ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A

Transcripción

1 ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A Sistema integrado de Gestión de Calidad ISO 9001 NTCGP 1000 MECI 1000 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS

2 Código: PRODES01 Versión: 10 CARACTERIZACIÓN PROCESO Vigente desde: 30/09/2011 GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS Responsable: Subgerente de Desarrollo y Profesionales de la Subgerencia de Desarrollo Objetivo: Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Alcance: Servicios en los componentes de: investigación y desarrollo, innovación y diseño, materias primas, producción y fomento y comercialización PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Artesanos, DYP, Comercialización Privadas Privadas Artesanos Entidades públicas y privadas Profesionales y Asesores Mejoramiento, Artesanos, Entidades Públicas y Privadas Mejoramiento Políticas, Planes, Programas, proyectos, solicitud información Información Información, solicitudes Información Información P H Planeación Políticas, Planes, Programas, proyectos Dirección y Planeación Formulación Planes, programas y proyectos Privadas, Artesanos Contratación (cuando aplica) Contrato o convenio privadas Ejecución de programas, proyectos y actividades Elaboración y entrega de informes (institucionales) de avance y finales V Seguimiento y evaluación de indicadores A Revisión de informes y plan de mejoramiento Información sobre productores, productos y mercados. Inducción Generación de producto artesanal. Material técnico pedagógico Registro y documentación Información sobre productores, productos y mercados Material técnico pedagógico Solicitud liquidación contrato o convenio Concepto técnico Acciones correctivas y preventivas Informes Plan de mejoramiento Artesanos Comercialización Mejoramiento privadas, Artesanos Cendar, Gerencia, mejoramiento privadas, Artesanos

3 SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al proceso mediante los informes de consultas, informe de plan de acción e informe para la revisión gerencial. REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001 NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000 Ley 524 de 2000 Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación Normas de Presupuesto Ley 489 de 1998 Ley 489 de 1998 Ley 152 de Manual de calidad Control de Documentos Control de Registros Planificación de la realización del producto Procesos relacionados con el cliente Compras / Adquisición de bienes y servicios Control de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Preservación del producto. 8.1 Generalidades Satisfacción del cliente Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto Control de producto no conforme Análisis de datos Mejora Identificación de riesgos Análisis de riesgos Valoración de riesgos Procedimientos Controles Indicadores Plan de Mejoramiento Funcional Plan de mejoramiento Individual.

4 RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS Subgerente de Desarrollo Oficinas dotadas adecuadamente para director y Recursos PGN y provenientes de otras Profesionales Subgerencia de coordinadores de proyectos y contratistas fuentes (público, privado, nacional e Desarrollo Banda ancha internacional) Contratistas Hardware actualizado Personal de apoyo técnico Software actualizado administrativo para proyectos Sistema de información - Línea de base Servicio de proveeduría de materiales Portafolio de servicios y equipos Medios audiovisuales, cámara fotográfica Servicio de mensajería Salones de conferencia y espacios para exhibición y Coordinadores de los Laboratorios promoción de resultados (módulos, vitrinas, etc) Equipos y sistemas de comunicación Bodega para recepción y almacenamiento temporal de productos Espacios para evaluar resultados de proyectos Espacios para asesoría puntuales, seminarios, talleres y conferencias

5 TIPO NOMBRE FORMULA INDICADORES FRECUENCIA DE MEDICION TENDENCIA META Eficiencia Ejecución financiera del proyecto Recursos ejecutados/recursos proyectados Trimestral Creciente 90% Eficacia Cumplimiento de las actividades del proyecto Satisfacción del Cliente Nº de actividades ejecutadas / Nº de actividades programadas por proyecto finalizado Numero de encuestas evaluadas bueno y muy bueno / total de encuestas aplicadas por proyecto finalizado Trimestral Creciente 90% Trimestral Creciente 90% Efectividad Cobertura poblacional por proyecto Número de beneficiarios atendidos / Numero de beneficiarios proyectados Trimestral Creciente beneficiarios

6 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos Aplazamiento o cancelación de las actividades pertinentes a los proyectos Clasificación: Calificación Riesgo Operativo Probabilidad Nivel B Probable Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios) Análisis Evaluación A. Zona de riesgo alta. Reducir, evitar, compartir, transferir, el riesgo Valoración Descripción Controles operativos Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo alto. Reducir, evitar, compartir, transferir, el riesgo Debido a diversos aspectos tanto internos como externos que influyen en la ejecución integral de los proyectos se presenta la posibilidad de no llevar a cabo las actividades en su totalidad ó en el tiempo programado. 1. Planes operativos, cronogramas de actividades, flujos de cajas y comités técnicos de los proyectos.

7 Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Coordinadores Permanente de Proyectos Gestión adecuada y oportuna para la ejecución de las actividades en terreno. Revisión y ajustes al cronograma del proyecto Proponer alternativas viables en caso de cancelación de actividades Subgerente de Desarrollo y Coordinadores de Proyectos Según eventualidad Cumplimiento del cronograma salvo casos de fuerza mayor Alternativas propuestas Informes entregados a los cofinanciadores. Actas de comités técnicos. Informes entregados a los cofinanciadores; Actas de comités técnicos; Oficio. 25/Octubre / /Octubre / 2011

8 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos Proyectos formulados con Información desactualizada del sector Clasificación: Riesgo Operativo Análisis Calificación Evaluación Probabilidad Nivel D Improbable Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios) M. Zona de riesgo moderado. Asumir, reducir el riesgo Valoración Descripción Controles operativos Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo moderado. Asumir, reducir el riesgo. Debido a la alta restricción economica para actualizar las investigaciones realizadas por la entidad y los altos costos que genera la actualización de la información general del sector, pueden presentarse errores en la formulación de los proyectos, al utilizar los documentos ubicados en el CENDAR por parte de los ejecutores de los proyectos de la entidad. 1. Intercomunicación entre el Proceso de Gestión y Desarrollo de proyectos y el CENDAR. 2. Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento. 3. Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.

9 Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Inscripción de un proyecto de inversión Profesional Primer Proyecto inscrito Oficina de Planeación. para contar con los recursos necesarios CENDAR semestre en el SUIFP 25/Octubre / 2011 para la gestión del conocimiento Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR. Profesional CENDAR Numero de documentos catalogados Informes de Planeación estratégica de la entidad. 25/Octubre / 2011 Elaborado por Revisado por Aprobado Equipo Subgerencia de Desarrollo Leonardo Martin Profesional de Planeación Mariana Gomez Subgerente de Desarrollo