CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Procedimiento

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETO Establecer las políticas, actividades y controles necesarios para dar un adecuado tratamiento y control de producto no conforme s durante el desarrollo de los contratos suscritos por la empresa. 2. ALCANCE Esta norma es aplicable a los contratos suscritos por Consultores del Desarrollo S.A. cuyo objeto establezca actividades de Consultoría (Estudios y Diseños, Interventorías y/o Gerencias de Proyectos) y/o Construcción de obras civiles. 3. DEFINICIONES Producto no conforme (PNC): Corresponde a aquellos servicios o productos que no cumplen en su totalidad con las especificaciones técnicas establecidas por el cliente en los contratos suscritos para cada proyecto en específico. Cliente: Es la entidad contratante del servicio y receptora del producto elaborado por la empresa. Terceros: Son las entidades que generan información que tenga directa relación con las actividades desarrolladas por Consultores del Desarrollo S.A. Documento soporte: Es aquel que valida un acto, ya sea de naturaleza jurídica, administrativa, contable, financiera o técnica. Informes: Es el documento mediante el cual se comunica al cliente los resultados obtenidos en desarrollo de las actividades de los contratos suscritos. Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos especificados. Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso. Concesión: Autorización para utilizar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. ELABORO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN REVISO Y APROBO: PRESIDENTE FECHA: FECHA:

2 Página 2 de 5 4. CONDICIONES GENERALES Una no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, que se detecta como resultado del seguimiento y medición al proceso, mientras que un producto no conforme puede presentarse antes (en la preparación del servicio) o durante la operación, y puede ser por un cliente interno o externo. En consultoría, se consideran productos no conformes los documentos recibidos del cliente y/o de terceros que sean necesarios para la ejecución adecuada de los proyectos y que no cumplan con lo especificado. También constituyen productos no conformes los planos, especificaciones, presupuestos, cronogramas, informes y cualquier otro documento producto de las actividades de Consultores del Desarrollo S.A., que no cumpla con los requisitos especificados en el contrato suscrito. En Construcción, se considera producto no conforme cualquier resultado de la actividad constructiva que no cumpla con las especificaciones técnicas del proyecto. 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ES 1 PRODUCTO CONFORME DETECTADO RECEPCIÓN NO EN Inspecciones iniciales en los proyectos (Documentos, materiales de obra) En Consultoría, el producto no conforme puede ser en recepción una vez que el personal designado del proyecto haya analizado y revisado la documentación suministrada por el cliente o terceras personas. En caso de encontrar documentación que no cumpla con los requisitos, el director del proyecto o quien éste delegue se comunicará con los responsables del producto recibido, registrando la acción tomada en la columna de observaciones del Listado Maestro del Proyecto. Responsable por inspección inicial en los proyectos Documento ó Material No No Listado Maestro de Proyecto Oficio de devolución de material En Construcción, el producto no conforme puede ser en recepción una vez que el personal designado del proyecto haya inspeccionado el material recibido en obra. En caso de encontrar que el material no cumple con las

3 Página 3 de 5 especificaciones, el director del proyecto o quien éste delegue se comunicará con los responsables del producto recibido y hará devolución por medio de oficio al proveedor, del material no conforme. 2 CONFORMES DETECTADOS EN PROCESO Y AL FINAL Resultados Inspecciones proyectos de en Debido a que este tipo de producto no conforme no es originado por la empresa, se excluirá del cálculo de los indicadores de los procesos (No. de productos no conformes en el período); sin embargo, deben tomarse las acciones para impedir su incidencia en la calidad de los productos finales. El funcionario que detecte el producto no conforme en las inspecciones y revisiones realizadas a los productos elaborados por la empresa durante el desarrollo y al final del proyecto, debe informar la situación al Director del Proyecto o a quien haga sus veces para que identifique el producto no conforme, con el fin de prevenir su uso o entrega no intencional y determine las acciones a seguir (reproceso, desecho, liberación por concesión) registrándolas en el Formato Identificación y Tratamiento de Producto No. Las acciones definidas deben ser comunicadas al responsable de la implementación del tratamiento. Si el producto es reprocesado, el director del proyecto o quien éste designe, verificará nuevamente que se cumpla con los requisitos especificados. En caso de concesiones, se deben mantener los registros apropiados que evidencien la autorización para la liberación del producto, por parte del cliente o la autoridad pertinente. Responsable inspección producto por del Registro de PNC Formato Identificación y Tratamiento de Producto No Se deben mantener los registros apropiados que evidencien la autorización para la implementación del tratamiento del PNC, por parte del cliente o la autoridad pertinente.

4 Página 4 de CONFORMES DETECTADOS DESPUÉS DE LA ENTREGA AL CLIENTE CONFORMES COMO FUENTE DE ACCIÓN CORRECTIVA Quejas del Cliente Seguimiento realizado por la organización Información sobre PNC Cuando se detecte un producto no conforme luego de la entrega al cliente, se deberá comunicar la situación al Director del Proyecto, al Director Técnico y al Gerente Técnico de manera que se determinen las acciones a seguir. En caso de quejas del cliente se debe aplicar el procedimiento de Acciones Correctivas. Dependiendo de la criticidad y recurrencia de los productos no conformes, se deberá determinar la necesidad de emprender una acción correctiva siguiendo el procedimiento Acciones Correctivas. Director de Proyecto Director del Proyecto o quien haga sus veces Control de PNC después de la entrega Acción Correctiva - - Queja o reclamo del cliente. Formato Solicitud de Acciones Correctivas/Preventivas. Formato Solicitud de Acciones Correctivas/Preventivas 6. CONTROL DE CAMBIOS No. DE VERSION FECHA CAPITULO/ NUMERAL RESUMEN DE CAMBIOS Y COMENTARIOS Creación. Este reemplaza al UGC por cambio de código Se cambió el procedimiento a seguir en el caso de productos no conformes s en recepción. Se eliminó el uso del Formato de Tratamiento de Productos No s para este tipo de productos. Se incluyó la revisión e inspección de todos los documentos elaborados por la empresa en el numeral de productos no conformes 4.2. s en proceso. Se eliminó la clasificación de producto no conforme grave y leve. Se especificó la necesidad de mantener registros de concesiones, en caso de que se presenten Se incluyó un numeral relacionado con los productos no conformes s después de entregados al cliente Se adicionó un numeral, especificando los productos no conformes como fuente de acción correctiva. Se cambió el encabezado y tipo de letra del instructivo. Se modificaron los cargos de acuerdo con los cambios en el organigrama. Se eliminó el código del documento, se cambió el logo por cambio de la imagen corporativa. Se modificó la estructura del documento. Se incluyó el Control del PNC generado por las actividades de Construcción Se modificó el objeto del procedimiento.

5 Página 5 de 5 4 Se incluyó el capítulo de condiciones generales para este procedimiento. 6 Se incluyó cuadro de control de cambios. Fin del Documento