MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 5 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador de Almacén Superior Inmediato: Jefe División de Logística Personal a Cargo: Asistente de Inventarios, Auxiliar de inventarios, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Mantenimiento. Dependencia: División de Logística II. NATURALEZA DEL CARGO Administrar la Coordinación de Almacén, haciendo la programación, recepción, almacenamiento y distribución los bienes y elementos requeridos por las distintas dependencias de la Corporación, así como velar por que se mantenga actualizado, el sistema de información de los activos fijos de la Corporación, tanto físicos como contablemente. III. FUNCIONES 1. Coordinar con el Jefe inmediato la programación de necesidades, compras y distribución de elementos, bienes y materiales de toda la 2. Organizar y controlar la correcta identificación de los elementos bienes y materiales que ingresan al almacén y quedan a su cargo. 3. Apoyar la dependencia en el trámite de órdenes de pago entregando oportunamente las órdenes de compra con sus respectivos soportes. 4. Llevar el control de los pedidos y órdenes de compra pendientes de recibir de los proveedores, en cuanto a suministros en general. 5. Propender por la conservación de las existencias de almacén y prevenir los deterioros, robos, incendios y otras circunstancias que afecten los artículos. 6. Controlar permanentemente las existencias de máximos y mínimos e informar a su Jefe inmediato sobre su comportamiento. 7. Realizar las salidas del almacén de acuerdo con los requerimientos y pedidos de almacén por centro de costos, haciendo entrega del material solicitado. 8. Reportar oportunamente al Jefe de la División Logística y al Auxiliar Administrativo, con copias de facturas y con el número de activo, todos los bienes adquiridos, para ser incluidos en las pólizas de seguros. 9. Verificar la conciliación contable de las entradas y salidas mensuales de activos fijos que adquiera la Corporación y revisar los ajustes contables a que haya lugar, según el Reglamento de Administración de Inventarios. 10. Validar la elaboración y ejecución del cronograma de los selectivos y de los inventarios generales de cada año por cada centro de costo. 11. Verificar los registros contables realizados por los traslados de activos entre centro de costo y responsable del activo. 12. Propender por que se realice el informe trimestral parcial y consolidado anual trimestralmente valorizado de los activos fijos y elementos devolutivos de cada una de las dependencias de la

2 Página 2 de Velar por que se concilien las depreciaciones a valores corrientes y valores ajustados de la Corporación y analizar la valuación y medición de los activos, costo a histórico, valor actual o de reposición y valor del mercado. 14. Verificar que se genere mensualmente el comprobante de depreciación de activos fijos de la 15. Validar los ajustes, correcciones y reclasificaciones que se requiera 16. Propender por que se elabore y se le haga seguimiento al presupuesto de ingresos, gastos. 17. Elaborar reporte semanal de los activos nuevos y enviarlo a la aseguradora. 18. Propender porque se realicen inventarios sobres los activos fijos y devolutivos de la 19. Validar las actividades conexas de la venta por baja de acuerdo al procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y velar por su actualización permanente. 20. Orientar al público interno o externo, sobre los aspectos generales de la Dependencia 21. Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con su cargo. 22. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 23. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 24. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 25. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 26. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 27. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 28. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Verificar la relación y publicación de los activos fijos, elementos controlados y productos de consumo que van a ser dados de baja.

3 Página 3 de 5 V. RESPONSABILIDAD Proceso Compras Internas Elaboración y trámite de orden de pago Seguridad y Salud en el Trabajo 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Registra en el sistema el producto. - Reporta las salidas. - Entrega documentación requerida para soportar la orden de pago. Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4 Página 4 de 5 Gestión de Calidad Gestión por Competencias Gestión Documental - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No aplica No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe División de Logística Auxiliar de Compras Auxiliar de Inventarios Asistente de Inventarios Auxiliar Administrativo Jefes de dependencias interesadas Proveedores 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o - Todos aquellos materiales y herramientas que se equipos: encuentren bajo custodia del almacén. - Equipo de computo b. Dinero, títulos o - Facturas documentos c. Nivel de Confidencialidad Medio

5 Página 5 de 5 VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Título profesional en Administración, Contabilidad o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Sistemas de administración de inventarios - Gestión de almacenamiento y bodegaje - Administración de documentos Dos (2) años de experiencia profesional relacionada - Contabilidad básica - Almacenamiento y rotación de inventarios - Office Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 10 X Planeación y organización del trabajo 10 X Comunicación efectiva 15 X Trabajo en equipo 15 X Habilidad numérica 20 X Administración de inventarios 20 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Jefe División de Logística Diego Martin Ramírez Villamarin Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martinez Solís. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)