PROCESOS DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN

Transcripción

1 PROCESOS DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN Profesora. Margarita María Gómez Builes Versión Nº

2 EL CONCEPTO DE PROCESOS - CONCEPTO DE SISTEMA Control Medio + Entrada Proceso + Salida + + Realimentación Eficiencia Efectividad Eficacia Impacto nergía 1+1 = 5 Entropía = Neguentropía

3 CONTROL DEL DESEMPEÑO DEL PROCESO M ETA LOGRO PASADO 20 M ETA LOGRO PRESENTE 6 5 L.S L.I FUTURO

4 CICLO DEL PROCESO DEL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN SERVICIO *Entregar Producto/servicio + valor agregado *Proyectar imagen *Satisfacer las necesidades AUDITORIA PRODUCCIÓN *Transformación de la materia prima en producto terminado *Estandarización *Programación producción TABLERO DE GESTIÓN USO ESTANDARES SATISFACCION PREFERENCIAS CLIENTE - USUARIO Recibe producto/servicio según expectativas y necesidades SUMINISTROS *Recepción -revisión calidad y cantidad -ingreso al sistema *Almacenamiento *Despacho a producción ROTACIÓN COMPRA DE SUMINISTROS *Cantidad *Calidad *Costo razonable OPORTUNIDAD MEZCLA COMPRA BUZON SUGERENCIAS MERCADEO *Identificar de usuarios *Minuta patrón *Establecer y estandarizar menúes Planta física y equipo (decreto 3075 ) - plataforma Higiénico - Sanitario 8HACCP)

5 GERENCIA POR PROCESOS: SUBSISTEMA DE MERCADEO Entrada Políticas y normas Manual de procesos Presupuesto y Cronograma Personal asignado Oficina - útiles de escritorio Medios y herramientas de comunicación Proceso Realimentación Referenciación competitiva Control Estandarización de recetas Resultados auditoría del servicio Estudios del mercado Buzón de sugerencias Panel de degustación Otros definidos Identificar mercado objetivo perfil del sector identificar necesidades y expectativas del cliente desdoblar la calidad definir minuta patrón-ciclorecetas estandarizadas planeación del producto servicio lista de necesidades establecer auditoria del servicio Tácticas de mercadeo Clientes actuales y potenciales salida perfil del usuario minuta patrón desdoblamiento de la calidad de necesidades y expectativas del cliente elementos para el diseño del producto servicio ciclo de minutas - recetas estandarizadas información del mercado

6 GERENCIA GERENCIA POR PROCESOS: SUBSISTEMA DE COMPRAS Entrada Ciclo de minutas -Lista de necesidades Lista de suministros existentes en el servicio especificaciones de productos Presupuesto-cotizacionesproveedores aprobados Políticas y normas de compras papelería del proceso Manual de procesos Manual de proveedores Análisis de valor y rendimiento personal asignado oficina-útiles de escritorio. Proceso Realimentación Control Perfil de desempeño de proveedores Calificación de proveedores Distribución porcentual de la compra por tipo de alimentos Análisis de costo promedio del mercado productos A Gasto por compras y distribución por tipo de suministros. Definir cantidades a comprar cotizar-seleccionar proveedor Calculo compra total aprobación presupuesto realización negociación pedido Referenciación competitiva Investigaciones y desarrollo de los proveedores Investigaciones y desarrollo de suministros centros de formación y capacitación salida Suministros adquiridos, según las especificaciones del servico y en las mejores condiciones de negociación Datos para la evaluación de la gestión de compras Información para la valoración de proveedores

7 GERENCIA GERENCIA POR PROCESOS SUBSISTEMA DE SUMINISTROS Entrada Suministros comprados lista de especificaciones de calidad de productos formatos de entrada y de evaluación de proveedores, cronograma de compras Instalaciones locativas y equipos para recepción, transporte, pesada, verificación de calidad. almacenamiento Personal asignado Manuales de procesos Políticas y normas Dotación de uniformes Proceso Recepción de suministros verificación de especificaciones ingreso al sistema diligenciar documentos almacenar por tipo organizar inventario preparar cantidades para producción entregar a producción realizar inventario físico limpieza y desinfección tomas de temperatura diligenciar registros Realimentación Referenciación competitiva Control Cumplimiento de especificaciones de la calidad de los suministros por parte de los proveedores. Controles de temperaturas de áreas de almacenamiento Informe de inventario físico investigaciones y desarrollos de los proveedores opiniones de personal de producción y servicio Seguimiento a la calidad de los productos durante el almacenamiento -auditorias internas salida Suministros ingresados al sistema según especificaciones de cantidad y calidad Suministros almacenados por tipo control del suministro durante su permanencia Suministros entregados a producción en cantidad, calidad y oportunidad especificadas

