SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Transcripción

1 CARACTERIZACIÓN OBJETO ALCANCE Identificar y seleccionar los proveedores idóneos para suplir requerimientos específicos de la compañía, teniendo en cuenta las políticas establecidas por la compañía. Desde: Identifique el tipo de servicio o producto que requiere para suplir las necesidades del área. Hasta: Continúe en el procedimiento MP-SOP Compras. DUEÑO SOFTWARE Y HARDWARE N/A PROVEEDORES ENTRADAS Requerimientos de productos y servicios Jefes de Área Cotizaciones de proveedores Información de productos y servicios CLIENTES SALIDAS MP-SOP Compras Cotización seleccionada DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 1 de 6

2 DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO JEFES DE ÁREA 1. Identifique el tipo de servicio o producto que requiere para suplir las necesidades del área 2. Investigue los posibles proveedores que pueden realizar esta labor, verifique si el servicio requerido es ofrecido por alguno de los proveedores de SINERGIA. Seleccione preferiblemente proveedores que tengan relación con el Grupo Bolívar, para esto se puede comunicar con el Jefe de Compras de Seguros Bolívar o Davivienda y preguntar por proveedores que trabajen para ellos. No olvide consultar en SINERGIA los proveedores recomendados. 3. Realice el proceso de análisis y evaluación de cada proveedor con las Políticas Generales para Selección de Proveedores. Incluya en la evaluación, consulta de referencias y lista de terceros restringidos. Políticas Generales para Selección de Proveedores: Se exigirá un acuerdo de confidencialidad de la información manejada y las actividades desarrolladas tanto de la Compañía y de nuestros clientes en el momento que aplique. Para compras superiores a $ se exigirá certificado de la Cámara de Comercio de la ciudad donde esté radicada la empresa. No mayor a tres meses (para personas jurídicas). Para persona natural se exigirá fotocopia de la cédula y RUT. Se realizarán las compras a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y garantías del producto y/o servicio. Se verificará los conflictos de interés entre la entidad a contratar y funcionarios, a su vez se hace obligatorio para las partes manifestar oportunamente tales conflictos en todos los eventos que se presenten. El proveedor deberá comprometerse con las entregas a tiempo y completas de los pedidos. Y deberá contar con la infraestructura y capacidad de producción o servicio necesaria para sustentar los requerimientos. Se deberá levantar un acuerdo de niveles de servicio que permita garantizar tiempos de respuesta adecuados a las necesidades de la Compañía y del servicios o elemento a contratar. Deberá quedar convenido dentro del documento de negociación, cláusula sancionatoria y de responsabilidad económica por incumplimiento de lo pactado o negociado. DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 2 de 6

3 Políticas Generales para Selección de Proveedores: Los proveedores deberán contar con planes de contingencia y continuidad de negocio debidamente aplicados. (CE 052 numeral Fase II). Si es un proveedor critico del negocio, se debe solicitar el diligenciamiento de la encuesta de conocimiento del plan de continuidad (ver anexo en la pestaña de la de Seguridad de la Información). Se deberá exigir al proveedor el completo diligenciamiento del formato de Vinculación de proveedores al igual que la documentación anexa allí solicitada. 4. Envíe a los proveedores los siguientes documentos: FR-SOP Acuerdo de confidencialidadfr-sop Acuerdo de confidencialidad Formato de vinculación de proveedores correspondiente (FR-SOP Solicitud Vinculación Proveedores Persona Jurídica, FR-SOP Solicitud Vinculación Proveedores Persona Natural) FR-SOP Carta de evaluación plan de continuidad del negocio proveedores (cuando aplique) Recuerde que se debe enviar la carta de evaluación del plan de continuidad del negocio a aquellos proveedores críticos para el área: estos son aquellos cuya falla en la prestación de sus servicios no puede ser mitigada por el departamento y traería consecuencias negativas para la compañía ES RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE ÁREA DEFINIR LOS PROVEEDORES QUE REQUIEREN DE ESTA CARTA Y EFECTUAR SU SEGUIMIENTO Y CUSTODIA 5. Valide la información del proveedor recolectada y revise los documentos devueltos por el proveedor, usando el FR-SOP Lista de chequeo políticas de selección de proveedores. Si el proveedor No cumple con los documentos o las políticas generales 6. Excluya al proveedor del grupo de proveedores y en caso de tener una respuesta negativa en la lista de terceros, reporte el hecho al área de Cumplimiento. Diríjase al paso 1 Si el proveedor cumple con los documentos y las Políticas generales 7. Verifique si el proveedor pertenece a SINERGIA. Si el proveedor pertenece a SINERGIA Verifique que el precio ofrecido por el proveedor corresponda al registrado en SINERGIA. Continúe en el paso 11 Si el proveedor NO pertenece a SINERGIA... DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 3 de 6

