Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES...

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Descripción de actividades DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Divulgar los servicios del Sistema de Bibliotecas de la Universidad, así como noticias relevantes o novedades respecto a nuevos recursos bibliográficos adquiridos, a través de diferentes medios publicitarios. 2. ALCANCE El proceso inicia con la definición de los temas a divulgar y finaliza con la publicación de los mismos a través de los diferentes canales de divulgación. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI : Fortalecer los altos estándares de calidad en la investigación/creación y de la consultoría. Promover la integración ente estudiantes, profesores, administrativos, egresados y otros grupos como miembros de la comunidad uniandina Lineamientos 4. RESPONSABILIDADES La Jefatura de Servicios deberá autorizar la publicación de los contenidos. El diseño del Boletín debe seguir las normas estándar de digitalización para la carátula. Las carteleras deben seguir las normas de elaboración estipuladas. Las únicas publicaciones que no pasaran por la revisión de la Jefatura de Servicios ni la Coordinación de Servicios será la de los libros recomendados, que serán responsabilidad del Gestor de Servicios de Información de cada sala Responsable del Proceso JEFE SERVICIOS - SBSER Responsabilidades Jefe de Servicios de Información: Debe asegurar que las imágenes y textos a publicar en cada uno de los canales de divulgación, sean pertinentes y estén ejecutados correctamente. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Coordinador de Servicios de Información: Asegurar que el contenido de los boletines y las carteleras sea acorde con lo estipulado en las directrices y cumpla con los estándares de calidad establecidos. Gestor de Servicios de Información: Se debe realizar un registro de cada una de las actividades publicitarias que se realicen. Se debe enviar mensualmente contenido del área encargada para que sea publicado en redes sociales. Se debe enviar mensualmente los contenidos para elaborar carteleras. Se debe enviar mensualmente los contenidos de los boletines de novedades. Gestor Servicios de Aprendizaje e Investigación: Publicar el contenido enviado por los Gestores de Servicios de Información. Organizar el cronograma de contenidos para pantallas de difusión y gestionar actividades con el grupo de difusión. Gestionar las redes sociales del Sistema de Bibliotecas [Facebook, Twitter y Vimeo]. Gestionar el uso de herramientas para elaboración de publicidad [Goanimate y Piktochart]. Elaborar el informe anual de redes sociales. Técnico de Soporte SW: Garantizar la publicación de los contenidos en el portal web del Sistema de Bibliotecas. Técnico de Soporte HW: Garantizar la subida de imágenes en las pantallas de los dispositivos que tiene a cargo. 5. DEFINICIONES Boletín de novedades: Documento que presenta una selección del material bibliográfico ingresado en el último mes las colecciones del Sistema de Bibliotecas. Goanimate: Herramienta para elaborar videos de animación online. Grupo de difusión: Grupo de funcionarios que realizan imágenes y videos publicitarios para el Sistema de Bibliotecas. Piktochart: Herramienta gráfica para elaborar infografías e imágenes publicitarias. VIMEO: Es una red social de Internet basada en videos. Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Mercadeo de Información Bibliográfica 6.2. Descripción de actividades - Mercadeo de Información Bibliográfica ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de promocionar un servicio, adquisición de recursos bibliográficos nuevos o una novedad o noticia relevante. Servicios de Información Sistema Bibliotecas Información divulgada a los usuarios de la comunidad uniandina Estudiantes, profesores, empelados, egresados ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Definir temática específica Cada Gestor de cada sala/biblioteca satélite define una temática para la exposición con base en material nuevo que haya sido adquirido o temas de interés general. FOR Formato desarrollo de actividades 2 Recopilar e imprimir información bibliográfica Una vez definida la temática de la exposición, se procede a recopilar información con base en bibliografía pertinente. 3 Organizar logística de la exposición Durante una semana se coordina toda la logística necesaria para la exposición. Se realiza la recopilación de referencias bibliográficas, adecuación del espacio físico, elaboración de publicidad y difusión del evento. 4 Divulgar información en medios Se divulga la exposición a través de afiches, rompe fila; adicionalmente se hace publicidad a través de redes de comunicación como el portal web y redes sociales. Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 5 Planear contenido de videos Mensualmente el Gestor de la Sala de Aprendizaje e Investigación planea el contenido de los videos que se van a publicar durante el mes. GESTOR SERVICIOS APRENDIZAJE E INVESTIGACIÓN - SERSB 6 Solicitar elaboración de videos La elaboración del video se solicita al grupo de difusión (Goanimate). GESTOR SERVICIOS APRENDIZAJE E INVESTIGACIÓN - SERSB 7 Recibir propuestas de videos El Jefe de Servicios recibe las propuestas de los videos elaborados por el grupo de difusión. JEFE SERVICIOS - SBSER Definir publicidad, imagen, título y texto En caso de que se requiera divulgar información sobre alguna noticia o algún servicio, se debe definir la forma de publicitar dicha información a través del slider del portal web o de la sección de noticias. Adicionalmente de acuerdo a las medidas, se definen la imagen el título y el texto. 9 Definir y enviar información a publicar por correo Se define qué contenidos se quieren difundir masivamente, por ejemplo: la promoción de suscripciones a servicios, el estudio de usuarios anual, así como la divulgación de noticias. JEFE SERVICIOS - SBSER Elaborar diseño de divulgación Con base en la información enviada por el Jefe de Servicios y/o necesaria para la publicación, se elabora el diseño de la publicación y se envía al Jefe de Servicios. 11 Recopilar información de nuevos recursos bibliográficos físicos Para la elaboración del Boletín de Novedades, cada Gestor debe recopilar información sobre los recursos bibliográficos físicos que se adquirieron el mes anterior. La información se recopila en archivos de cada gestor o biblioteca satélite 12 Listar y enviar información con ref. bibliográficas Se lista la portada con las referencias bibliográficas de cada libro y su respectiva ubicación. Se envía un documento en word con la Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 información al Coordinador de Servicios de Información. 13 Preparación de temática según área de conocimiento Para la elaboración de las carteleras, según el área de conocimiento de cada sala o biblioteca satélite, cada gestor debe preparar una temática para divulgarlas en las carteleras. FOR Formato desarrollo de actividades 14 Enviar propuesta de cartelera a Coordinador Servicios Biblioteca Por correo electrónico se envía al Coordinador de Servicios la propuesta de la cartelera incluyendo imagen, texto, cita y bibliografía. 15 Evaluar propuesta El jefe de servicios y el encargado del grupo de difusión evalúan las propuestas de los diferentes medios de publicidad con base en los criterios estipulados en el manual de estilo del Sistema de Bibliotecas y Manual de estilo institucional. JEFE SERVICIOS - SBSER Propuesta publicitaria 16 Notificar Se le notifica por correo electrónico a quien presentó la propuesta de divulgación, las modificaciones o ajustes que debe realizar. Notificación de modificaciones 17 Realizar ajustes y enviar propuesta modificada Se realizan los ajustes requeridos y se reenvía la propuesta al Jefe de Servicios y al encargado del grupo de difusión. Esta actividad se realiza en conjunto con el integrante del grupo de difusión. Propuesta corregida 18 Publicar en redes sociales Publicar todos los contenidos en las redes sociales (noticias, imágenes y videos). 19 Divulgar en canales de comunicación Se realiza la divulgación correspondiente a través de los siguientes canales de comunicación: Portal web: Las imágenes que se van a publicar se suben al portal web del Sistema de Bibliotecas. TECNICO SOPORTE - SBADM Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Correo electrónico: Se envían correos electrónicos masivos divulgando la publicidad para las suscripciones a servicios, dependiendo del perfil de los usuarios (egresados, estudiantes, empleados, profesores). Boletín: Se publican los boletines en el portal web del Sistema de Bibliotecas. 20 Convertir a PDF y enviar a Técnico de Soporte Una vez que los documentos tipo Word, enviados por los Gestores, estén validados, se convierten a formato PDF y se envían por correo electrónico al Técnico de Soporte para ser publicados en el portal web del Sistema de Bibliotecas. COORDINADOR SERVICIOS - SERSB Boletín en PDF 21 Organizar documentos y enviar a impresión Se organiza toda la información que se va a publicar y se envía por correo electrónico para la impresión. COORDINADOR SERVICIOS - SERSB Recibir documentos impresos y repartir entre los Gestores Se reciben los documentos de las carteleras impresos y se reparten entre los Gestores de salas/bibliotecas satélites de toda la Universidad. COORDINADOR SERVICIOS - SERSB Ubicar carteles en sala/biblioteca Cada Gestor de Servicios ubica los carteles impresos en la sala/biblioteca satélite que le corresponde. 