MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES RECTORADO OFICINA GENERAL DE CALIDAD ACADÉMICA Y ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA ÓRGANO DE ASESORAMIENTO I. Objetivo

2 Determinar las funciones específicas, responsabilidades de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada Dependencia y Unidad Orgánica de la Universidad. II. Aprobación y actualización del Manual de Organización Funciones (MOF), de la Universidad El MOF de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria será aprobado mediante Resolución del Titular del pliego. III. Base Legal Estatuto de la Universidad Nacional de Ucayali. Ley N Ley Marco de Modernización de Gestión del Estado. Ley 28175, Ley Marco del Empleo Público. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la UNU. Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) de la UNU. Ley N 28740, Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Universitaria. IV. Alcance El Manual de Organización y Funciones es de aplicación en todas las Dependencias y Unidades Orgánicas de la UNU. V. Disposiciones Generales El Manual de Organización y Funciones proporciona información a los funcionarios, empleados administrativos y docentes que realicen en su carga no lectiva, sobre sus funciones administrativas y ubicación dentro de la estructura de la Universidad, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda. VI. Organigrama funcional de la Universidad Nacional de Ucayali Representación de los Órganos, Dependencias y Unidades Orgánicas. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 2

3 RECTORADO VICERRECTORADO ACADÉMICO OFICINA GENERAL DE CALIDAD ACADÉMICA Y ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA CONSEJO CONSULTIVO SECRETARÍA OFICINA EJECUTIVA DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN OFICINA EJECUTIVA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD UNIDAD DE EVALUACIÓN DE LA CALIDAD UNIDAD DE INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN UNIDAD DE MEJORA CONTINUA UNIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN COMITÉS INTERNOS DE CALIDAD DE LAS ESCUELAS PROFESIONALES Y POS GRADO CÍRCULOS DE MEJORA CONTINUA DE LAS ESCUELAS PROFESIONALES Y POS GRADO 3

4 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS DENOMINACIÓN DEL CARGO TOTAL OBSERVACIÓN Director de Administración 01 Jefe de Oficina General de Calidad Académica Especialista Administrativo 02 Oficina Ejecutiva de Sistema de Gestión de la Calidad Oficina Ejecutiva de Autoevaluación y Acreditación Unidad de Mejora Continua Asistente Administrativo 03 Unidad de Evaluación de la calidad Unidad de Investigación y Capacitación Programador de Sistemas 01 Unidad de Sistemas de Información y Comunicación. Secretaria 01 Unidad de Secretaría DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS En las siguientes páginas describimos las específicas, líneas de autoridad y responsabilidad de cada cargo que corresponde a la oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. DEPENDENCIA OFICINA GENERAL DE CALIDAD ACADÉMICA Y ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA 4

5 TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN (Jefe de Oficina General de Calidad Académica y Acreditación) FECHA DE N DEL CAP EMISIÓN ACTUALIZACIÓN a) Planificar, Organizar, dirigir, coordinar, evaluar y proponer actividades de implementación de autoevaluación y acreditación a efectuarse en las Facultades. b) Diseñar y proponer políticas y estrategias sobre autoevaluación y acreditación. c) Propiciar y evaluar el desarrollo y resultados de metas programadas. d) Elevar para aprobación normas, métodos y procedimientos relacionados con la autoevaluación, evaluando su ejecución y resultados. e) Mantener coordinación e intercambio tecnológico con Universidades Nacionales y Extranjeras, acreditadoras y certificadoras. f) Diseñar estrategias y promover cultura evaluativa entre los integrantes de la Universidad. g) Emitir informes especializados y mantener permanente informado al titular del pliego. h) Asesorar a las autoridades y funcionarios en el campo de la autoevaluación y acreditación. i) Prestar asistencia técnica a los Comités Internos de Calidad Académica de las Facultades en cuanto a autoevaluación y acreditación. j) Coordinar las actividades de organización y ejecución de eventos de difusión y capacitación del sistema de Gestión de la Calidad en coordinación con las oficinas de Coordinación Académica, Investigación, Planificación, Recursos Humanos y Escuela de Pos Grado. k) Difundir el avance del proceso de autoevaluación. l) Coordinar con los miembros de las Comisiones permanentes sobre acciones y logros. m) Otras que le encomiende el Rector de acuerdo al nivel y naturaleza de la oficina General de Calidad Académica. a) Depende jerárquicamente del Rector. b) Es responsable ante el Rector en el cumplimiento de las funciones y objetivos de la oficina y ejerce autoridad sobre los cargos asignados. c) Es responsable conjuntamente con el Vicerrectorado Académico del Proceso de Autoevaluación con fines de Acreditación. DEPENDENCIA OFICINA GENERAL DE CALIDAD ACADÉMICA Y ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA TÍTULO DEL CARGO ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO (Oficina Ejecutiva de Autoevaluación y Acreditación) CÓDIGO N DEL CAP FECHA DE 5

