MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÒN DE ARCHIVO MUNICIPAL SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL

2 INTRODUCCIÓN La Administración Pública Municipal de Tulancingo de Bravo es el medio principal para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades de la sociedad. Por ello, su organización, técnicas y sistema de trabajo deben revisarse y modernizarse permanente, a fin de garantizar que la gestión pública sea eficiente en su desempeño. De acuerdo al eje rector Gobierno Moderno y Eficiente, establecido en el Plan Municipal de Desarrollo , el Presidente Municipal Constitucional de Tulancingo de Bravo, el C. Julio César Soto Márquez busca impulsar la modernización integral, eficiente y con servicios de calidad en la Administración Pública del municipio, a través de la implementación de instrumentos que contribuyan al incremento de la eficiencia en los procedimientos y a la eliminación de requisitos innecesarios, la duplicidad de funciones y los sistemas administrativos obsoletos. Por lo anterior, la Administración Pública Municipal de Tulancingo de Bravo aprobó la elaboración de este Manual de organización como instrumento administrativo que contribuye especificar las funciones y objetivos de las unidades administrativas, a orientar a los servidores públicos en el ejercicio de sus competencias y responsabilidades, a reducir el manejo de documentación a lo estrictamente necesario, y a medir y mejorar la calidad de los servicios para atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas con eficiencia y eficacia, logrando que el vínculo sociedad-gobierno sea oportuno, directo y transparente. 2

3 MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE HIDALGO. LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE HIDALGO. BANDO DE POLICÍA Y BUEN GOBIERNO DE TULANCINGO DE BRAVO HIDALGO. REGLAMENTO INTERIOR DE ARCHIVO MUNICIPAL DE TULANCINGO DE BRAVO HGO. REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE TULANCINGO DE BRAVO, HGO. 3

4 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Concentrar, organizar, preservar y depurar la documentación e información administrativa e histórica del municipio de Tulancingo de Bravo a través de bases jurídicas y técnicas homogenizadas, para proporcionar la información de forma pertinente a quien lo requiera y lograr así el pleno aprovechamiento institucional y social del archivo municipal. VISIÓN Ser una Dirección que proporcione un servicio moderno y de calidad en el buen resguardo de la documentación institucional del municipio de Tulancingo de Bravo para coadyuvar en la construcción de los elementos de identidad y memoria colectiva del municipio, a fin de que las autoridades del ayuntamiento y la sociedad que requieren del servicio de la Dirección del Archivo Municipal, nos reconozcan como área que preserva, almacena, organiza y clasifica eficientemente la documentación de la Administración Pública Municipal. 4

5 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: SECRETARÌA GENERAL MUNICIPAL PUESTO: FORMACIÓN EXPERIENCIA RECOMENDADA: REPORTA A: Y TITULAR DE ARCHIVO MUNICIPAL CÓDIGO: LIC. EN DERECHO, HISTORIA, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, BIBLIOTECOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN. CONOCIMIENTOS EN LAS DISCIPLINAS REFERENTES A LA ACUMULACIÓN, ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES; EN EL MANEJO EFICIENTEMENTE DE MÉTODOS Y TÉCNICAS QUE FACILITAN LA ORGANIZACIÓN, BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN TAL COMO SU SELECCIÓN, CLASIFICACIÓN, ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN CUALQUIERA SEA SU SOPORTE MATERIAL. TITULAR DE LA SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL LE REPORTAN: AUXILIAR SECRETARIA ATRIBUCIONES: Levantar un inventario de los bienes que se dejan bajo su custodia, mediante el correspondiente proceso de entrega-recepción; Rendir mensualmente al Presidente Municipal un informe de sus actividades; Contribuir a la actualización de los manuales de organización, procedimiento y de servicios al público; Administrar el uso de los recursos materiales y humanos de la Dirección para el buen funcionamiento de la misma; Elaborar en el periodo indicado el Programa Operativo Anual; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Emitir los lineamientos en la organización y recepción de los archivos de las dependencias. Resguardar los documentos históricos o administrativos; Atender puntualmente con los informes que de manera periódica y programada solicite el 5

