Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Página 1 de 6 OBJETIVO DEL PROCESO Mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de la Universidad de Pamplona, para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de su comunidad. Inicia Planificación del Sistema Integrado ALCANCE Termina Evaluación, Análisis y Mejora RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Direccionamiento Estratégico (CSUP) Estado Misión Institucional Visión Institucional Resolución Rectoral que formaliza responsabilidades Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad P Planificación para la Revisión, Control y Seguimiento del Sistema Integrado Gestión Elaboración del Plan de Acción Elaboración del plan de compras Identificación de necesidades Sistema Integrado FAC-23 diligenciado Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión para su aprobación Plan de Acción Plan de compras Solicitud de Recursos Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico.

2 Página 2 de 6 Direccionamiento Estratégico Plan de acción aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Ejecución del plan de acción Elaboración del informe consolidado como Entrada para la Revisión por la Alta Dirección Informes de avance del Plan acción Plan acción ejecutado Direccionamiento Estratégico control Interno FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión Aprobado. Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado FAC-28 y FAC-29 actualizado. control Interno Todos los Procesos Gestión del Talento Humano Atención al Ciudadano y Transparencia Documentación aprobada para verificación y validación. Seguimiento a los procesos y programas académicos Solicitud de necesidades de capacitación PQRDS H Verificación y validación de la Documentación de los Procesos. Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Reunión de Grupo de Mejoramiento para revisión de planes de mejoramiento. Documentación, indicadores y demás compromisos con el SIG Identificación de necesidades de capacitación Análisis y consolidación de soportes Sistema Integrado Actas de Documentos verificados y validados. Actas de Control y Seguimiento por Proceso Actualización del FAC- 28 y FAC-29 Procesos retroalimentados Necesidades de Capacitación Respuesta a la PQRDS Todos los Procesos y programas académicos SAAI Gestión del Talento Humano Usuario y Atención al Ciudadano

3 Página 3 de 6 Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Materiales, insumos y personal por contrato Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Análisis de necesidades de material, insumo y persona. Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Planeación y Todos los procesos Solicitud de Identificación de riesgos de gestión y corrupción Solicitud de avance y cumplimiento de los mapas de riesgos Solicitud de insumos para la consolidación del informe de Revisión por La Dirección Análisis del contexto e identificación de los riesgos de corrupción y gestión Seguimiento y control de los riesgos con los evidencias correspondientes Verificación del cumplimiento de requisitos de los informes presentados Consolidación y análisis de la información Mapa de riesgos aprobado Informes de avance y cumplimiento (actas de reunión y soportes) Informe de Revisión por la Dirección preliminar Planeación y Alta Dirección Plan de Auditorías Internas V Ejecución de auditorías y evaluaciones Solicitud de Plan de mejoramiento aprobado Todos los procesos Solicitud de avance y cumplimiento de los planes de mejoramiento A Ejecución de acciones correctivas, preventivas y de mejora Sistema Integrado Informes de avance y cumplimiento (actas de reunión y soportes) Alta Dirección

4 Página 4 de 6 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL ITEM QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Misión y Visión actualizada ( que sea la vigente ) Política y Objetivos de Calidad vigentes Verificación y vigencia del último Acto Administrativo Anual Manual de Calidad e historia de modificaciones Normatividad Matriz de requisitos legales Controles en las actividades Cumplimiento de los requisitos de entrada para la Revisión por la Dirección Control y seguimiento a la ejecución del FAC- 23 Sistema Integrado de Gestión Fechas establecidas del FAC-23 Actas de reunión Controles a las salidas Actualización del FAC- 28 y FAC-29 A través de la revisión mensual con el proceso Fechas establecidas del FAC-23 Actas de reunion

5 Página 5 de 6 RECURSOS TALENTO HUMANO Administrador (a) del Sistema Integrado Técnico Administrativo Sistema Integrado INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina dotada muebles y enseres Sala de Juntas Archivadores con su respectivo control y seguridad Papelería e insumos de oficina TECNOLOGICOS Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, internet, etc ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad Vocabulario MECI Ver FAJ-15 Matriz de Requisitos Legales Modelo Estándar de Control Interno

6 Página 6 de 6 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestrio de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS Mapa de Riesgos OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS 1. Asegurar la excelencia e innovación en lo Académico y en la Gestión 2. Lograr la excelencia en servicios y en las tecnologías de la información y las comunicaciones 3. Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional