Procedimiento para el registro y turno de los acuerdos generados en las sesiones del Pleno POSTERIOR A LA SESIÓN DE APROBACION. 2.2.

Transcripción

1 Jefatura de Recepción Documental y Archivo Jefatura de Servicios Parlamentario Código: PD-05-IL,DD Versión: 02 Fecha de Actualización: 16 de Agosto de 2014 Procedimiento para el registro y turno de los acuerdos generados en las sesiones del Pleno POSTERIOR A LA SESIÓN DE APROBACION 2. Escanea documento. Archivo en formato PDF 2.1. Elaboración de oficio para el turno autorizado Acuerdos Aprobados 2.2. Envío de las notificaciones que 2.3. Ingreso del acuerdo sellado y rotulado 2.4. Registro en el libro de 3. Se agenda para sesión PD-02-AP,IL Dictámenes de Primera Lectura Inicio 1. Acopio y re distribución de las documentales generadas en la sesión del pleno 1.1. Sellado y rotulado del turno autorizado Acuerdos, Dictámenes, Iniciativas y Comunicaciones 4. Se registra votación conforme a PD-06-IL Dictámenes de Segunda Lectura 1.2. Ingresa al Sistema para la actualización del registro. Acuerdos, Dictámenes, Minutas, Iniciativas y Comunicaciones 5. Validación del contenido y modificaciones acordadas Minutas 5.1 Impresión del documento definitivo 5.2 Registra número de oficio DPL 5.3 Integra al oficio contenido de la minuta definitiva Oficio de notificación y anexos que 5.4 Envío de la notificación 5.5 Escaneo de la notificación y Minuta Archivo en formato PDF 5.6. Ingreso de la notificación y su minuta 5.7 Publicación automatizada en el portal de transparencia del Congreso del Estado 5.8. Registro en el libro de 6. Qué tipo de comunicación es? Legislativa 6.1. Asigna comisión y elabora oficios para el turno autorizado 6.2. Ingreso comunicaciones turnadas a comisión o comité 6.3. Envío de las notificaciones que 6.4. Ingreso del acuse de recibo y se realiza el cambio de estado 6.5. Publicación automatizada en el portal de transparencia del Congreso del Estado 6.6. Registro en el libro de Administrativa Intranet Ingreso comunicaciones turnadas a comisión o comité Intranet Elaboración y envío de las notificaciones que 7. Tramite de recepción PD-01-AP,IL Iniciativas de ley o decreto Asigna en sistema el turno Autorizado. Elaboración del oficio 7.2. Ingreso Iniciativas turnadas a comisión o comité Intranet 7.3. Envío de las notificaciones que 7.4. Ingreso del acuse de recibo 7.5.Actualización a cambio de estado 7.6. Publicación automatizada en el portal de transparencia del Congreso del Estado 7.7. Registro en el libro de 8. Tramite de recepción PD-01-AP,IL Iniciativas de Acuerdos Legislativos Archivo Fin Autorizo: LIC. FRANCISCO ARTURO CONTRERAS LOZA : LIC. SARA FLORES GÓMEZ Elaboró: MARÍA CONCEPCIÓN ALONSO BEGINES

2 Código: PD-04-IL,DD Versión: 02 Fecha de Actualización: 16 de Agosto de Separa y ordena documentos por punto del orden de la sesión. Anexa cédulas de votación o propuestas de modificación en el punto que las genero en sesión. Deriva a las áreas correspondientes para su procesamiento. Jefe de Servicios Parlamentarios 3. Agenda para sesión el Dictamen de Primera Lectura, según el procedimiento PD-02-AP,IL Validador Legislativo 1.1 Estampa sello de tramite y turno autorizado por el Pleno, según el documento que corresponda. Asistente Parlamentario 4. Registra votación conforme al procedimiento PD-06-IL Estadística 1.2. Ingresa al Sistema INFOLEJ para la actualización del trámite según corresponda. Asistente Parlamentario 5. Programa reunión de validación con Secretario Técnico de la Comisión respectiva. Realiza modificaciones al documento WORD, en caso de exirtir. Imprime minuta de decreto. Revisan y validan contenido de la minuta conforme a lo acordado por el Pleno. Firman copia simple de la minuta validada. Validador Jurídico 2. Escanea Acuerdo Aprobado en formato PDF. Asistente Parlamentario 5.1. Imprime minuta de decreto definitiva. Validador Legislativo 2.1. Elabora oficio de turno del Acuerdos Aprobado. Validación jurídica del contenido de oficio conforme a lo acordado por el Pleno del Congreso. Recaba firma. Fotocopia anexos. Agrega anexos. Asistente Parlamentario/ Validador Jurídico 5.2. Estampa número de oficio DPL. Validador Legislativo 2.2. Envía oficio con anexos al destinario que corresponda. Resguarda acuse de notificación. Asistente Parlamentario 5.3 Integra al oficio referido en el procedimiento PD-04-IL,DD, en su punto 10, la minuta de decreto definitiva. Notificador 2.3. Ingresa al Sistema INFOLEJ, opción CAMBIO DE ESTADO. Selecciona folio o Número Legislativo. Ingresa a la pestaña MODIFICAR. Selecciona condición de estado PARA AGENDA PARA SESION o EN COMISIÓN, según el documento. Selecciona texto del recuadro OBSERVACIONES. Copia el texto. Selecciona pestaña NUEVO. Pega texto copiado en el recuadro OBSERVACIONES. Ingresa información descriptiva de modo, tiempo y lugar que pide el sistema. Selecciona ARCHIVO PDF. Ingreso archivo PDF para resguardo en el sistema. Guardar. Asistente Parlamentario 5.4 Envía oficio para su notificar. Notificador 2.4 Registra en el libro de gobierno el trámite correspondiente. Asistente Parlamentario 5.5 Escaneo de la minuta con el registro de su notificación en formato PDF. Asistente Parlamentario 2.5. Envía a Jefatura de Recepción Documental y Archivo para su resguardo. Asistente Parlamentario 5.6 Ingresa al Sistema INFOLEJ, opción CAMBIO DE ESTADO. Selecciona folio o Número Legislativo. Ingresa a la pestaña NUEVO. Ingresa información descriptiva de modo, tiempo y lugar que pide el sistema para genera una condición de estado APROBADO. Ingresa al Sistema INFOLEJ, opción CAMBIO DE ESTADO. Selecciona folio o Número Legislativo. Ingresa a la pestaña MODIFICAR. Selecciona condición de estado APROBADO. Selecciona Archivo en ARCHIVO PDF. Ingreso archivo digital que contiene la minuta notificada. Guardar. Estadística /Notificador

3 Código: PD-04-IL,DD Versión: 02 Fecha de Actualización: 16 de Agosto de El Sistema de Información Legislativa INFOLEJ, publica automáticamente el archivo en formato PDF correspondiente a la minuta de decreto notificada. Notificador / Coordinador de Validación y Estadística 6.6. Registro en el libro de ingresando los datos que requiere. Envio a Recepcion Documental y Archivo para su resguardo. Asistente Parlamentario 5.8. Registra en el Libro de Gobierno el trámite de la minuta respectiva. Asistente Parlamentario Copiar archivo en formato PDF, de la Agenda Parlamentaria. Agregar en las carpetas digitales personalizadas de INTRANET, la comunicación de turno. Asistente Parlamentario 5.9 Envía a la Jefatura de Recepción Documental para su archivo. Asistente Parlamentario Elabora oficio de comunicacion administrativa. Envío del oficio de notificación con el turno autorizado. Envio a Recepcion Documental y Archivo para su resguardo. Registro en el Libro de Gobierno respectivo. Asistente Parlamentario 6 Si la comunicación es de tramite legislativo Asistente Parlamentario 7. Recepción de la iniciativa conforme al procedimiento PD-01-AP,IL. Validador Legislativo 6.1. Asigna las Comisiones aprobadas en el Sistema INFOLEJ y elabora los oficios para notificar el turno aprobado. Asistente Parlamentario/ Validador Jurídico 7.1. Asigna las Comisiones aprobadas en el Sistema INFOLEJ y elabora los oficios para notificar el turno aprobado. Validador Legislativo 6.2 Copiar archivo en formato PDF, de la Agenda Parlamentaria. Agregar en las carpetas digitales personalizadas de INTRANET, la comunicación de turno. Asistente Parlamentario Copiar archivo en formato PDF, de la consola interna de con sus turnos asignados. Agregar en las carpetas digitales personalizadas de INTRANET, la 7.2. Validador Legislativo comunicación de turno Envío del oficio de notificación de la comunicación. Asistente Parlamentario 7.3. Envío del oficio de notificación de la comunicación. Asistente Parlamentario 6.4 Escaneo del acuse de recibo. Ingreso al Sistema de Información INFOLEJ. Asistente Parlamentario 7.4. Ingreso del acuse de recibo al Sistema de Información Validador Legislativo 6.5. El Sistema de Información Legislativa INFOLEJ, publica automáticamente el archivo en formato PDF correspondiente a la comunicación notificada. Asistente Parlamentario 7.5. Ingresa al Sistema INFOLEJ, opción CAMBIO DE ESTADO. Selecciona folio o Número Legislativo. Ingresa a la pestaña NUEVO. Ingresa información descriptiva de modo, tiempo y lugar que pide el sistema para generar un estado EN ESTUDIO y una condición de estado EN COMISIÓN. Estadística

4 Código: PD-04-IL,DD Versión: 02 Fecha de Actualización: 16 de Agosto de El Sistema de Información Legislativa INFOLEJ, publica automáticamente el archivo en formato PDF correspondiente a la iniciativa notificada. Estadística 7.7. Registro en el libro de ingresando los datos que requiere. Envio a Recepcion Documental y Archivo para su resguardo. Asistente Parlamentario 8. Reciben conforme al procedimiento PD-01-AP,IL, las iniciativas de acuerdo legislativo susceptibles de Agenda para la próxima sesión. Asistente Parlamentario

5 PD-05-IL,DD Código: PD-05-IL,DD Versión: 02 Fecha de Actualización: 16 de Agosto de 2014 Catalogo de Sellos por procedimiento

6 PD-05-IL,DD Código: PD-05-IL,DD Versión: 02 Fecha de Actualización: 16 de Agosto de 2014 Catalogo de Sellos por procedimiento