MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA EJECUTIVA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS APROBADO POR: R.D.Nº SA.HNCH/DG

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1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA EJECUTIVA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS APROBADO POR: R.D.Nº SA.HNCH/DG FECHA DE APROBACIÓN:

2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS 8 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos Además, el Manual de Organización y Funciones De la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos permite: Ayudar a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilitar el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados. El cumplimiento del Manual de Organización y Funciones comprende a todo el personal que labora en la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos el cual contribuye a lograr que se cumplan los objetivos del servicio que están establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 3

4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Cuadro para la Asignación del Personal del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. 4

5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO 4. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 4. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. Lo establecido en el presente manual, está orientado a que la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos logre los recursos humanos necesarios y adecuados para el cumplimiento de la misión y los objetivos asignados al Hospital. 3. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada cargo o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos. 5

6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCION GENERAL OFICINA EJECUTIVA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS 6

7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS 7

8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Manual de Organización y Funciones Pág. 8 de 13 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA EJECUTIVA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas, de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos en concordancia con el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director General del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Asistente Administrativo I, Técnico Administrativo III y jefes de las unidades orgánicas a su cargo. - Coordina y ejecuta acciones con los jefes responsables de las unidades orgánicas a su cargo. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. - Relaciones externas: - Coordina y recibe directivas e información de entidades públicas y privadas, universidades entre otras. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1 Representa por delegación al Director General en reuniones técnicas, ante organismos públicos y privados en actividades relacionadas al cargo. 3.2 Autoriza y convoca la ejecución de reuniones técnicas administrativas en la oficina ejecutiva a su cargo y del personal de las unidades orgánicas y funcionales a su cargo. 3.3 Autoriza la ejecución de la programación del rol de trabajo, vacaciones, cambios de turnos y otros del personal a su cargo. 3.4 Controla, supervisa y evalúa la labor del personal asignado a su cargo. 3.5 Asigna funciones al personal de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos 8

9 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planear, organizar, conducir, coordinar, controlar y evaluar los procesos referentes a la gestión y administración de recursos humanos del Hospital Cayetano Heredia. 4.2 Elaborar y proponer en coordinación con el personal a su cargo el Plan Anual de Actividades de la oficina, así como monitorear el avance y cumplimiento del mismo. 4.3 Informar a la Dirección General las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas. 4.4 Monitorear el avance y cumplimiento de los documentos técnicos normativos e instrumentos de gestión de la oficina. 4.5 Proponer, aplicar y difundir las políticas, normas y procedimientos de su competencia. 4.6 Conducir la elaboración, implementación, aplicación y difusión de las políticas, normas y procedimientos de su competencia. 4.7 Proponer estrategias y mecanismos para su optimización, satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de Potencial Humano y pensionistas del Hospital. 4.8 Disponer, monitorear, supervisar la implementación y aplicación del sistema de Información y comunicaciones en los procesos que corresponden al Sistema de Personal. 4.9 Regular y supervisar el cumplimiento de los deberes y derechos del personal a nivel institucional Propiciar las comunicaciones efectivas en el personal para crear y mantener un clima laboral adecuado Establecer y mantener relaciones de coordinación con los organismos gremiales y colegios profesionales, siendo la primera instancia resolutiva Monitorear y supervisar la evaluación y desarrollo de la productividad y calidad del Potencial Humano Supervisar el cumplimiento de la normatividad vigente sobre los procesos técnicos y acciones de personal Participar en actividades, seminarios, convenciones, congresos y en los eventos relacionados al Sistema de Personal Implementar estudios, programas y proyectos de bienestar social Implementar oportunamente el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Diseñar y mejorar continuamente el proceso de desarrollo de recursos humanos Proponer los planes y programas de perfeccionamiento y formación de los recursos humanos según corresponda a los convenios con universidades y/o instituciones educativas Evaluar los convenios con Universidades e Institutos Educativos, para fines de pre grado y post grado Proponer los requerimientos de las plazas de externos, internos, residentes y otros que se requieran para cumplir con los programas docentes según convenios con Universidades e Institutos Educativos, en el marco de las normas vigentes Proponer a la Dirección General la autorización de las investigaciones que se lleven a cabo en el Hospital, manteniendo un registro de las mismas, en el marco de las políticas y normas sectoriales vigentes Orientar, fomentar y estimular el desarrollo de la investigación y la producción científica Apoyar la docencia universitaria y técnica para la formación y especialización de recursos humanos, en el marco de los convenios y normas pertinentes Efectuar el rediseño y mejoramiento de los procedimientos a su cargo Mantener registros y reportes actualizados sobre las actividades realizadas en la oficina Elaborar y remitir a la unidad orgánica competente, los requerimientos del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos asignados a la oficina, así como informar el cumplimiento del mismo. 9

