Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Incorporación de recursos bibliográficos a la colección Descripción de actividades - Incorporación de recursos bibliográficos a la colección DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Asegurar la disponibilidad del material en las salas y bibliotecas satélites del Sistema de Bibliotecas. 2. ALCANCE El proceso inicia desde que Preparación Física emite la comunicación a cada sala o biblioteca satélite para hacer la entrega del material en físico y finaliza con la ubicación del material en la estantería. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Liderazgo Académico: 1.7: Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las actividades de docencia e investigación/creación Lineamientos 4. RESPONSABILIDADES Preparación física debe enviar un correo electrónico a cada sala o biblioteca satélite sobre el envío de material bibliográfico. Una vez el funcionario de la sala o biblioteca satélite ha recibido la notificación del envío del material bibliográfico por parte de Preparación Física deberá verificar el listado enviado contra el material físico recibido Responsable del Proceso COORDINADOR SERVICIOS Responsabilidades Coordinador Servicios de Información: Asegurar la incorporación del material bibliográfico en la estantería de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Sistema de Bibliotecas. Gestor de Servicios de Información: Asegurar que el material recibido en cada sala/biblioteca sea consistente con el correo electrónico emitido por Preparación Física. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Auxiliar de Análisis de Información: Emitir el correo electrónico de notificación asegurándose que la información sea recibida por cada sala o biblioteca satélite. 5. DEFINICIONES Cambiocat: Acciones que se realizan para identificar, modificar, mejorar y solucionar cualquier tipo de inconsistencia en el registro bibliográfico de un material, el cual puede ser sugerido principalmente por los Gestores de Servicios de Información. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Incorporación de recursos bibliográficos a la colección 6.2. Descripción de actividades - Incorporación de recursos bibliográficos a la colección ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Correo electrónico emitido por Preparación Física y material bibliográfico impreso. Análisis de información Material ubicado en estanterías Usuarios Sistema Bibliotecas ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Recibir material en físico y verificar correo electrónico Una vez Preparación Física emite el correo electrónico con el listado de recursos bibliográficos a incorporar, el funcionario de la sala o biblioteca satélite debe recibir el material y verificar que el listado corresponda al material recibido. Además, de acuerdo al manual de recepción de material y proyección física, se deben revisar otros parámetros. Esta actividad se realiza en conjunto con el Auxiliar de Preparación Física y Auxiliar Sistema Bibliotecas. Correo electrónico emitido por Preparación Física Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 2 Ingresar solicitud de ajuste en Cambiocat Si existe algún tipo de inconsistencia en los registros bibliográficos se registra la solicitud de ajuste a través de Cambiocat. Cambiocat 3 Hacer ajuste en El analista de información realiza los ajustes requeridos o solicitados en Cambiocat. ANALISTA TAINF 4 Verificar si se hizo el ajuste El Gestor de Servicios de Información verifica los ajustes realizados por Análisis de Información. 5 Cambio de estado del material en Luego de la verificación, se hace el cambio de estado de material bibliográfico en. 6 Incorporar material a colección De acuerdo a la clasificación de la sala o biblioteca satélite se realiza la intercalación del material bibliográfico en la colección. Adicionalmente, se realiza el registro en el formato indicado para tener un control de la proyección del espacio físico disponible. FOR Formato nuevas adquisiciones Esta actividad se realiza en conjunto con el Auxiliar de Bibliotecas. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Formato nuevas adquisiciones MAN Manual de recepción de material bibliográfico y proyección de espacio físico MAN Manual Cambiocat PDI: Sistema Bibliotecas EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. 8. RIESGOS OPERATIVO Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Que el material físico que llegue a las salas o bibliotecas no esté registrado en las plantillas establecidas. Que el material registrado en las plantillas no llegue en físico a las salas o bibliotecas. Que se ubique un material en las estanterías sin previa verificación. CALIDAD DE SERVICIO Demoras en la incorporación del material a la colección. Al momento de la recepción de material nuevo a la sala o biblioteca, no realizar la verificación física del material omitiendo posibles daños originados en el proveedor o editorial. SEGURIDAD Pérdida del material en el traslado hacia las salas y bibliotecas. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 24/01/2017 Publicación 02/06/ Elaboración 17/11/2017 Publicación 17/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /01/2017 REVISÓ Ricardo Flórez JEFE SERVICIOS - SBSER /02/2017 APROBÓ Angela María Mejía DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /02/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 5