Procedimiento de Adjudicación Directa

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1 Dirección General de Administración y Abastecimientos Fecha de emisión: 30/05/2014 Versión N. 0 Página: 1 de 9 Procedimiento de Adjudicación Directa (Compra Directa hasta 100 S.M.G.V.) Elaboró Revisó M.A. Natalia Citlali Huizar Corona C.P. Susana Valle Palacios Jefa de Compras y Licitaciones Aprobó Encargada(o) de la Dirección de Adquisiciones C.P. Susana Valle Palacios Director(a) General de Administración y Abastecimientos.

2 Página 2 de 9 1. OBJETIVO Determinar puntualmente los pasos a seguir para la realización de una compra de tipo Adjudicación Directa, comprendida en un monto de actuación de hasta 100 salarios mínimos general vigente en el Estado de Colima. 2. ALCANCE Desde la identificación del requerimiento hasta la integración del expediente de compra, con Recurso Estatal. Aplica para las siguientes Dependencias del Poder Ejecutivo, con fundamento en el artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima: 1. Secretaría General de Gobierno 2. Secretaría de Finanzas y Administración 3. Secretaría de Desarrollo Social 4. Secretaría de Desarrollo Urbano (solo en Adjudicaciones Directas) 5. Secretaría de Desarrollo Rural 6. Secretaría de Educación (solo Dirección de Educación Pública) 7. Secretaría de Planeación 8. Secretaría de Fomento Económico 9. Secretaría de Cultura 10. Secretaría de Turismo 11. Secretaría de Seguridad Pública 12. Secretaría de la Juventud 13. Secretaría del Trabajo y Previsión Social 14. Procuraduría General de Justicia del Estado 3. POLÍTICAS 3.1 Este procedimiento se realiza electrónicamente por medio del Sistema de 3.2 Aplica para las adquisiciones realizadas en el Sistema de Adquisiciones, en la opción Compra Directa pago a proveedor.

3 Página 3 de Para las requisiciones solicitadas con recurso estatal, no se solicitarán marcas, la descripción del bien o servicio deberá ser especificado para cubrir las características solicitadas. 3.4 El proveedor seleccionado en el procedimiento de compra, deberá estar registrado en el Padrón de Proveedores, de lo contrario, la Dependencia gestionará el registro por medio del Sistema de Adquisiciones, en la opción Proponer Proveedor, o bien, canalizarlo para que se registre en línea en la página web o directamente, en la mediante el llenado del formato Solicitud de alta proveedores FO Se integrará un expediente de compra, el cual contendrá los formatos siguientes: 1) Requisición de compra del Sistema de Adquisiciones, 2) Orden de Compra del Sistema de Adquisiciones con firma y sello de revisado de Contraloría y recibido de Egresos. 3) Copia de la representación impresa de la factura electrónica en formato PDF. En caso de ser inventariable, deberá contar con sello y firma de la Dirección de Bienes Patrimoniales. 4. MARCO RMATIVO 4.1 Ley de Adquisiciones, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima. 4.2 Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Colima, para el Ejercicio Fiscal vigente 4.3 Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima. 4.4 Reglas de Racionalización, Austeridad y Disciplina del Gasto Público Estatal para el ejercicio vigente. 4.5 Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 4.6 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima. 4.7 Manual de Equidad de Género. Requisito 4.1 Sistema de Equidad de Género 4.8 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación. 5. TÉRMIS/ DEFINICIONES ADQUICIÓN: Proceso mediante el cual el Gobierno del Estado obtiene los bienes y/o servicios necesarios para el desempeño de sus funciones públicas

4 Página 4 de 9 REQUICIÓN: Documento electrónico elaborado para registrar la adquisición de bienes o contratación de servicios. ORDEN DE COMPRA: Documento electrónico emitido por el Sistema de Adquisiciones, el cual contiene el concepto presupuestal de la compra. ADJUDICACIÓN DIRECTA: Proceso de compra cuyo monto de cada operación sea de 101 a 850 SMGV. PADRÓN DE PROVEEDORES: Base de datos de empresas registradas para ofrecer sus bienes y/o servicios a Gobierno del Estado. DEPENDENCIAS: Oficinas de Gobierno del Estado de Colima. SMGV: Salario mínimo general vigente. 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Compradora Proveedor Egresos Inicio 1 Identifica necesidad de requerimiento 2 Analiza precios Excede 100 S.M.G.V.? Ver Lineamiento de Adquisiciones A 3 Verifica suficiencia presupuestal Cuenta con suficiencia presupuetal? Ver Lineamiento de adquisiciones (apartado gestión de recursos). 4 Elige proveedor 2

