DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN

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1 DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN MO-OM-DRM

2 Í N D I C E 2/22 Contenido Pág. INTRODUCCIÓN I. ANTECEDENTES HISTORICOS II. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA V. ORGANIGRAMA VI. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE PUESTO VII. SERVICIOS Y CATÁLOGO DE PROCESOS VIII. FIRMAS DE VALIDACIÓN INTRODUCCIÓN La Dirección de Recursos Materiales es una Unidad Administrativa de la Presidencia Municipal de Salamanca. Dicha Unidad Administrativa forma parte de Tesorería Municipal. La Dirección de Recursos Materiales, tiene como facultades, vigilar y supervisar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, así como la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes muebles adquiridos por la Administración Pública Municipal para su operación. El presente documento es un manual de organización de la dependencia citada y que tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes históricos, marco jurídico, políticas, estructura, organigrama y funciones. El manual organizacional tiene como finalidad el establecer de manera clara los lineamientos para la operación de la Dirección de Recursos Materiales, servir como guía al personal de nuevo ingreso y servir de base para la mejora continua y modernización administrativa.

3 I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS 3/22 El 1º. De enero de 1603 quedó declarada la fundación de Salamanca, y electo su primer cabildo formado por cuatro regidores y dos alcaldes ordinarios, y se inició legalmente la vida y existencia de la Villa de Salamanca. La construcción de la Casa Municipal se terminó en Julio de 1904 y se inauguró solemnemente en agosto de 1904 con la asistencia del Gobernador del Estado Lic. Joaquín Obregón González, Siendo Presidente del H. Ayuntamiento, el Lic. Jesús Espinosa. La Dirección de Recursos Materiales se incorpora como Unidad Administrativa el 10 de Octubre de 2006, e inicia su operación para el período de Gobierno II. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO LEYES Y CÓDIGOS - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Constitución Política del Estado de Guanajuato. - Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. - Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. - Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios. REGLAMENTOS - Reglamento de Contrataciones Públicas para el Municipio de Salamanca. - Reglamento de la Estructura Orgánica de la Administración Pública Municipal Centralizada del Municipio de Salamanca, Gto. - Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para la Administración Pública Municipal del Municipio de Salamanca, Gto.

4 OBJETIVOS - Proveer los recursos materiales en tiempo y forma, en apego a la normatividad vigente y además de reducir los tiempos de respuesta, implementando para ello las mejoras regulatorias que sean indispensables. (PGM ) 4/22 III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Dirección de Recursos Materiales, es una Unidad Administrativa de servicio interno a las Dependencias Centralizadas de Presidencia Municipal de Salamanca. El personal adscrito a la Dirección de Recursos Materiales está obligado a brindar un trato digno y respetuoso a las personas, a ofrecer servicios de calidad y a dar respuesta pronta a la solicitud de servicios. El personal de la Dirección de Recursos Materiales está obligado a guardar discreción y dar un trato profesional a todos los usuario. IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA Dirección de Recursos Materiales Director A Operador B 2. Jefe de Adquisiciones 2.0. Jefe C Técnico Especializado D Técnico B Técnico B Operador B Operador C Técnico B Operario V. ORGANIGRAMA.

5 DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES 5/22 PERADOR B JEFE DE ADQUISICIÓNES TECNICO B TECNICO ESPECIALIZADO D OPERADOR B OPERADOR C TECNICO B OPERARIO VI. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y COMPETENCIAS LABORALES 1.0. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES FUNCIÓN: Vigilar y supervisar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, así como la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes muebles adquiridos por la Administración Pública Municipal para su operación. ACTIVIDADES QUE REALIZA: Asignación de Proveedores de acuerdo a las solicitudes (requisiciones y /u ordenes de taller). Las demás que la Tesorería Municipal considere pertinentes. DESCRIPCIÓN DE PUESTO A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

6 NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Dirección de Recursos Materiales Tesorería Municipal Tesorería Municipal 6/22 B. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL Jefatura de Adquisiciones Para supervisar la aplicación correcta de la Ley. DESICIONES QUE PUEDE TOMAR Encargado de Almacén Resguardar los bienes adquiridos. Las que faculta el Reglamento de Contrataciones Públicas para el Municipio de Salamanca. Sobre las acciones necesarias para el cumplimiento de las funciones del puesto y del personal a su cargo. C. RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS CON: Dependencias Municipal Comité de Adquisiciones Para seguimiento a sus requisiciones. Contraloría Interna Municipal EXTERNAS CON: Proveedores Para verificar información y entregar ordenes de compra. Auditores

7 D. REPORTES 7/22 TITULO: PARA: FRECUENCIA: TITULO: PARA: FRECUENCIA: TITULO: PARA: FRECUENCIA: TITULO: PARA: FRECUENCIA: Acta de Sesión del Comité de Adquisiciones Presidente Municipal, Tesorero Municipal, Contralor Mensual Relación de compras Tesorería Municipal Mensual Programa Operativo Anual Presidente Municipal. Anual. Informe Anual de Actividades Tesorería y Comunicación Social. Anual. E. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: 30 años Indistinto Se requiere Contador Público, Administrador de Empresas, Administrador Público. Mínimo 3 años en puestos similares. F. COMPETENCIAS LABORALES Conocimientos técnicos Computación Contabilidad Leyes Habilidades. Delegación de autoridad Liderazgo Supervisión Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación Manejo de conflictos. Toma de decisiones correcta y oportuna. Identificar, prevenir y solucionar problemas,