4 9. Solicite una cotización a los proveedores seleccionados, se debe cotizar por lo menos con tres proveedores. 10. Reciba y verifique las cotizaciones solicitadas. Si las cotizaciones NO cumplen con los requerimientos 11. Comunique el inconveniente al proveedor, para que este lo corrija o envíe una nueva propuesta. Diríjase al paso 9 Si las cotizaciones cumplen con los requerimientos 12. Elija al proveedor idóneo y presente la solicitud de compra FR-SOP Formato de autorización de compra a la gerencia correspondiente. GERENCIA FINANCIERA / GERENCIA COMERCIAL 13. Estudie conjuntamente con el la solicitud que fue presentada (FR-SOP Formato de autorización de compra), con el fin de establecer si realmente se debe o no realizar la compra de productos o servicios. En caso de no tener atribución para autorizar la compra, consulte con el Presidente de la Compañía y en caso que éste no tenga la atribución, se pasará la solicitud a la Junta Directiva para su evaluación y posterior decisión. Si la solicitud es rechazada 14. Informe los motivos de la negación al respectivo, para que se evalúe otra alternativa que supla la necesidad. Si la solicitud es aprobada 15. Firme el FR-SOP Formato de autorización de compra, indicando el proveedor autorizado. JEFE DE ÁREA Si la solicitud es aprobada 16. Continúe en el procedimiento MP-SOP Compras. FIN DEL PROCESO DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 4 de 6

5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN 1. Se deben solicitar 3 cotizaciones a diferentes proveedores para cualquier compra de equipos de cómputo. 2. El FR-SOP formato de autorización de compras debe estar correctamente diligenciado con los datos, valores y cantidades correspondientes a los solicitados. 3. Se debe enviar la carta de evaluación del plan de continuidad del negocio a aquellos proveedores críticos para el área: Estos son aquellos cuya falla en la prestación de sus servicios no puede ser mitigada por el departamento y traería consecuencias negativas para la compañía RESPONSABLE 4. Es responsabilidad de los jefes de área definir los proveedores que requieren de esta carta y efectuar su seguimiento y custodia. DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN UBICACIÓN FR-SOP Carta de evaluación del plan de continuidad del negocio de los proveedores Con esta carta el proveedor informa el estado de su plan de continuidad del negocio a la compañía FR-SOP Solicitud Vinculación Proveedores Persona Jurídica Con este formulario se registran los datos de los proveedores ante la compañía. FR-SOP Solicitud Vinculación Proveedores Persona natural Con este formulario se registran los datos de los proveedores ante la compañía. FR-SOP Formato de autorización de compras Con este formato se presentan las cotizaciones la gerencia financiera para su aprobación FR-SOP Lista de chequeo políticas de selección de proveedores Con esta lista se verifica el cumplimiento de las políticas de la compañía por parte de los proveedores. DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 5 de 6

6 CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORADO POR APROBADO POR 01 30/10/09 Versión inicial, se codificaron los documentos que intervienen en el proceso y se adicionaron puntos de control en el mismo Nathalia Milena Prada Hernández Analista de Procesos Paola Velandia Jefe de Recursos Humanos y Administrativos DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 6 de 6