6 Controlar los registros de ingreso y egreso de documentación haciendo uso de fichas bibliográficas; Tomar resoluciones relativas al funcionamiento del Archivo Municipal, con apego a las leyes y al reglamento interior de la Dirección; Realizar reuniones de trabajo con el personal de la Dirección, para establecer directrices del funcionamiento de la Dirección que mejoren el servicio.; Mantener la vigencia y observancia del Reglamento de Archivo Municipal; Emitir las políticas o lineamientos en todo lo relacionado a las actividades del archivo; Impulsar la guarda, conservación, control, manejo, depuración y pleno aprovechamiento institucional y social del patrimonio documental municipal; Conservar y custodiar los documentos del acervo que integran todas las secciones documentales, que conforman el archivo municipal; Identificar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los libros, expedientes y documentos que constituyen el patrimonio documental del municipio; Preparar y publicar guías de documentos históricos, índices y otros instrumentos de descripción que faciliten la consulta de sus acervos; Asesorar y apoyar a las Unidades Administrativas correspondientes en el diseño de sus procedimientos internos, para el manejo y administración de documentos: Elaborar y dar a conocer cuatrimestralmente El Boletín ; Autorizar las solicitudes para la consulta de documentos resguardados en la Dirección; Realizar o designar al personal que realice la visita guiada en el Museo de Archivo Municipal; Desarrollar programas de conservación, restauración y seguridad para el mantenimiento físico del acervo que integra el archivo municipal; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato; 6

7 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL DIRECCIÓN DE ARCHIVO MUNICIPAL AUXILIAR SECRETARIA 7

8 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÒN DE ARCHIVO MUNICIPAL PUESTO: SECRETARIA CÓDIGO: FORMACIÓN EXPERIENCIA: REPORTA A: LE REPORTAN: Y ESCOLARIDAD MÍNIMA DE BACHILLERATO, CARRERA TÉCNICA O COMERCIAL. EXPERIENCIA EN TAQUIMECANOGRAFÍA, INFORMÁTICA, CONOCIMIENTO DE ARCHIVO, REDACCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE OFICINAS. TITULAR DE ARCHIVO MUNICIPAL N/A FUNCIONES: Recibir, atender y contestar en tiempo y forma las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia que lleguen a la Dirección; Formular y elaborar mecanográficamente documentación y correspondencia interna y externa (oficios tarjetas informativas, folletos, etc.) que le solicite el Jefe Inmediato; Depurar, preparar, clasificar, controlar, archivar, sellar y foliar documentos y correspondencia; Brindar información a la población que la solicite sobre las actividades que se realizan en la Dirección; Organizar la agenda del Titular, con citas puntuales; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Intervenir en la elaboración del levantamiento del inventario de la Dirección; Elaborar correctamente las requisiciones de papelería o cualquier otro recurso material; Entregar la documentación oportunamente y la documentación requerida por el Jefe inmediato; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 8

9 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE ARCHIVO MUNICIPAL SECRETARIA 9

10 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: ARCHIVO MUNICIPAL PUESTO: FORMACIÓN EXPERIENCIA: REPORTA A: LE REPORTAN: Y AUXILIAR CÓDIGO: ESCOLARIDAD MÍNIMA DE BACHILLERATO, CARRERA TÉCNICA O COMERCIAL. CONOCIMIENTOS EN ARCHIVONOMÍA, MANEJO DE PROGRAMAS COMPUTACIONALES, TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN DE OFICINAS Y REDACCIÓN. TITULAR DE ARCHIVO MUNICIPAL N/A FUNCIONES: Realizar labores administrativas necesarias de actividades de la Unidad Administrativa de adscripción; Formular y entregar papelería y formas correspondientes al trámite o servicio brindado; Distribuir correspondencia y documentos dentro y fuera de la unidad administrativa de adscripción; Auxiliar a autoridades superiores cuando así se requiera en funciones de su competencia; Brindar a la sociedad información específica sobre los procedimientos de la unidad administrativa; Auxiliar en la organización, archivo y control de los formatos y documentos de las actividades de la unidad administrativa donde preste sus servicios; Rendir cuando así se le requiera informes especiales de sus actividades; Recibir, registrar, revisar y corregir documentos de acuerdo a instrucciones: nombres, fechas, números, claves y datos; Determinar el o los siguientes trámites y hace anotaciones para resoluciones, registros, integración de expedientes e información; 10

11 Formular y elaborar mecanográficamente oficios, avisos e informes de los servicios que realiza; Recoger y llevar paquetes cuyo peso no exceda su capacidad física; Organizar los expedientes en el orden que le indiquen y colocarlos en carpetas de archivo; Mantener el orden en cuanto el deposito de los documentos enviados por las diferentes unidades administrativas de la Presidencia Municipal; Realizar el registro de toda la documentación que las dependencias del ayuntamiento le envíen; Mantener actualizado el inventario de todo lo que existe en el archivo municipal en cuanto a documentos, expedientes, mobiliario; Vigilar y supervisar la correcta conservación de los documentos y libros del acervo histórico; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 11

12 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE ARCHIVO MUNICIPAL AUXILIAR 12

13 ORGANIGRAMA GENERAL SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL DIRECCIÓN DE ARCHIVO MUNICIPAL AUXILIAR SECRETARIA 13

14 Ayuntamiento de Tulancingo de Bravo, Hidalgo. Administración