendez@tampico.gob.mx Lic. Ma. De los A. Sosa Sosa Prof. Rolando Rios Neri Subdirector de Licitaciones ext jefe.licitaciones@tampico.gob.mx Jefe de Adquisiciones ext rolando.rios@tampico.gob.mx Ing. Clara González González Jefe Tramites y P ext jefe.tramites@tampico.gob.mx C.P. Hector Vega Torres Jefe Tecnicos Z.N ext jefe.tecnicos@tampico.gob.mx Almacen Norte