8 Actitudes Orientación al logro. Energía y motivación. 8/ SECRETARIA FUNCIONES: Llevar el control de las entradas de material para la Administración Municipal. ACTIVIDADES QUE REALIZA: Revisión y recepción de requisiciones y órdenes de Taller de las Dependencias Municipales. Recepción de oficios Turnar oficios a dependencias correspondientes Control de blocks de ordenes de taller y requisiciones entregados a las dependencias Llevar un registro en Excel de las requisiciones y ordenes de taller de las dependencias municipales Archivar órdenes de taller y requisiciones entregadas a los proveedores o dependencias correspondientes. Avisar a los proveedores cuando se tienen ordenes de compra Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende. DESCRIPCIÓN DE PUESTO A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Secretaria Tesorería Municipal Dir. De Recursos Materiales B. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL C. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR

9 Ninguna 9/22 D. RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS CON: Dependencias Municipales Para seguimiento a sus requisiciones. EXTERNAS CON: Proveedores Para verificar información y entregar ordenes de compra. E. REPORTES TITULO: PARA: FRECUENCIA: F. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: 18 años en adelante Indistinto No se requiere Preparatoria G. COMPETENCIAS LABORALES: Conocimientos técnicos Computación Manejo de Sumadora Uso de Teléfono y Fax Archivonomía Habilidades: Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación

10 Actitudes Energía y motivación. 10/ JEFE DE ADQUISICIONES FUNCIONES: Vigilar y supervisar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, así como la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes muebles adquiridos por la Administración Pública Municipal para su operación. ACTIVIDADES QUE REALIZA: Verificar la partida presupuestal, monto y naturaleza de la cuenta, en las órdenes de taller y requisiciones. Así como los datos generales de las mismas. Pasar órdenes de taller y requisiciones al Director de Compras para su asignación de proveedor. Designar las órdenes de taller y requisiciones a operadores de cómputo para el llenado y requerimiento de cotizaciones Realizar el Presupuesto Programático Realizar el POA Supervisar el registro de órdenes de taller y requisiciones en el sistema. Las demás que la Dirección de Recursos Materiales considere. DESCRIPCIÓN DE PUESTO A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Jefe de Adquisiciones Dirección de Recursos Materiales Dirección de Recursos Materiales B. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL Técnico B Técnico Especializado D Operador C

11 Operario Para la afectación correcta de las cuentas y el buen desempeño. 11/22 C. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR Asignación de proveedores, siempre que se encuentra ausente el Director de Recursos Materiales. Las que faculta el Reglamento de Compras, Adquisiciones, Enajenaciones de Bienes Muebles e Inmuebles y Servicios para el Municipio de Salamanca, Guanajuato. D. RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS CON: Dependencias Municipales Para seguimiento a sus requisiciones. EXTERNAS CON: Proveedores Para verificar información. E. REPORTES TITULO: PARA: FRECUENCIA: Lo que requiera el Director Dirección de Recursos Materiales Cada de que se requiera F. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: 28 años Indistinto Se requiere Licenciatura en Contabilidad, Administración Pública. 3 años G. COMPETENCIAS LABORALES: Conocimientos técnicos Computación Leyes Administración

12 Contabilidad Habilidades: Supervisión Liderazgo Delegación Trabajo en equipo. Trato amable Comunicación 12/22 Actitudes: Orientación al logro. Energía y motivación TECNICO ESPECIALIZADO D FUNCIONES: Facturación. ACTIVIDADES QUE REALIZA: Capturar las facturas recibidas en el programa del SAP. Archivar el control de facturas entregadas en egresos y otros. Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende. DESCRIPCIÓN DE PUESTO A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Técnico Especializado D Tesorería Municipal Jefatura de Adquisiciones B. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL C. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR

13 Ninguna D. RELACIONES DE TRABAJO 13/22 INTERNAS CON: Dependencia de Egresos Para entregar facturas recibidas y capturadas. EXTERNAS CON: Proveedores Para el seguimiento de facturas. E. REPORTES TITULO: PARA: FRECUENCIA: Facturas entregadas a Egresos Jefe de Adquisiciones ó Director Cada que se requiera F. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: 18 años Indistinto Se requiere Preparatoria No se requiere G. COMPETENCIAS LABORALES Conocimientos técnicos Computación. Habilidades Trabajo en equipo. Trato amable Comunicación Resguardo de documentos electrónicos y en papel Actitudes