10 4.27 Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Cumplir y hacer cumplir las directivas, normas y otras de la oficina 4.29 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina Fomentar buenas relaciones interpersonales y comunicación efectiva con el personal de la oficina 4.31 Las demás que le asigne el Director General del Hospital Cayetano Heredia. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible: Título profesional que incluya estudios relacionados con administración de recursos humanos Deseable: Estudios de Maestría en Gestión Hospitalaria o afines Experiencia Experiencia mínima de 05 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 10

11 Manual de Organización y Funciones Pág. 11 de 13 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P FUNCION BASICA Ejecutar actividades especializadas en gestión y administración de recursos humanos. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo II de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de Unidades orgánicas y funcionales de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos. - Relaciones externas: - Coordina y recibe directivas e información de entidades públicas y privadas. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Apoyar en la elaboración, organización y controlar de los procesos referentes a administración y docencia de recursos humanos desarrollados por la oficinas dependientes de la Oficina Ejecutiva de gestión de Recursos Humanos 4.2 Participar en la elaboración el Plan Anual de Actividades de la oficina ejecutiva, así como monitorear el avance y cumplimiento del mismo. 4.3 Monitorear la implementación y aplicación del sistema de Información y comunicaciones en los procesos que corresponden al Sistema de Personal. 4.4 Vigilar el cumplimiento de los deberes y derechos del personal a nivel institucional. 4.5 Participar en actividades, seminarios, convenciones, congresos y en los eventos relacionados al Sistema de Personal. 4.6 Participar en la propuesta de estudios, programas y proyectos de bienestar social. 4.7 Elaborar propuestas de mejoramiento continuo del proceso de desarrollo de recursos humanos. 4.8 Gestionar en coordinación con la Oficina de Administración de Recursos Humanos los requerimientos de las plazas de externos, internos, residentes y otras que se requieran para cumplir con los programas docentes según convenios con Universidades e Institutos Educativos, en el marco de las normas vigentes. 4.9 Apoyar la docencia universitaria y técnica para la formación y especialización de recursos humanos, en el marco de los convenios y normas pertinentes Elaborar informes técnicos relacionados con las funciones de la oficina ejecutiva Participar en la elaboración y actualización de directivas y procedimientos referentes a los procesos de administración y docencia de los recursos humanos del hospital Mantener registros y reportes actualizados sobre las actividades realizadas en las oficinas dependientes de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos Cumplir con los mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina ejecutiva 4.14 La demás que le asigne el Jefe de la Oficina de Gestión de Recursos Humanos. 11

12 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Grado de bachiller universitario afín al cargo. Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 12

13 Manual de Organización y Funciones Pág. 13 de 13 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Apoyar en las actividades relacionadas con la gestión, docencia y administración de recursos humanos del hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de sistema Administrativo II de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de su competencia ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Aplicar normas técnicas y de control que regulen los procedimientos establecidos. 4.2 Participar en las reuniones y/o eventos, preparar la agenda con la documentación respectiva. 4.3 Elaborar el pedido de útiles, mantener su existencia y encargarse de la distribución de los materiales correspondientes de la oficina ejecutiva 4.4 Intervenir con criterio propio, en la redacción de documentos administrativos, de acuerdo a indicaciones generales. 4.5 Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando periódicamente los informes de situación. 4.6 Administrar documentación clasificada y prestar apoyo administrativo, aplicando paquetes informáticos. 4.7 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la unidad funcional 4.8 La demás que le asigne el Jefe de Oficina de Gestión de Recursos Humanos. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Título No universitario de un centro superior relacionado con el área.. Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 13