MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Control de Producto No Conforme PÁGINA 1 DE 12

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1 Control de Producto No Conforme PÁGINA 1 DE 12 C O N T E N I D O Tema Página 1. Objetivo Alcance Referencias Definiciones Marco Jurídico Lineamientos 3 7. Diagrama de Flujo Descripción del Procedimiento Instructivos de llenado de los formatos Enfoque Cliente-Proveedor Control Interno Institucional Vinculación Con Otros Sistemas Anexos. Ninguno Á M B I T O A L Q U E P E R T E N E C E Este documento respalda el cumplimiento en los siguientes ámbitos: X Calidad Salud y Seguridad en el Trabajo Ambiental Soporte Administrativo F O R M A T O S I N C L U I D O S E N E S T E D O C U M E N T O (F-PR-02-01) Formato de rechazo externo. Rev. 5 Hojas de identificación de los procesos (Ver P-PR-01). Fecha de Revisión Gerencia C U A D R O D E I D E N T I F I C A C I Ó N D E L D O C U M E N T O Unidad Administrativa Elaboró Revisó y Aprobó Autorizó Emisión 09 / DIC / 2009 Gerencia de Coordinación de Ing. Edgar Carrillo Arias Ing. Edgar Carrillo Arias Arq. Gustavo Guerrero Ochoa

2 Control de Producto No Conforme PÁGINA 2 DE OBJETIVO Establecer el método para asegurar la oportuna detección y disposición de las no conformidades del producto que prevenga su uso o entrega no intencional. 2.- ALCANCE Aplicable a todas las no conformidades detectadas en cualquier etapa del proceso. 3.- REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal Anexo Qué debemos saber en cuanto al control de los documentos del Sistema de Gestión Integral Orden de Trabajo. (F-CO-01-04) Documentos de Apoyo Carpeta de Defectivos Instructivos de Operación de los procesos Tarjetas de Control de Mano de Obra Solicitud de Material para Reprocesos. (F-AL-01-10) 4.- DEFINICIONES Conformidad: Indicación o juicio afirmativo de que un producto o servicio cumple con los requisitos especificados. No conformidad: Incumplimiento de los requisitos especificados. Reproceso: Repetición del Proceso por a) pedido incompleto b) defectuosidad Especificación: Establece los requisitos a los que se debe apegar el producto o servicio. 5.- MARCO JURÍDICO Manual de Organización de IMPRESORA Y ENCUADERNADORA, PROGRESO S. A. DE C. V LINEAMIENTOS 1. El operador deberá informar oportunamente sus dudas en el seguimiento y medición del proceso y producto al Supervisor / Coordinador de en su caso, después de haber utilizado las herramientas de referencia. 2. Cuando se trate de un rechazo interno en producto terminado, deberá indicarse la disposición del producto, así como la debida autorización del Gerente de. 3. La responsabilidad de evaluar la no conformidad detectada y definir su disposición en el material en proceso recae en el Gerente de, Coordinador de y Supervisores. 4. La responsabilidad de evaluar la no conformidad detectada y definir su disposición en rechazos externos recae en el Gerente de conjuntamente con los Coordinadores y Supervisores, con la participación del Gerente Comercial. 5. La Gerencia de es responsable de definir la disposición de la materia prima no conforme.

3 Control de Producto No Conforme PÁGINA 3 DE Cuando se presenten rechazos externos e internos debido a procesos realizados por líneas de apoyo, la responsabilidad de evaluar la no conformidad y definir su disposición será de la Gerencia de / Gerencia Comercial y Gerencia de Administración y Finanzas. 7. El área Comercial es el contacto directo con el cliente para la negociación de rechazos. 8. La Gerencia de deberá informar oportunamente (por medio de correo electrónico), al área Comercial la desviación del Producto No Conforme cuando éste requiera su negociación con el cliente, así como con la propuesta de solución. 9. Los reprocesos deberán tener una verificación por completo y en todas sus etapas. 10. EL área Administrativa es responsable de calcular el costo no calidad de los reprocesos, la información deberá entregarse a la Coordinación de Innovación y Calidad. 11. Los rechazos externos deberán estar respaldados por un CAC (Cedula de Acción Correctiva), sí es necesario se anexarán muestras correspondientes. 12. Se anexaran muestras cuando se dé aviso al área comercial de una no conformidad detectada en el producto proporcionado por el cliente durante el proceso de fabricación. 13. El Coordinador, Jefe o Supervisor son responsables de avisar a la Gerencia de y al área Cotizaciones las desviaciones detectadas en los negativos, que impidan continuar con el proceso. 14. El operador de Preprensa avisará a la Gerencia de y al área de Cotizaciones las desviaciones detectadas en los archivos propiedad del cliente. 15. Toda desviación presentada en cualquier proceso será registrada en las Tarjetas de Control de Mano de Obra vía sistema. 16. Para la liberación de los materiales que sufran algún tipo de desviación se aplicara el siguiente criterio: Para las desviaciones criticas se aplicara el criterio del Gerente de con la Participación del Coordinador de y cuando proceda con la Gerencia Comercial. Para las desviaciones mayores se aplicará el criterio del Coordinador con el supervisor del área involucrada Para las desviaciones menores se tomará el criterio del supervisor con la participación del operador del proceso (Apoyo instructivo de defectos) 17. Las hojas sobrantes (maculatura) de podrán ser reutilizables para el ajuste, limpieza de máquina y descarga de tinta. Ya usadas se desecharan. 18. La identificación del rechazo externo como producto no conforme, se realizará con el formato F-PR Formato De rechazo externo o con la identificación de estado de inspección roja. 19. El producto no conforme podrá o no ser segregado al área definida (área de viruta) de producto no conforme por restricciones de espacio. LINEAMIENTO ÚNICO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Con la finalidad de mantener la integridad de los documentos normativos internos que pertenezcan al Sistema de Gestión Integral de la entidad, se requiere que todos los usuarios que consulten este documento, conozcan y cumplan con lo establecido en el Anexo Qué debemos saber en cuanto al Control de los Documentos del Sistema de Gestión Integral, que está situado al principio de cada carpeta de procedimientos e instructivos del SGC.

4 Control de Producto No Conforme PÁGINA 4 DE Diagrama de Flujo del proceso PLANEACIÓN Especificaciones en O.T. Instructivos de operación 4 Recibe e inspecciona materia prima Recibe material propiedad del cliente Eejecuta proceso de fotomecánica o preprensa de acuerdo a especificaciones SI EJECUCIÓN Cumple especificaciones? Identifica el material y registra Envía material al proceso correspondiente Genera placas Instructivos de operación NO TCMO vía sistema Instructivos de operación /O.T Cumple especificaciones? SI NO Proveedores: No recibe M.P. Clientes: Genera desviación de materiales del cliente Genera desviación de material del cliente Avisa al área comercial Procedimiento de producto proporcionado por el cliente Informa el área de Adquisiciones para su devolución Procedimiento de evaluación a proveedores TCMO vía sistema Desviación del MPC Identifica material como conforme y coloca en racks Inicia proceso de SI Cumple especificaciones? Registra e identifica material para su empaque Inspecciona producto final Cumple especificaciones? SI Identifica y libera a Embarques Separa material defectuoso NO Separar material e identifica estado de conformidad (rojo,azul) y registra NO Proceso de maquila Identifica como producto no conforme Coloca en área de producto no conforme Identifica como rechazado TCMO vía sistema Envía a área de producto no conforme Recibe rechazo externo Coloca en tarima con identificación 3 Evalúa no conformidad Toma acción contingente Registra Informa al personal involucrado TCMO vía sistema CONTROL Da seguimiento al avance de ordenes en proceso y a las acciones a tomar Identifica producto no conforme Acción contingente SI Es un reproceso? Externo O.T. Serie 7000 Autorización Análisis por O.T. NO Interno Orden de Trabajo EVALUACIÓN Evaluación de Indicadores de medición Status de Acciones correct/prev Seguimiento a cedula de acción dcorrectivo SI Cumple especificaci ones? Identifica material como conforme y coloca en racks NO Registra no conformidad TCMO vía sistema Identifica como rechazado Asigna en rack de producto no conforme 3 Registra Informa al personal involucrado TCMO vía sistema 4 Solicitud de material Inicia proceso de Identifica azul/roja defectuosidad detectada durante el proceso Registra TCMO vía sistema Cumple especificaciones? NO Toma acción contingente y avisa al personal involucrado Evalúa no conformidad ENTRADA SI PROCESO SALIDA

5 Control de Producto No Conforme PÁGINA 5 DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actor No. Descripción de Actividad PLANEACIÓN Supervisor / Operador Coordinador de / Supervisor 1. Recibe la O.T. verificándole los datos completos junto con sus especificaciones y analiza las características de los materiales y de los procesos a realizar. 2. De acuerdo con los instructivos de operación se desarrollan las actividades necesarias para procesar la O.T. EJECUCIÓN MATERIA PRIMA Almacén Almacén Almacén Almacén Subgerente de Adquisiciones Almacén Analista especializado del área de cotizaciones 3. Recibe y verifica las características de la materia prima con base en especificaciones, orden de compra y/o requisición. 4. La materia Prima cumple con las especificaciones?. 5. No. No se recibe e informa a la Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios. 6. Informa al área de Adquisiciones sobre los defectos existentes en el material para su disposición. 7. Continúa con el Procedimiento para la evaluación a los proveedores. 8. Si la materia prima cumple con las especificaciones, identifica el material con etiqueta verde. 9. Entrega al área de el material que envío el cliente para la elaboración de la O.T. PROPIEDAD DEL CLIENTE Gerencia de 10. Recibe material propiedad del cliente. Si son negativos, entonces continua actividad 12 y no aplica la 21 a 24 Si es CTP continua actividad 21 y no aplica la 12 a 21 Formadores 11. Revisa y ejecuta por medio de los instructivos de operación el proceso de fotomecánica de acuerdo a las especificaciones indicadas en la O.T. Formadores 12. Los negativos cumplen con los requerimientos de la orden de trabajo? Formadores 13. No. Registra la no conformidad en la TCMO vía sistema, avisa para que a su vez, reporte al área Comercial de acuerdo al Procedimiento de producto proporcionado por el cliente. Formadores 14. Si. Integra el material al sobre y lo identifica con la etiqueta verde como aprobado y lo asigna en el lugar correspondiente (Gaveta).

6 Control de Producto No Conforme PÁGINA 6 DE 12 PLACAS Formadores 15. Envía el material al área de transporte para la elaboración de placas Transportista 16. Revisa y ejecuta por medio de los instructivos de operación el proceso de transporte generando las placas de acuerdo a las especificaciones indicadas en la O.T. Transportista 17. Las placas son aprobadas de acuerdo a los requerimientos definidos? Transportista 18. No. Identifica la placa con una cruz por la parte posterior con el número y el nombre de la O.T. Transportista 19. Registra la no conformidad en la TCMO vía sistema y avisa al Supervisor o Jefe Transportista 20. Si. Continúa el proceso. Operador de 21. Recibe material propiedad del cliente. Preprensa Operador de Preprensa 22. Revisa y ejecuta por medio de los instructivos de operación del proceso las especificaciones indicadas en la O.T. Operador de 23. El material procesado cumple con las especificaciones? Preprensa Operador de 24. Si. Envía al área usuaria. Preprensa Operador de 25. No. Genera F-PR Nota Informativa, registra en TCMO vía Preprensa Supervisor / Jefe / Coordinador de producción. Transportista / CTP Transportista / CTP sistema y reporta al Supervisor o al Jefe Coordinador de. 26. Evalúa la defectuosidad del material procesado. 27. Asigna las placas en el rack correspondiente al producto no conforme. Continúa con la act Si. Identifica el material con etiqueta verde como producto conforme, registra en la TCMO vía sistema y lo asigna en los racks correspondientes. IMPRESIÓN Maquinista de Maquinista de / supervisor de Maquinista de Maquinista de Maquinista de 29. Revisa y ejecuta por medio de los instructivos de operación el proceso de de acuerdo a las especificaciones indicadas en la O.T. 30. La de pliegos cumple con las especificaciones? 31. No. Identifica la defectuosidad durante el proceso, señalando el defecto. 32. Identifica el material defectuoso, correspondiente al producto no conforme. 33. Registra la no conformidad en la TCMO vía sistema y avisa al Supervisor Impresión.

7 Control de Producto No Conforme PÁGINA 7 DE 12 Supervisor / / Coordinador de producción. Maquinistas de 34. Evalúa la defectuosidad del material impreso. 35. Si. Identifica el material con etiqueta verde como producto conforme, registra en la TCMO vía sistema y lo asigna en el área con su correspondiente etiqueta de identificación. ENCUADERNACIÓN / Operadores Encuadernación / Coordinador de. Encuadernación / Coordinador de Operador de / Encuadernación Operador de Operador de Operador de Operador de 36. Revisa y ejecuta por medio de los instructivos de operación el proceso de de acuerdo a las especificaciones indicadas en la O.T. 37. Cumple con las especificaciones el material de acuerdo al proceso de?. 38. No. Separa e identifica el material con la defectuosidad detectada durante el proceso con su etiqueta roja. 39. Identifica el material defectuoso como rechazado con su correspondiente identificación. 40. Asigna el material defectuoso en el área correspondiente (área de viruta) de producto no conforme. 41. Registra la no conformidad en la TCMO vía sistema y avisa al Encuadernación. 42. Evalúa la no conformidad del material. 43. Con base en el análisis de estado de inspección / instructivo de defectos toma acciones contingentes y avisa a todas las áreas involucradas. Se registra acción en la TCMO vía sistema del proceso. 44. Sí. Identifica el material con etiqueta verde como producto conforme, registra en la TCMO vía sistema y lo asigna al área de empaque. 45. Realiza una inspección del producto final verificando las especificaciones indicadas en la O.T. 46. Determina si cumple o no cumple con las especificaciones. 47. No. Identifica el material como producto no conforme. 48. Segrega el material no conforme en el área correspondiente (área de viruta) de producto no conforme. 49. Registra la no conformidad en la TCMO vía sistema y avisa al Encuadernación / Coordinador de.

8 Control de Producto No Conforme PÁGINA 8 DE 12 / Coordinador de / Coordinador de 50. Evalúa el material de la no conformidad. 51. Si. Identifica el material con etiqueta verde como producto conforme, remisiona al área de Embarques. EMBÁRQUES embarques embarques Gerencia de 52. Recibe el rechazo externo. 53. Identifica el producto con etiqueta roja de rechazo externo, colocándola en el área de producto no conforme, avisa a la Gerencia Comercial y Gerencia de 54. Verifica producción rechazada y establece propuesta de solución, registra en la Cedula de Acción (CAC). CONTROL Gerente / Coordinador / Jefe / Áreas involucradas 55. Da seguimiento al avance de la O.T. en proceso incluyendo líneas de apoyo a través del Programa de y las TCMO vía sistema de cada proceso 56. Identifican producción no conforme Rechazo Interno Rechazo Externo Líneas de Apoyo Subgerente 57. Cuando la acción contingente de un rechazo externo requiera comercial realizar un reproceso se genera la orden de trabajo con la serie 7000 Gerente de 58. Cuando se trate de un reproceso y/o un rechazo interno, se informa verbalmente a la Dirección General y se solicita su autorización para realizar las acciones pertinentes. Supervisores 59. Se solicita material a través del formato F-AL Solicitud de Material para Reprocesos, en su caso. l proceso 60. Registra actividades de reproceso en tarjeta de mano de obra correspondiente al proceso de fabricación con la clave no. 50, así como también hace el registro en la TCMO vía sistema de control del proceso. Almacén 61. Asigna materiales, con vale de salida. Supervisores / cada proceso 62. Verifica y/o reinspecciona el producto siguiendo el procedimiento normal. Registra en la TCMO vía sistema.

9 Control de Producto No Conforme PÁGINA 9 DE 12 Gerente / Coordinador / Jefe / Coordinador de Innovación y Calidad 63. Registra formato de acciones correctivas de los rechazos externos cuando proceda, las muestras necesarias y se responsabiliza del cumplimiento de dicha acción al Gerente del área responsable de realizarla. 64. Controla las CAC, da seguimiento al cierre de estas. EVALUACION / MEJORA Gerente de / Coordinador de / Jefe Supervisor de Gerente de / Coordinador de / Jefe Supervisor de 65. Evalúa los indicadores de medición de la Gerencia. 66. Analiza los datos y genera las propuestas de mejora.

10 Control de Producto No Conforme PÁGINA 10 DE 12 F-PR REV. 5 RECHAZO EXTERNO 1 ORDEN TITULO DE LA OBRA 2 CLIENTE 3 PROBLEMA 4 PERSONA QUE TRAJO EL MATERIAL 5 ESTADO DE INSPECCIÓN 6 F-PR Rev. 6

11 Control de Producto No Conforme PÁGINA 11 DE 12 Instructivo de llenado Hoja de Identificación de Rechazo. Objetivo: Responsable de la elaboración: Frecuencia: Responsable de la revisión: Responsable de la autorización: Forma de llenado: Implementar un formato que permita identificar el material con rechazo externo. embarques en caso de ser rechazo. Al momento de identificar cualquier rechazo del producto terminado. Coordinador de. Coordinador de. Manual No. Elemento Descripción 1 Número de la Orden Colocar el número de la Orden de Trabajo en el material rechazado. de Trabajo. 2 Título de la obra Anotar el Título de la Obra rechazada. 3 Cliente Anotar el nombre del cliente al que se le procesó la Orden de Trabajo. 4 Problema Realizar una descripción breve del problema presentado, por el cual se origino un rechazo del producto final. 5 Persona que trajo el Registrar el nombre de la persona que trajo de vuelta el material a la material empresa. 6 Estado de Inspección Colocar etiqueta roja.

12 Control de Producto No Conforme PÁGINA 12 DE ENFOQUE CLIENTE-PROVEEDOR Todos somos clientes y a la vez proveedores de otros procesos, ya que tal como necesitamos de otras áreas para llevar a cabo correctamente nuestro trabajo, el resultado de nuestra labor, a su vez, es la materia prima para otros procesos. Por ello, el servicio que les brindamos a nuestros clientes internos es tan importante como el que le proporcionamos a nuestros clientes externos, ya que para que el cliente externo esté satisfecho, debe estar satisfecho el cliente interno. De esta forma, todas las áreas requerimos trabajar con el Enfoque Cliente-Proveedor, es decir, con el objetivo de satisfacer a nuestro cliente, sea interno o externo, ya que nuestro trabajo siempre impactará en el resultado final de otras áreas. Particularmente, cada área podrá consultar y/o actualizar quiénes son sus clientes internos y externos para cada uno de sus procesos, en el Manual de Gestión de la Calidad de IEPSA. 11. CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL De conformidad con lo establecido en el Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal, publicado el 27 de Septiembre de 2006; todos los servidores públicos tenemos la obligación de contribuir a la actualización y mejoramiento continuo del Control Interno Institucional. El Control Interno Institucional es el conjunto de medios, mecanismos o procedimientos del cual todos somos responsables, que tienen el propósito de: 1. Conducir las actividades correspondientes hacia el logro de los objetivos y metas institucionales 2. Obtener información confiable y oportuna, 3. Cumplir con el marco jurídico, y 4. Evitar pérdidas o daños al erario federal. Para continuar lográndolo, es responsabilidad de todos los que laboramos en IEPSA: 1. Conocer el Reglamento Interior de Trabajo, el Código de Conducta de la entidad, el Manual de Bienvenida y los manuales, procedimientos e instructivos que rijan nuestro trabajo. 2. Llevar a cabo nuestras actividades tal como se describe en ellos, con el propósito de coadyuvar al cumplimiento de metas y objetivos, dentro del Marco Jurídico aplicable; 3. Asegurarse de que la información que generemos sea confiable y oportuna, para seguir propiciando el adecuado rendimiento de cuentas por parte de IEPSA y su ejercicio transparente como entidad paraestatal; y 4. Actualizar y tomar acciones periódicamente respecto de nuestro inventario de riesgos por área, a fin de prevenir la realización de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos o causar daños al erario federal. A fin de llevar a cabo correctamente estas actividades, puede consultar para mayor referencia el procedimiento P-CI-01 Administración del Riesgo Institucional. 12. VINCULACIÓN CON OTROS SISTEMAS Ninguna.