14 Energía y motivación Técnico B 14/22 FUNCIONES: Elaborar contratos y apoyar en la captura de facturas. ACTIVIDADES QUE REALIZA: Elaborar contratos Recabar firmas de los contratos Apoyar en la captura de facturas. Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende. DESCRIPCIÓN DE PUESTO A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Técnico B Tesorería Municipal Jefe de Adquisiciones B. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL C. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR Ninguna D. RELACIONES DE TRABAJO: INTERNAS CON:

15 Tesorería Municipal Para seguimiento de los contratos. 15/22 EXTERNAS CON: Proveedores Para recabar firmas de los contratos. E. REPORTES TITULO: PARA: FRECUENCIA: F. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: 18 años Indistinto No se requiere Preparatoria Mínimo 6 meses puestos similares. G. COMPETENCIAS LABORALES: Conocimientos técnicos Computación Manejo de Sumadora Uso de Teléfono y Fax Habilidades Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación Actitudes Energía y motivación OPERADOR B FUNCIONES: Recepción de documentos. ACTIVIDADES QUE REALIZA:

16 Recepción de oficios. Turnar oficios a dependencias correspondientes. 16/22 Llevar un registro en Excel de los contratos elaborados en la Dirección. Archivar los expedientes de los contratos. Archivar expedientes de los programas que se llevan a cabo en la administración por medio de las dependencias. Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende. DESCRIPCIÓN DE PUESTO H. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Secretaria Tesorería Municipal Dirección de Recursos. I. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL J. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR Ninguna K. RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS CON: Dependencias Municipales EXTERNAS CON: Proveedores Para recabar información correspondiente a los contratos y programas.

17 L. REPORTES TITULO: PARA: FRECUENCIA: 17/22 M. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: 18 años en adelante Indistinto No se requiere Preparatoria N. COMPETENCIAS LABORALES: Conocimientos técnicos Computación Manejo de Sumadora Uso de Teléfono y Fax Archivonomía Habilidades: Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación Actitudes Energía y motivación OPERADOR C FUNCIONES: Cotizar el material solicitado por las Dependencias Municipales para facilitar la decisión de compras a mejor precio. ACTIVIDADES QUE REALIZA: Cotizar Checar Presupuestos de las dependencias solicitantes Llenar con los precios de las cotizaciones las requisiciones y/o órdenes de taller. Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende.

18 DESCRIPCIÓN DE PUESTO 18/22 A. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Operador C Tesorería Municipal Jefe de Adquisiciones B. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL C. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR Ninguna D. RELACIONES DE TRABAJO: INTERNAS CON: Dependencias Municipales Para seguimiento a sus requisiciones. EXTERNAS CON: Proveedores Para solicitar cotizaciones. E. REPORTES TITULO: PARA: FRECUENCIA: F. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: 18 años Indistinto

19 DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: G. COMPETENCIAS LABORALES Conocimientos técnicos No se requiere Preparatoria Mínimo 6 meses puestos similares. 19/22 Computación Manejo de Sumadora Uso de Teléfono y Fax Habilidades: Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación Actitudes Energía y motivación. A. COMPETENCIAS LABORALES: Conocimientos técnicos Computación Manejo de Sumadora Uso de Teléfono y Fax Archivonomía Copiadora Habilidades Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación Actitudes Energía y motivación OPERARIO FUNCIONES: Recibir las facturas, separarlas y archivar.

20 ACTIVIDADES QUE REALIZA: Recibir las facturas por parte de los proveedores. Realizar la separación de facturas y llevarlas a la dependencia de Egresos. Archivar los documentos que se generan en la Jefatura de Adquisiciones. 20/22 Las demás que la Dirección de Recursos Materiales encomiende. DESCRIPCIÓN DE PUESTO H. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UNIDAD: REPORTA A: CATEGORÍA: Operario Tesorería Municipal Jefe de Adquisiciones I. PUESTOS QUE SUPERVISA TITULO DEL PUESTO PROPOSITO GENERAL J. DECISIONES QUE PUEDE TOMAR Ninguna K. RELACIONES DE TRABAJO: INTERNAS CON: Dependencia de Egresos Para la entrega de facturas. EXTERNAS CON: Proveedores Para recibir las facturas. L. REPORTES TITULO:

21 PARA: FRECUENCIA: 21/22 M. PERFIL EDAD DESEABLE: SEXO: DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: ESTUDIOS TERMINADOS DE: AÑOS DE EXPERIENCIA: N. COMPETENCIAS LABORALES 18 años Indistinto No se requiere Preparatoria Mínimo 6 meses puestos similares. Conocimientos técnicos Computación Archivonomia. Uso de Teléfono y copiadora Habilidades: Trabajo en equipo. Trato amable. Comunicación Actitudes Energía y motivación VII. SERVICIOS Y CATÁLOGO DE PROCESOS SERVICIO MANUAL DE PROCEDIMIENTO Recursos Materiales Manual de procedimiento FIRMAS DE VALIDACIÓN NOMBRE Y PUESTO FIRMA Y RÚBRICA Lic. Javier Rangel Avila Director de Recursos Materiales Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

22 01 05/01/2016 En cuanto al diseño de la portada, encabezado, estructura orgánica y descripción de puesto. 22/22