Plan de calidad para elaborar el informe de gobierno

Transcripción

1 Secretaría de Fecha de emisión 28/03/2014 Versión N. 9 Página: 1 de 6 Plan de calidad para elaborar el informe de gobierno Elaboró Revisó Lic. Enrique Ulises Dueñas López Ing. Eliezer Chávez Alcaraz Analista Aprobó Jefe del Departamento de M.C. Armando González Valencia Director de

2 Secretaría de Página 2 de 6 1. OBJETIVO: Establecer la metodología para recopilar, analizar y sistematizar la información relevante generada por cada uno de los tres órdenes de, que da cuenta anualmente del quehacer institucional, a través del. 2. ALCANCE: Conformar un documento con la mayor rigurosidad de análisis en los datos para que permita la confiabilidad de la información contenida en obras y acciones realizadas durante un periodo determinado. 3. POLÍTICAS 3.1 Toda información deberá suministrarse en el plazo y los formatos enviados por la SEPLAN, que podrán ser modificados o adecuados de acuerdo a las necesidades de los programas que operen en el período. 3.2 Las s generadoras son los responsables de integrar la información en los formatos que la SEPLAN establece. 3.3 La es la responsable de emitir la metodología para la elaboración de los Informes de. 3.4 La es la responsable de recopilar, analizar, sistematizar y presentar la información correspondiente. 3.5 Cada generadora, nombrará un enlace encargado de dar seguimiento a la información solicitada hasta la validación final de la misma. 3.6 De toda la información recibida, se integran expedientes numéricamente ordenados por. 3.7 La aplicará anualmente un oficio-encuesta para determinar la satisfacción del cliente (SGG) sobre el producto entregado, durante los tres meses posteriores a su entrega. 3.8 La aplicará anualmente una encuesta de retroalimentación a los proveedores de información para el, la evaluación será en los tres meses posteriores a la entrega del producto, con el propósito de definir y aplicar las acciones correctivas y de mejora. 3.9 La interpretará los resultados del oficio-encuesta aplicado al cliente (SGG) y la encuesta de retroalimentación de proveedores de información para el, con el propósito de definir y aplicar las acciones correctivas y de mejora. 4. MARCO NORMATIVO 4.1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima Ley de para el Desarrollo del Estado de Colima Reglamento Interior de la Secretaría de Norma ISO , Requisito Decreto No TÉRMINOS/ DEFINICIONES SEPLAN.- Secretaría de.

3 Secretaría de Página 3 de 6 GARI.- Grado de Avance en la Recepción de la Información. GAPRO.- Grado de Avance del Proceso. GEPRO.- Grado de Efectividad del Proceso. GART.- Grado de Avance en la Recepción de los Textos por Subcomité. COMUNICACIÓN SOCIAL.- Coordinación General de Comunicación Social. SGG.- Secretaría General de. 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Inicio Elaboración Oficios de solicitud de información Instructivo para Formato de información de s Estructuración para el Departamento de Documental *Relación de s *Oficio de acuse con sello o firma Entrega de Información turnada a cada Oficios de solicitud de información Instructivo para el Formatos de información de s Recepción de Oficios Cuadros estadísticos Textos de temática Información recopilada por Recopilación de la Información Análisis y sistematizaci ón Tres órdenes de Departamento de Documental y Departamento de Tres órdenes de Enlaces internos Contraloría GAPRO GEPRO Tarjeta informativa (GARI) GART Seguimiento de información del Expediente de información analizada y sistematizada por Oficio Cuaderno para Información recopilada por Cuadros y textos analizados y depurados por Oficio Cuaderno para Textos, anexos y fotos (impresos y en medio magnético) Información analizada y sistematizada, tipo y tamaño de letra corrección ortográfica Oficio para contraloría Cuaderno para Cuadros y textos analizados por Armado de documento para informe Departamento de documental y Departamento de Vo. Bo. Secretario de revisado Cuerpo del documento impreso y en medio magnético 2

4 Secretaría de Página 4 de 6 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados 1 revisado Entrega Comunicación Social Secretaria de Comunicación Social Oficio armado Cuerpo del documento armado Revisión de Informe en imprenta Comunicación Social editado impreso con anexos y textos revisados editado Entrega a SGG Secretaría de SGG Oficio de entrega de informe Textos y anexos del Fin 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Grado de Avance en la Recepción de la Información. Grado de Avance del Proceso Grado de Efectividad del Proceso Grado de Avance en la Recepción de los Textos por Subcomité. GAPRO = No. DEP. RECIBIDAS GARI = No. TOTAL DE DEP. No. DEP. PROCESADAS No. TOTAL DE DEP. X100 X100 No. DEP. PROCESADAS X TIEMPO ALCANZADO GEPRO = X100 No. TOTAL DE DEP. X TIEMPO TOTAL Anual Secretaria de la Anual Anual No. SUBCOMITES RECIBIDOS GART = No. TOTAL DE SUBCOMITES X100 Anual Jefe del Depto. de Documental Jefe del Depto. de Documental Director de

5 Secretaría de Página 5 de 6 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo IT Instructivo para FO Tarjeta Informativa FO FO Seguimiento de Información del Grado de Avance del Proceso (GAPRO) FO Grado de Efectividad del Proceso FO Tarjeta Informativa Textos (GART) Cuaderno de Revisión de Obra Oficios de Solicitud de Información Un año Secretaria de la Dirección de Secretaria de la Dirección de Secretaria de la Dirección de Formatos de Información de Dependencias Oficio a Contraloría General del del Estado de Colima para Secretario de Oficio de Entrega de Texto y Anexos Analizados y Ordenados al Secretario de Oficio a la Dirección General de Comunicación Social para edición del Secretario de Oficio de Entrega de a Secretaría General de Secretario de

6 Secretaría de Página 6 de 6 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 9 28/03/ /11/ /04/ /12/2013 Se agregaron 3 nuevas políticas 3.7, 3.8, 3.9, relacionadas con las encuestas al cliente, proveedores y el análisis de la información. Se agregó en trámites y/o servicios el nombre de: y en el apartado del marco normativo se cambia el decreto 364 por el decreto 620 debido a la modificación que tuvo el artículo número 31 de la Constitución Política del Estado de Colima así como también se cambió el responsable del resguardo del oficio de solicitud de información, el GARI y GART. Se modificó el diagrama de flujo, se incluyeron los nuevos registros de calidad y se anexó la terminología ya mencionada, se cambió de versión el Instructivo para pasando a la versión 3. Se modificó el diagrama de flujo, el alcance, se incluyeron dos nuevos formatos (GAPRO y GEPRO), de los cuales saldrán dos nuevos indicadores, se eliminó la Tabla de Revisión de Información y se anexaron las dos terminologías ya mencionadas. 5 25/02/2012 Se modificó el diagrama de flujo 4 25/01/2012 Se modificó el diagrama de flujo y las políticas 3.1 y /09/ /05/2011 Se agregó el indicador GARI, se modificó el diagrama de flujo y el formato del mismo. Se agregó el registro de seguimiento de la información del y cambió de versión el Instructivo para. 1 03/12/2010 Se agregó en el diagrama (entrada) el decreto No Inicia su uso.