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1 Solicitudes de Alimentación para eventos en Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Solicitudes de Alimentación para eventos en Descripción de actividades - Solicitudes de Alimentación para eventos en S CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Solicitudes de Alimentación para eventos en 1. OBJETIVO Gestionar las solicitudes de alimentación para los eventos en a través de un proveedor de alimentos. 2. ALCANCE Desde la recepción de la solicitud, pasando por la programación del servicio de alimentación hasta la radicación de la factura del servicio. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos En la carta de precios de alimentación se especifican los descuentos por comprar al por mayor. El Administrador de la deberá realizar retroalimentación al Administrador Negocios de Servicios a la Comunidad sobre los comentarios o necesidades manifestados por los participantes de los eventos en, sobre el servicio de alimentación. El Administrador de la deberá notificar al Administrador Negocios de Servicios a la Comunidad, en caso de que haya algún incumplimiento por parte del proveedor para aplicar las medidas correspondientes. Las comunicaciones del Administrador de con la unidad de Servicios a la comunidad deberán enviarse a los correos: km.tapias@uniandes.edu.co y concesionescampus@uniandes.edu.co y cc jhernandez@uniandes.edu.co En caso de requerir productos adicionales para un evento, estos se deberán solicitar al punto de café. En este caso, el precio de los alimentos será acorde a los publicados en la carta del punto de café. El Administrador de será el responsable de manejar las relaciones comerciales con el proveedor. Las solicitudes de alimentación se deben realizar al proveedor, teniendo en cuenta el tamaño del evento: 1. Para eventos menores a 20 asistentes la solicitud deberá realizarse con 24 horas de anticipación, mayores a 20 y menores a 100 deberá realizarse con 2 días hábiles de anticipación, en el caso de eventos de 100 o más asistentes, se debe realizar la solicitud como mínimo con 3 días hábiles de anticipación. En caso de requerir modificaciones en las solicitudes de alimentación para eventos, estos se deben realizar con mínimo 24 horas de anticipación a la fecha del evento. 4. DEFINICIONES No Aplica Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Solicitudes de Alimentación para eventos en 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Solicitudes de Alimentación para eventos en 5.2. Descripción de actividades - Solicitudes de Alimentación para eventos en ENTRADA Formulario solicitud de alimentación para un evento PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Servicio de alimentación prestada Solicitante del evento en ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Validar solicitud de alimentación Solicitar cotización al Administrador Sede de los cambios requeridos Solicitar al proveedor la cotización 4. Enviar cotización Enviar cotización a Gestor Proyectos Enviar la actualización de la propuesta económica al cliente Validar en Salesforce la solicitud de alimentación del evento. Si el cliente requiere un menú diferente al de la carta deberá continuar con la actividad 2. De lo contrario, continuar con la actividad 7. Solicitar por medio de correo electrónico al Gestor de Proyectos de la cotización de la nueva solicitud. Solicitar al proveedor la cotización del servicio de alimentación, según las especificaciones del cliente. Enviar cotización del servicio al Administrador de la Sede. Enviar cotización al Gestor de Proyectos en. Enviar por correo electrónico la actualización de la propuesta económica al solicitante del evento. En caso de que el cliente notifique la aceptación de la propuesta deberá continuar con la actividad 7. De lo contrario, es el gestor de proyectos quien debe validar con el solicitante del evento la solicitud de alimentación (Actividad 1.). Gestor proyectos alimentación Salesforce DOCUMENTOS DEL PROCESO Propuesta económica Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Solicitudes de Alimentación para eventos en Enviar requerimiento final de solicitud de alimentación Realizar solicitud de alimentación a la concesión Confirmar prestación del servicio por correo electrónico Notificar cambios al Administrador de la Sede 11. Prestar servicio Realizar encuesta de satisfacción Enviar resultados encuesta de satisfacción a Servicios a la Comunidad Aplicar las acciones contractuales o mejoras en el servicio 15. Entregar remisión 16. Firmar remisión Enviar al administrador el requerimiento final de la solicitud Realizar por medio de correo electrónico la solicitud de alimentación al proveedor; especificando, la hora, la cantidad del menú seleccionado y el lugar. Notificar al Administrador de la Sede, por correo electrónico, la recepción de la solicitud del pedido. En caso de que el solicitante del evento solicite modificaciones en el pedido de alimentación al gestor de proyectos, continuar con la actividad 10. Si no hay cambios en la solicitud de alimentación, continuar con la actividad 11- Notificar cambios al Administrador de la Sede, por medio de correo electrónico. Volver a la actividad número 2. Continuar con las actividades 12 y 15 paralelamente. Aplicar encuesta de satisfacción a los asistentes o estudiantes, sobre la calidad del evento. En esta encuesta se evalúa la percepción de la calidad de alimentación. Enviar por medio de correo electrónico los resultados de la encuesta de satisfacción respecto al tema de alimentación. Entregar remisión del servicio prestado en el evento. Administrador de alimentación / Asistente Administrativo y Logístico/ Sede Asistente Administrativo y Logístico/ Sede Administrador de Negocios/ Servicios a la Comunidad Remisión Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Solicitudes de Alimentación para eventos en 17. Enviar copia de la factura a correo Facturación Sede Enviar copia de la factura al correo de facturación de Sede. 18. Tramitar orden de pedido en SAP y notificar al proveedor Continuar con el proceso de radicación de factura y pago a proveedores. SAP 6. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO No se cumplan los tiempos y que las solicitudes no se hagan de acuerdo a lo establecido saltando personas que intervienen en este. SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 14/febrero/2018 Publicación 07/mayo/ APROBACIÓN ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Angie Paola Chacón Camilo H. Mendez Ingeniera de procesos 14/02/2018 REVISÓ Karol Melissa Tapias Administrador de Negocios 06/03/2018 APROBÓ Jimena Hernandez Jefe Servicios a la Comunidad 06/03/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 5