24 Definir cronograma y temas a publicar Mensualmente el encargado del grupo de difusión define los temas que se publicarán a través de las pantallas. Igualmente, genera un cronograma. FOR Cronograma grupo de difusión 25 Asignar temas Una vez se sepa que temas se publicarán, se asigna uno a cada integrante del grupo de difusión. Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 26 Elaborar y enviar propuesta de pieza Se elabora el diseño de las piezas para la pantalla, incluyendo el texto y la imagen. INTEGRANTE DEL GRUPO DE DIFUSIÓN - SERSB Propuesta publicitaria Realizar revisión preliminar de propuestas Devolver pieza al integrante del grupo de difusión Se revisan todas las piezas asegurándose que el texto haya quedado escrito correctamente y que la imagen sea acorde al tema que se espera transmitir. En caso de que se requieran hacer correcciones a las piezas, se devuelven al integrante del grupo que las elaboró y se le notifica que debe ajustarlas. 29 Realizar ajustes y enviar nueva propuesta Se hacen los ajustes requeridos y se reenvia la propuesta modificada por correo electrónico. INTEGRANTE DEL GRUPO DE DIFUSIÓN - SERSB Propuesta corregida 30 Realizar revisión final Se realiza una revisión final de las piezas, evaluando el texto y la imagen. JEFE SERVICIOS - SBSER Devolver piezas al encargado del grupo de difusión En caso de que se requieran modificaciones se le notifica el encargado del grupo de difusión. JEFE SERVICIOS - SBSER Enviar imágenes a cada sala/biblioteca Una vez las piezas estén correctamente elaboradas, se envían por correo electrónico a los diferentes Gestores de cada sala/biblioteca. En esta actividad, se realiza el registro del número de presentaciones mensuales. FOR Formato estadístico mensual (Sis Bibl) 33 Publicar imágenes Cada Gestor debe divulgar las imágenes en los monitores de las salas o bibliotécas satélite. 34 Definir medidas de pantallas y enviar piezas a Técnico de Soporte Se ajustan las medidas de las piezas a los requerimientos de los dispositivos para que puedan publicarse correctamente en las pantallas, y se envían por correo Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 electrónico al Técnico de Soporte responsable. 35 Subir imágenes a pantallas Se ingresa al módulo de administrador del dispositivo para cargar las imágenes y publicarlas en las pantallas. TECNICO SOPORTE - SBADM 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Formato estadístico mensual (Sis Bibl) FOR Formato desarrollo de actividades FOR Cronograma grupo de difusión FOR Formato libros recomendados MAN Manual para la elaboración del boletín de novedades: guía del diseño y elaboración MAN Manual de estilos MAN Manual flash informativo MAN Manual uso de canales de comunicación PDI: Sistema de Bibliotecas EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. 8. INDICADORES PORCENTAJE DE CRECIMIENTO EN FACEBOOK FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida IND Gestor Servicios de Aprendizaje e Investigación Identificar el crecimiento de seguidores en Facebook con respecto al año anterior. Se toma la cantidad de seguidores del año actual, a este dato se le resta la cantidad de seguidores del año inmediatamente anterior. Posteriormente el resultado se divide por el total de seguidores del año inmediatamente anterior, para finalmente multiplicarlo por 100. Porcentaje Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 Fórmula Total de seguidores del año actual total de seguidores del año anterior [ Total de seguidores del año anterior ] 100% Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Numerador: total de seguidores del año actual total de seguidores del año anterior Denominador: Total de seguidores del año anterior No aplica Estadísticas Facebook Sistema de Bibliotecas Anual Mantener o superar en un 10% los seguidores Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Publicar información o textos con errores ortográficos. Publicar contenidos en los que las imágenes no sean de óptima calidad. CALIDAD DE SERVICIO - Interrupción en el servicio del portal web del Sistema de Bibliotecas para la consulta de noticias y boletín de novedades. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 23/09/2015 Publicación 15/07/ Elaboración 10/02/2017 Publicación 02/06/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Marcela Gómez INGENIERO PROCESOS (T) - PROY /02/ /02/2017 REVISÓ Ricardo Flórez JEFE SERVICIOS - SBSER /02/2017 APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI /02/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 11