MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACION DE COMPRAS DE TETELA DEL VOLCÁN

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACION DE COMPRAS DE TETELA DEL VOLCÁN

2 INTRODUCCION La Coordinación de Compras del H. Ayuntamiento de Tetela del volcán, Morelos, a solicitud de la Contraloría Municipal, y para dar cumplimiento a la legislación señalada en el oficio número 087/2013, presenta el Manual de organización y procedimientos de esta coordinación. En cada estructura administrativa se necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la cualquier organización para satisfacer esa necesidad del mejor modo posible, es por ello que se necesita establecer una unidad encargada de realizar las actividades pertinentes y necesarias que permitan llevar a cabo estas funciones Con la finalidad de ordenar y controlar los gastos o erogaciones del H. Ayuntamiento de Tetela del volcán a través de sus diversos departamentos, se establece el presente Manual de procedimientos que estará vigente en todas y cada una de las adquisiciones. Dicho instrumento tiene la encomienda de que siempre se realice la mejor compra observando costo, calidad, servicio, garantía y el mayor número de proveedores posibles, cuidando siempre que éstos sean preferentemente locales, Este documento tiene como finalidad establecer las políticas y funcionamiento de esta área. Primero, se enuncia la Misión y Visión de la, que definen el papel que asume Dicha coordinación dentro del Ayuntamiento Posteriormente se definen el marco jurídico que regula las operaciones y los procedimientos de compra, así como las atribuciones de esta área. Y por último, se plantea la estructura orgánica con la descripción de las funciones que se tienen a cargo

3 OBJETIVO El Manual de Organización y Procedimiento de la Coordinación de compras del Ayuntamiento de Tetela del Volcán tienen por objeto establecer los procedimientos mediante los cuales se garantiza la correcta ejecución del gasto en cuestión de adquisiciones las cuales constituyen una parte fundamental en el funcionamiento de este municipio, asi también establecer los lineamientos y normas con las cuales se garantice que las erogaciones sean eficientes y se satisfagan necesidades con una inversión mínima, esto por cuestión de la situación económica en la que se encuentra el municipio, es importante destacar que la situación actual del municipio hace aún más estrictas las adquisiciones ya que gran parte del recurso económico se destina a sufragar la deuda heredada por la pasada administración Así mismo, tiene por objetivo definir los mecanismos por los cuales se regirán las adquisiciones y la estructura que será la base de estas actividades, es decir de la forma en la que se realizaran las compras MARCO JURIDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos Ley general de bienes del Estado de Morelos Ley de ingresos del Municipio de Tetela del Volcán

4 MISION, VISION Y VALORES MISION Adquirir los insumos para el Ayuntamiento y dar servicio al parque vehicular del mismo; en tiempo, calidad, precio y transparencia; para controlar y optimizar los bienes municipales VISION Ser una instancia reconocida por los proveedores y las áreas usuarias de los productos y servicios adquiridos por nosotros, como promotores de calidad, economía, transparencia e igualdad a través de las acciones y procedimientos en los que formemos parte. Integrar y motivar al personal de trabajo para funcionar como un equipo, en coordinación con todos los departamentos del Ayuntamiento, y garantizando equidad en los procesos de adquisiciones. VALORES Honestidad Responsabilidad Eficiencia Respeto Tolerancia Empatía Lealtad Compromiso

5 DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTO PUESTO Coordinador de compras JEFE INMEDIATO Presidente Municipal FUNCIONES PRINCIPALES rial de las diferentes áreas municipales r la correcta operación de los servicios calidad/precio/tiempo de entrega n cuenta la conjugación de los factores DESCRIPCION DE PUESTO PUESTO Coordinador de compras ESCOLARIDAD No especificado CONOCIMIENTOS ESPECIALES Contabilidad Administración pública Manejo de Office e internet Manejo de personal Relaciones humanas ACTITUD / PERSONALIDAD Responsabilidad Honestidad Capacidad de negociación

6 POLITICAS 1) La coordinación de compras deberá apegarse a los lineamientos establecidos por el C. Presidente Municipal y por el área de Tesorería 2) Deberá respetar el reglamento de adquisiciones, arrendamientos, administración para el municipio de Tetela del volcán Morelos. 3) Las requisición de material será hecha por escrito, describiendo dicho material con la mayor cantidad de características posibles; con el nombre correcto del mismo sin faltas de ortografía 4) No se hará entrega de ningún material sin antes haberlo requerido por escrito 5) No se entregara material con carácter de urgente debido al proceso de control que se tiene que llevar en la compra, en caso de realizar una requisición y no haber sido aprobada, se le notificara al área correspondiente 6) Si en una requisición el material requerido no se es suministrado, el material aprobado y no entregado (circunstancias ajenas a la coordinación) deberá ser nuevamente requerido, las requisiciones de material deberán estar separados por tipo de material 5) Solo el c. Presidente Municipal podrá autorizar la adquisición de algún bien o servicio.

7 PROCEDIMIENTOS A) RECEPCIÓN: a. Recepción de requisiciones b. Revisión de requisiciones (que vengan en formato pre impreso, con la fecha correcta, con planteamiento claro de productos y especificaciones técnicas de ser necesarias, y con el nombre y firma del Director del área solicitante y con el visto bueno autorizando la compra por parte del c. Presidente Municipal) c. Sellado de recibido con fecha, hora y firma de quien recibe el documento. d. Distribución de copias: i. Área solicitante --- Una copia (acuse) ii. Archivo --- Una copia (para archivo) iii. ORIGINAL: deberá estar adjunta a la factura para ser presentadas a cobro. B) REVISIÓN Y CLASIFICACIÓN: a. Revisión de todas las requisiciones por parte del Coordinador de compras b. Clasificación de acuerdo a urgencia C) COTIZACIÓN: a. Buscar proveedores potenciales para la requisición dentro del padrón de proveedores b. De no encontrarse registrado algún proveedor para ese material o servicio buscar otro proveedor e integrarlos dentro del padrón c. Seleccionar un mínimo de 3 proveedores tomando en cuenta criterios de economía, capacidad productiva, calidad e historial de trabajo. D) AUTORIZACIÓN: a. Selección de proveedor por parte del Coordinador de compras b. Pedido a proveedor seleccionado E) RECEPCIÓN Y ENTREGA: a. Recibir materiales o supervisar el servicio prestado b. Revisar que el material y/o servicio este completo, en buen estado y que vaya de acuerdo con las especificaciones solicitadas, o en el caso de servicio que éste haya concluido de forma adecuada, con calidad y de acuerdo a lo pactado c. Firmar de recibido d. Llenar formato preestablecido de Orden de Compra Menor e. Recabar firmas de quien recibió el material o servicio, el coordinador de compras y la autorización de pago por parte del Presidente municipal f. Solicitar al área que emitió la requisición que envíe un representante a revisar que el material este completo, en buen estado y que vaya de acuerdo con las especificaciones solicitadas, o en el caso de servicio que éste haya concluido de forma adecuada, con calidad y de acuerdo a lo solicitado F) TRAMITE DE FACTURA a. Se entrega los originales de factura, requisición al área de tesorería para su provisión b. Se entrega al proveedor el pago correspondiente

8 DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS

9 Se entrega a tesorería Se realiza el pago