5 Página 5 de 9 Compradora Proveedor Egresos 1 5 Elabora requisición en sistema de adquisiciones Requisición autorizada? A 6 7 Notificación de adjudicación Entrega material o realiza servicio Recepción de materiales y documento fiscal 8 Recepción completa? 3

6 Página 6 de 9 Compradora Dirección de Adquisiciones Proveedor Contraloría Egresos 2 El bien es inventariable? VER LINEAMIENTO DE ADQUICIONES (bienes inventariables) 9 10 Presenta documentos a revisión Firma y sella acuse de revisado 11 Presenta documentos para recepción 12 Firma y sella acuse de recibido 13 Integra expediente FIN A 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias 1. Identifica necesidad de requerimiento 1.1 La dependencia identifica la necesidad de algún requerimiento a partir de sus metas, programas o proyectos. 2. Analiza precios 2.1 Determina el monto total de la compra. 2.2 Verifica que el monto total queda comprendido dentro de los 100 S.M.G.V. 2.3 Excede 100 S.M.G.V.? Sí: Revisa el LI Lineamiento de No: continúa punto 3. LI Lineamiento de

7 Página 7 de 9 Proveedor 3. Verifica suficiencia presupuestal 3.1 Consulta su presupuesto en el Sistema de Adquisiciones en la partida correspondiente y verifica si cuenta con trámites pendientes para restarlos del presupuesto. 3.2 Cuenta con suficiencia presupuestal? Sí: continúa punto No: Revisa el LI Lineamiento de Adquisiciones, gestión de recursos. 4. Elige proveedor 4.1. La dependencia elige al proveedor considerando mínimo los siguientes puntos: Acredita personalidad jurídica Su objeto social corresponde al giro de los artículos a adquirir o bienes a contratar. 5. Elabora requisición en Sistema de 5.1 Ingresa al Sistema de Adquisiciones, capturando usuario y contraseña. 5.2 Ingresa a la opción Compra Directa pago a proveedor. La requisición es autorizada? Sí: Continúa paso 6. No: Fin. 6. Notificación de adjudicación La dependencia notifica al proveedor que su solicitud ha sido autorizada, con la finalidad de que prepare el surtimiento de los artículos o realice el bien o servicio. 7. Entrega material o realiza el servicio. 7.1 El proveedor entrega el material a la dependencia o realiza el servicio contratado. 8. Recepción de materiales o realización del servicio y documento fiscal. 8.1 La dependencia recibe el material o la realización del servicio, y verifica que cumpla con lo requerido. 8.2 Si está conforme con lo entregado, recibe la factura o comprobante fiscal para el trámite de pago. 8.3 Recepción completa? Sí: Registra en Sistema de Adquisiciones en opción Recepción de Material y el número de factura recibida, continúa paso LI Lineamientos de Catálogo clasificador por objeto del Gasto. Artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima. Sistema de LI Lineamientos de

8 Página 8 de 9 Contraloría Egresos 8. No: Gestiona paso 7. El bien es inventariable? Sí: Ver LI , bienes inventariables. No: Ingresa documentación al área de Egresos. 9. Presenta documentos a revisión La dependencia presenta la orden de compra, la requisición y la factura para revisión por Contraloría. 10. Firma y sella acuse 10.1 Contraloría revisa la documentación presentada, si cumple con las leyes que le aplican y los lineamientos establecidos, firma y sella el acuse de la dependencia. 11. Presenta documentos para recepción 11.1 La dependencia presenta la orden de compra firmada y sellada por Contraloría, la requisición y la factura en ventanilla del área de Egresos para el proceso de pago a proveedor. 12. Firma y sella de recibido Revisa en ventanilla los documentos presentados, firma y sella de recibido. 13. Integra expediente de compra La dependencia integra el expediente de la compra, conforme al punto 3.5 del apartado de Políticas de este documento. LI Lineamientos de PR Procedimiento de Adjudicación Directa. 12 REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo No Aplica No Aplica Requisición de Compra impresa del Sistema de Orden de Compra impresa del Sistema de Adquisiciones, con firma y sello de Contraloría y Egresos. 2 años 2 años No Aplica Copia de la Factura 2 años Compradora. Compradora. Compradora.

9 Página 9 de 9 13 SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 30/05/2014 Inicia su uso.