Procedimiento para control del producto no conforme

Transcripción

1 Fecha de emisión: 21/02/2013 Versión N. 3 Página: 1 de 6 Procedimiento para control del producto no conforme Elaboró Revisó M.A Hugo Leonel Castro Roca Jefe del Departamento de Sistemas de Gestión y Mejora Continua Aprobó Licda. Angélica María Aguilar Arias Directora de Atención al Sector Público Lic. Efrén Díaz Castillero Director General del Instituto para la Competitividad del Estado de Colima

2 Página2 de 6 1. OBJETIVO Asegurar que los productos y servicios proporcionados por las dependencias u organismos, que no sean conformes con los requisitos establecidos, se identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos de las dependencias y organismos que proporcionan productos y/o servicios a usuarios internos y externos, cuando se generen productos y/o servicios que no cumplan sus requisitos, los del usuario o los legales y reglamentarios. 3. POLÍTICAS 3.1 Este procedimiento es aplicable cada vez que se detecte un producto no conforme. 3.2 El representante de la dirección debe implementar, mantener y difundir este procedimiento para su aplicación en los procesos involucrados en el SGC. 3.3 El personal involucrado en el SGC, debe cumplir con las disposiciones contenidas en este procedimiento. 3.4 Los responsables de las áreas deben: Definir los mecanismos internos de su área de responsabilidad para identificar y segregar el producto no conforme generado. Evaluar el tipo de correcciones y/o acciones a tomar y cuando aplique, asegurarse que no vuelva a ocurrir, de acuerdo con lo indicado en el PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora. Mantener los registros emitidos por la aplicación de los controles del producto no. 3.5 Se deben identificar los productos no conformes derivados del incumplimiento de requisitos especificados en los procesos. 3.6 Aquellos productos no conformes cuya causa de incumplimiento sea circunstancial y que no afecte en el funcionamiento para el cual fue creado, no requiere de la aplicación completa de este procedimiento, sin embargo, se debe corregir inmediatamente la desviación y registrar. Mensualmente se debe elaborar un informe que contenga la información relacionada con dichos productos no conformes, con el fin de evaluar la pertinencia de realizar acciones posteriores. 3.7 Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación, para demostrar su conformidad con los requisitos. 3.8 Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, el RD y/o quien corresponda según el proceso, deberán tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos o efectos potenciales de la no conformidad. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 rma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 8.3 Control del producto no conforme. 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES PNC: Producto no conforme: Incumplimiento con la(s) características de la calidad establecidas en los procesos o bien al incumplimiento de algún trámite o servicio.

3 Página3 de 6 Cliente: Institución o persona que recibe un producto. ta: El cliente puede ser interno o externo a la organización. Por ejemplo: Consumidor, usuario final y beneficiario. Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. ta: Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene características no conformes, dentro de unos límites definidos por un tiempo o cantidad acordados. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. ta 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. ta 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso (Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos) o una reclasificación Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Especificación: Documento que establece requisitos. Una especificación puede estar relacionada con actividades o productos. En algunas ocasiones, por el tipo de operación también puede llamarse Criterio. Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones. Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. Permiso de desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto, antes de su realización. Producto: Resultado de un proceso. Puede ser un bien tangible o un servicio. Reproceso o retrabajo: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. Reclasificación: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales. Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria.

4 Página4 de 6 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Personal / Clientes Responsable del proceso o personal a su cargo Representante de la Dirección Inicio 1 Identifica producto no conforme 2 tifica al responsable del proceso Registra el producto no conforme 3 4 El PNC está con el cliente? Si Informa al cliente Evalúa y determina el tratamiento del PNC 5 6 Verifica la efectividad de las acciones realizadas si Se recupera el PNC? La acción es efectiva? Si 7 Evalúa la necesidad de realizar una acción correctiva 9 10 Requiere acción correctiva? tifica al RD Concluye la atención a la desviación Si 8 Aplica procedimiento AC, AP y AM PM-SG-05 Fin

5 Página5 de 6 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de actividades Referencias Personal/Cliente Responsable del proceso o personal a su cargo 1. Identifica producto no conforme 1.1 Detecta el producto no conforme cuando una de las especificaciones en el proceso no se esté cumpliendo. 2. tifica al responsable del proceso 2.1 tifica al responsable del proceso la existencia del producto no conforme, señalándole su ubicación. 3. Registra el producto no conforme 3.1 Registra el PNC, anotando la fecha en que se detectó, responsable de darle tratamiento y una breve sinopsis de la situación por la que se presentó. El PNC está en poder del cliente? 3.2 Si, pasa a la fase , pasa a la fase Informa al cliente 4.1 tifica por cualquier medio al cliente para informarle de la existencia de un producto no conforme y de su sustitución cuando sea posible. Se puede recuperar el producto no conforme?. pasa a la fase 7. Sí. Pasa a la fase Evalúa y determina el tratamiento del producto no conforme 5.1 Evalúa el producto no conforme y determina su tratamiento de acuerdo a lo siguiente: Corrección Reproceso Liberación Desecho 5.2 Realiza el tratamiento correspondiente del producto no conforme y registra las acciones tomadas al respecto en la sección de Acción realizada del registro. 6. Verifica la efectividad de las acciones realizadas 6.1 Verifica que la acción sea efectiva y que el producto cumpla con los requisitos iniciales. ta: Puede apoyarse con los auditores internos para la verificación de que la acción sea efectiva. La acción es efectiva?. Regresa a la fase 5. Sí. Pasa a la siguiente fase. 7. Evalúa la necesidad de realizar una acción correctiva 7.1 Analiza si aplica acciones correctivas, esto es, dependiendo la frecuencia y la gravedad del producto no F0-SG-19 Relación del producto no conforme

6 Página6 de 6 RD conforme. Requiere acción correctiva? Sí. Pasa a la fase 8.. Pasa a las fase Aplica procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora. 8.1 De ser necesario se inicia con el PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora para asegurase de que las acciones tomadas eviten la generación de otros productos no conformes. 9. tifica al Representante de la Dirección 9.1 tifica al RD las acciones tomadas sobre el producto no conforme detectado. 10. Concluye la atención a la desviación 10.1 Da por concluido el producto no conforme Integra informe mensual con información relacionada con dichos PNC, con el fin de evaluar la pertinencia de realizar acciones posteriores. PM-SG-05 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo FO-SG-19 Relación del producto no conforme 1 año Direcciones de área / responsables de procesos 9. SECCIÓN DE CAMBIOS. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 3 21/02/2013 Se modificó el formato de Relación del producto no conforme. 2 20/11/ /09/ /03/2010 Inicia su uso. La responsabilidad de emitir y dar a conocer el procedimiento es del Instituto para la Competitividad del Estado de Colima. Se modificó el flujo del proceso. Se agregó la actividad Cambió a procedimiento master de aplicación general para todas las dependencias y organismos que integran el SGC, con clave PM-SG.04. Cambió el objetivo, alcance y políticas. Se agregó el formato de FO-SG-19 Relación del producto no conforme. Se eliminó el formato Registro de hallazgos de este procedimiento, ya que se controlará en el PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora.