INDUSTRIAL DE ALIMENTOS FLÓREZ Y CÍA. S.A.S. INDUCCIÓN ESPECÍFICA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Dar las pautas para la inducción específica del personal administrativo, con el fin de orientar al colaborador y de realizar su entrenamiento en el puesto de trabajo. 2. ALCANCE Este Instructivo es aplicable para todo el personal administrativo que contrate Industrial de Alimentos Flórez y Cía. S.A. 3. DEFINICIONES No aplica para este Instructivo 4. RESPONSABLE El responsable de establecer, mantener y actualizar este instructivo es el Gestor de Talento Humano. 5. DESARROLLO ACTIVIDAD Qué hace? REQUIERE EXPLICACIÓN? Cómo lo hace? INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA RESPONSABLE Quién lo hace? DOCUMENTOS Qué registros son generados en la actividad Esta es la primera inducción específica que recibe el nuevo personal administrativo. Su duración es de 8 Horas (Administradores supervisores de Servicio de alimentación) y 4 horas (Gestores, Coordinadores, Auxiliares, Apoyo administrativo). y 1. Bienvenida Se le da la bienvenida y se presenta el nuevo compañero al personal Gestor del Talento ubicado en las oficinas. Humano 2. Temática Se le indica al trabajador (Gestor, Administrador o supervisor de servicio Gestor del Talento de alimentación) que Gestión Humana es un área de apoyo a su labor, Humano en todo lo relacionado con la administración del personal a cargo (contratación, seguridad social, normatividad, capacitaciones, entre otros). Inducción especifica personal administrativo GH-F- 013

2 Se inicia la inducción con los siguientes elementos: Reseña histórica de la Organización. Estructura organizacional. Clientes de la Organización y su ubicación geográfica. Direccionamiento estratégico de la Organización. Enfoque de procesos del área Elaboración de nomina Explicación sobre el Sistema de seguridad social (ley 100). Explicación del esquema de compensación flexible y variable. Procedimientos e instructivos de Gestion Humana documentados en el SGI: Página 2 de 8 GH-P-001 Procedimiento para la administración del talento Humano. GH-I-001 Instructivo para inducción del personal operativo. GH-I-002 Instructivo para inducción del personal administrativo. 3. Compromisos Esta actividad sólo aplica para los Administradores de servicios de alimentación: a. Diligenciar en presencia del empleado y enviar mensualmente, la primer semana del mes siguiente, el formato GH-F-014 seguimiento al desempeño de funciones del personal operativo. b. Evaluar semestralmente (junio y diciembre) al personal a cargo de acuerdo con el formato establecido GH-F-011 Evaluación de competencias y desempeño. c. Reportar la nómina del personal a cargo con las novedades que se presentan en la respectiva quincena 4 días antes del pago de la misma. d. Realizar una capacitación mensual en el servicio de alimentación de acuerdo con la programación que entrega previamente Gestión Humana. e. Realizar y enviar la inducción especifica del personal a cargo durante la primera semana de labores del nuevo trabajador. f. Realizar y enviar inmediatamente las actas de descargos tomados al personal, cuando se incumple algún deber u obligación por parte del Administradores de servicio de alimentación.

3 trabajador; para poder dar una respuesta oportuna desde el Área de Gestión Humana. Página 3 de 8 g. Entregar oportunamente a los trabajadores la documentación enviada por el Área, teniendo presente que cuando se envía copia, como en los casos de cartas de preaviso de terminación de contrato, sanciones disciplinarias, entre otros; el trabajador debe firmar la copia, y el administrador devolverla a Gestion Humana. INDUCCIÓN EN EL SUBPROCESO DE SALUD OCUPACIONAL La duración de esta inducción será de 3 horas para el personal que laborará en cargos del proceso de producción y de 1 hora para el resto de los cargos. 1. Temática Definición de Salud Ocupacional (con sus respectivas disciplinas). Coordinador Salud Explicación del Sistema General de Riesgos Profesionales. Ocupacional Definición de accidente de trabajo (presentación de casos más comunes en la empresa). Definición de enfermedad profesional. Prestaciones económicas y asistenciales reconocidas por la ARL. Definición de cada uno de los riesgos y peligros a los cuales estamos expuestos en un servicio de alimentación. Presentar la estructura del sistema de gestión integral conforme a la norma 18001:2007 Explicar los requisitos y responsabilidades frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Adicionalmente: INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS SO-M-001 Manual de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo PC-P-011 Procedimiento para identificar y controlar peligros y riesgos a colaboradores y productos. SO-P-001 Procedimiento para el reporte y la investigación de accidentes SO-P-002 Procedimientos para tareas de alto riesgo SO-P-003 Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias La duración de esta inducción será de 4 horas para todo el personal administrativo.

4 Página 4 de 8 1. Temática Bienvenida y presentación del personal que interviene en el proceso Gestor de Compras de compra. Explicación del objetivo del proceso de compra. Enfoque de procesos del área. CO-P-001-Procedimiento para compras. CO-P-002-Procedimiento para evaluación, selección y seguimiento de proveedores. CO-P-003-Procedimiento para el despacho de materias primas e insumos. Modificaciones a pedidos: porcentaje permitido, justificaciones e informe mensual. Establecimiento de las rutas compras de acuerdo con la ubicación de los servicios de alimentación y de su capacidad de almacenamiento. Explicación de los indicadores de gestión compras y su aporte como insumo de información oportuna y confiable y precisa. Informe de fechas límite de envío de documentos que son insumo de trabajo para Gestión compras. Programación de los pedidos por servicio de alimentación (antelación y especificaciones). Reseña de proveedores activos (lista de proveedores aceptables) Documentos de Gestión compras que apoyan la planeación en los servicios de alimentación: -Lista de postres -Lista de productos de bodega -Distribución de proveedores de carnes para compra por zonas. INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE SISTEMAS Esta inducción es para el personal Administrador de los Servicios de Alimentación y para el personal administrativo, tendrá una duración de 1 hora. 1. Temática Se da a conocer las funciones y personal que compone el área de Gestor Sistemas sistemas. Situación actual de la empresa frente a recursos tecnológicos, tanto de Hardware como de Software. Normas de conductas frente a los recursos tecnológicos.

5 Página 5 de 8 Solicitud de soporte y nuevos requerimientos como apoyo a la mejora y automatización de procesos. Entrega y conocimientos de herramientas utilizadas como canales de comunicación en la empresa. Reportar cualquier anomalía concerniente a sistemas, bien sea fallas técnicas o nuevas requisiciones de automatización de procesos. Correo electrónico e Internet Adicionalmente para personal administrativo Accesos Internet y remoto Red de datos Planta telefónica Control de gastos Indicadores de gestión (sólo aplica para Gestores) Ofimática (cuando aplique) Copias de seguridad. Adicionalmente para administradores alimentación Sistema Biométrico (facturación) INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE CALIDAD y supervisores de servicio de La duración de esta inducción será de 6 horas para todo el personal administrativo. 1. Temática Qué es un Sistema de Gestión Integral. Gestor de Calidad Beneficios del proceso de certificación. Principios de las Normas ISO. Política y objetivos Integrales Enfoque de procesos del área. Adicionalmente para Gestores y Administradores de servicio de alimentación. Procedimientos de calidad: AC-P-001 Procedimiento para el control de documentos y registros AC-P-002 Procedimiento para aplicar acciones correctivas, preventivas y de mejora. AC-P-003 Procedimiento para auditorias internas AC-P-004 Procedimiento para el control equipos de seguimiento y

6 medición. AC-P-005 Procedimiento de actualización legal Página 6 de 8 Solicitudes que se hacen a Gestión Calidad y obligaciones del área frente a calidad: -Administradores y supervisores con G.Calidad: Reporte mensual de sobras, Inventario anual de equipos, Auditorias, Necesidades y expectativas de los clientes, Acciones correctivas, preventivas y de mejora. -G.Calidad con Administradores: Metrología, Documentación, Equipos de medición. INDUCCION EN EL PROCESO DE MERCADEO La duración es de 4 horas y es dirigida a Gestores, coordinadores, administradores y supervisores de servicio de alimentación 1. Temática Capacitación en Servicio al cliente. Gestor de Mercadeo Enfoque de procesos del área. Explicación de identidad corporativa Carta de presentación de la empresa. Programa Triplesss. Procedimientos de mercado y comunicaciones: Procedimientos de Gerencia: GE-P-002 Procedimiento para la revisión de los requisitos del cliente GE-P-003 Procedimiento para la prestación del servicio asociado. GE-P-004 Procedimiento de Consulta y Comunicaciones. INDUCCION EN EL ÁREA DE COSTOS Y PRESUPUESTOS La duración es de 2 horas y es dirigida a administradores y supervisores del servicio de alimentación. 1. Temática Control de Materia Prima Auxiliar de costos y Inventarios (manejo y diligenciamiento de formatos) CO-F-017 presupuestos Inventario final Recibos de caja Formato de ventas INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN Esta será la última inducción específica que recibirá el nuevo personal administrativo. Su duración será de 30 horas para los Administradores y supervisores de los Servicios de Alimentación y de 2 horas para otros cargos administrativos.

7 Página 7 de 8 1. Temática Para personal que va a desempeñar cargos de producción: 1. Mapa del proceso de producción y enfoque de procesos del área. 2. Procedimientos, instructivos, manuales y planes de calidad de producción: PC-P-001 Procedimiento para el control de bienes que son propiedad del cliente. PC-P-002 Procedimiento para identificación y trazabilidad PC-P-003 Procedimiento para recibir e inspeccionar materias primas e insumos PC-P-004 Procedimiento para almacenar materias primas, insumos y producto terminado PC-P-005 Procedimiento para el control del proceso productivo PC-P-006 Procedimiento para el mantenimiento y la adecuación de planta física y equipos PC-P-008 Procedimiento para la prestación del servicio de alimentación PC-P-009 Procedimiento para el manejo de residuos PC-P-010 Procedimiento para el empaque y transporte de producto terminado PC-P-011 Procedimiento para identificar y controlar peligros y riesgos a colaboradores y productos PC-P-012 Procedimiento para el manejo del agua potable y del hielo PC-P-013 Procedimiento para el control del producto servicio no conforme PC-P-014 Procedimiento para limpieza y desinfección PC-I-001 Instructivo de desinfección y usos PC-I-002 Instructivo de empaque del producto terminado PC-M-001 Manual de capacitación en protección de alimentos PC-M-002 Manual de limpieza y desinfección PC-M-003 Manual para el manejo de los residuos PC-M-004 Manual de funciones por servicio de alimentación PC-M-005 Manual de BPIM PC-M-006 Manual de recetas estandarizadas PC-Q-001 Plan de calidad para la protección de alimentos PC-Q-002 Plan de inocuidad HACCP para empaque y transporte de Gestor de Producción

8 producto terminado PC-Q-003 Plan de inspección en producción para preparaciones en proceso y producto terminado PC-Q-004 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos cárnicos PC-Q-005 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos lácteos PC-Q-006 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos frescos de origen vegetal PC-Q-007 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos semiperecederos PC-Q-008 Plan de inspección para vehículos de transporte de producto terminado PC-Q-009 Plan HACCP para preparaciones del menú Para el resto de los cargos: 1. Enfoque del proceso de producción e interrelación con otros procesos. 2. Procedimientos de producción en los que intervenga ese cargo. Página 8 de 8