8 GERENCIA POR PROCESOS: SUBSISTEMA DE PRODUCCIÓN Entrada Suministros listos para ser preparados y según Ciclo de minutas-tablas de producción censos de usuarios especificaciones de calidad y cantidad Políticas y normas Planillas HACCP Recetas estandarizadas Locales, equipos, batería de cocina e utensilios para empacar y entregar Personal asignado Dotación de uniformes Manual de procedimientos Proceso Revisar ciclo buscar receta y censos preparar el puesto de trabajo limpiar y desinfectar Recibir suministros a preparar preparar según receta estandarizada y tabla de producción diligenciar registros empacar preparación para entregar lavar y asear el puesto, desinfectar Realimentación Referenciacíón competitiva Control Planillas del sistema HACCP-diligenciadas Tablas de producción opiniones recogidas en el subsistema de servicio Investigaciones de desarrollo de proveedores y otros afines Registros de pedidos de suministros Censo de productos preparados y entregados - Auditorias internas - externas salida Producto terminado según especificaciones de calidad y cantidad Registros HACCP diligenciados Registros de producción

9 GERENCIA POR PROCESOS: SUBSISTEMA DE SERVICIO Entrada Preparaciones y suministros listos para ser servidos locales, equipos y utensilios de servida y para cobro Políticas y normas Manuales de procesos Personal asignado Dotación de uniformes Planillas en limpio Elementos de decoración y empaque Proceso Realimentación Control Libreta de calificaciones del cliente Sugerencias de usuarios Planillas HACCP diligenciadas registro de volumen de usuarios, ventas y preferencias Registros de sobras Preparar locales y equipo limpiar y desinfectar recibir preparaciones y suministros esperar solicitud del cliente servir y entregar Realizar el cobro esperar consumo recibir y lavar loza limpiar y desinfectar el servicio Referenciación competitiva Estudios de mercado Opinión de los públicos Auditorias internas y externas Investigaciones y desarrollos en el área salida Productos /servicios entregados al cliente a satisfacción Registros de usuarios, preferencia y ventas planillas diligenciadas

10 CICLO INTEGRADO DE PROCESOS DEL SAyN MERCADEO Real? No Poten. Nuevo No Definir el mercado Estudio de mercado Datos obtenidos Perfil N.D. Usuario Análisis de mercado Desdoblamiento de la Q. Tabular y evaluar las encuestas de satisfacción Encuestas... A A A B C Diseñar el producto Minuta patrón Recetas estandarizadas Ciclo de menús Lista de especificaciones Empaque 1

11 MERCADEO... 1 A B C Definir estrategias de publicidad y promoción y planes o acciones de mejoramiento. Actas Asegurar la implementación del Plan de Mejoramiento. Se ajustó? No Realizar informe de gestión Archivo IG Reiniciar

12 COMPRAS B DE E Establecer las necesidades y especificaciones de suministros Selección y clasificación de proveedores Lista de proveedores Informe visita - Notas. Incluir en kardex de proveedor Cotizar suministros Plan de seguimiento Definir lista y presupuestos Hojas de cálculos F D E Realizar pedidos Verificar la efectividad de la compra 2

13 COMPRAS... 2 Se ajustó? Realizar informe de gestión Archivo IG Reiniciar ciclo F

14 SUMINISTROS B F DE D Recibir suministros Verificar la cantidad y las condiciones higiénico sanitarias. Lista de especificaciones Planilla de control No OK Pesar, medir, contar, verificar cantidad, pedir Pedido - Lista Factura Documento de opciones Devolver al proveedor Completó? 3 No Esperar visto del jefe 3

15 SUMINISTROS OK No Devolver al proveedor Ingresar cantidades recibidas al kardex de suministros. Tarjetas de kardex... Almacenar suministros Lista de condiciones Manual de almacenamiento Suministros almacenados Control de temperaturas D Revisar la minuta del día siguiente Recibir requerimientos de pedido y servicio Alistar: Pesar, contar, marcar y colocar en el sitio señalado Registrar salidas en el kardex 4

16 SUMINISTROS... 4 Realizar inventario físico Kardex D OK No Justificar la situación faltante o sobrante Acepta justificación Levantar acta con VB del jefe No Iniciar proceso RRHH Reinicio ciclo de labores

17 PRODUCCIÓN DE A Reclamar los suministros G Registro de tipo y cantidad de S. Lista y hora de entrada Requerimiento de minuta P. Alistar puesto de trabajo Desinfectar D OK Preparar las loncheras o productos Control de empaques Control de temperatura y tiempo H Programa de producción Planillas HACCP Registro de usuarios 5

18 PRODUCCIÓN... 5 H Empacar para servicio Llevar al comedor o montacarro Llevar a área de embarque de vehículos transportadores Alistar planilla para dirección y control Reiniciar ciclo

19 SERVICIO C DE D Alistar productos para lonchera Normas HACCP Requerimientos, pedidos Ofrecer valor agregado Especificaciones Condiciones de empaque y entrega Verificar la Q y la cantidad Llamar a confirmar Entregar al colegio Registro de usuarios Formato evaluación y sugerencias NO OK 6

20 SERVICIO... 6 Esperar usuarios i Verificar el consumo del producto en descansos Procesar información Registros Estadísticas Notas OK NO Revisar con producción Archivar J Reiniciar