6 EMISIÓN ACTUALIZACIÓN a) Coordinar la implementación de procesos técnicos de autoevaluación y acreditación en concordancia con la normatividad vigente. b) Coordinar las actividades de autoevaluación interna y externa con fines de Acreditación. c) Diseñar estrategias normativas y procedimientos para implementar la autoevaluación y acreditación institucional en coordinación con las dependencias. d) Elaborar y difundir comunicados tendientes a lograr la participación activa del personal en los procedimientos de autoevaluación y acreditación. e) Efectuar estudios técnicos sobre procedimientos de autoevaluación y acreditación. f) Emitir opinión especializada sobre expedientes puestos en su consideración. g) Coordinar con la jefatura de la oficina General la programación de actividades. h) Coordinar acciones antes, durante y después de realizadas las actividades de autoevaluación con los representantes de las Comisiones permanentes. i) Apoyar en la preparación del informe de autoevaluación como la agencia acreditadora lo exige. j) Determinar e informar sobre los resultados y las dificultades en el cumplimiento de metas. k) Administrar el registro de autoevaluaciones y de acreditaciones institucionales. l) Participar en comisiones y reuniones de trabajo. m) Otras que le encomiende la jefatura de la Oficina General, en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. DEPENDENCIA TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO OFICINA GENERAL DE CALIDAD ACADÉMICA Y ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO (Oficina Ejecutiva de Sistema de gestión de la calidad) FECHA DE N DEL CAP EMISIÓN ACTUALIZACIÓN 6

7 a) Establecer y manejar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad. b) Asesorar y prestar asistencia técnica a las Facultades en cuanto a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. c) Establecer mecanismos de medición del rendimiento académico, gestión, desarrollo e investigación, así como, disponibilidad de equipo e infraestructura. d) Diseñar acciones de mejoramiento de la calidad educativa y del servicio. e) Coordinar actividades de mejoramiento luego de medir resultados. f) Propender que la acreditación obtenida se mantenga en estándares aceptables. g) Coordinar ajustes y correctivos que permitan mantener estándares de la calidad de la enseñanza. h) Coordinar mejoras de rendimiento de la calidad y la excelencia educativa. i) Participar en comisiones de trabajo. j) Evaluar que los factores, criterios y estándares de medición se mantengan en niveles aceptables. k) Otras que le encomiende la jefatura de la Oficina General, en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. DEPENDENCIA TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO OFICINA GENERAL DE CALIDAD ACADÉMICA Y ACREDITACIÓN UNIVERSITARIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Mejora Continua) FECHA DE N DEL CAP EMISIÓN ACTUALIZACIÓN a) Proponer mecanismos de coordinación y operatividad de la Oficina General con los Comités internos de Autoevaluación y Acreditación de cada Facultad. 7

8 b) Proponer mejoras simplificadas de procedimientos. c) Apoyar propuestas de mejoras de procesos. d) Apoyar las actividades administrativas de la Oficina General y emitir reportes. e) Apoyar las actividades tendientes a mejorar el rendimiento de la calidad educativa. f) Llevar el archivo técnico de la Oficina y facilitar la documentación requerida. g) Elaborar, analizar e informar sobre expedientes puestos a su consideración, asimismo cuadros, flujogramas, diagramas de recorrido y similares. h) Coordinar acciones específicas con las dependencias de la Universidad. i) Apoyar la elaboración del plan de trabajo de la Oficina General. j) Emitir informes sencillos relacionados con el área. k) Puede corresponderle apoyar comisiones y/o reuniones de trabajo. l) Otras que le encomiende el Especialista en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Especialista Administrativo en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Evaluación de la Calidad) FECHA DE N DEL CAP EMISIÓN ACTUALIZACIÓN a) Efectuar estudios preliminares sobre la normatividad y procedimientos de autoevaluación en concordancia con la normatividad vigente. b) Llevar el archivo técnico de las acreditaciones obtenidas. c) Apoyar las actividades de trámite, tendientes a la obtención de la acreditación. 8

9 d) Emitir informes técnicos sobre expedientes de autoevaluación. e) Emitir informes preliminares sobre expedientes de acreditación. f) Brindar información sobre el trámite y situación de los expedientes. g) Elaborar cuadros estadísticos, diseñar diagramas y similares. h) Coordinar acciones específicas con las dependencias de la Universidad. i) Brindar información preliminar para la acreditación. j) Recabar información sobre dificultades de autoevaluación en relación a metas previstas. k) Apoyar la implementación de pautas técnicas para aplicar la autoevaluación. l) Puede corresponderle coordinar acciones específicas sobre procesos de autoevaluación. m) Otras que le encomiende el Especialista Administrativo en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Especialista Administrativo en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Investigación y Capacitación) FECHA DE N DEL CAP EMISIÓN ACTUALIZACIÓN a) Organizar y coordinar la ejecución de eventos de difusión y capacitación de factores de autoevaluación y acreditación dirigido al personal docente, administrativo y alumnos involucrados en los procesos en coordinación con las dependencias correspondientes. b) Acondicionar el ambiente para la exposición e informar. c) Ejecutar acciones de registro de asistencia de participantes. d) Llevar el registro y correos electrónicos de expositores y participantes. 9

10 e) Coordinar la reproducción de separatas, diapositivas y otras ayudas audiovisuales; así como de la entrega a los participantes. f) Informar a la oficina general sobre la ejecución de los eventos programados. g) Coordinar con las dependencias el ambiente y equipo para el evento de capacitación a realizar. h) Coordinar por delegación la intervención de los expositores. i) Controlar que los eventos de capacitación y difusión se desarrolle de acuerdo a la programación. j) Elaborar cuadros estadísticos sobre los resultados de los eventos de difusión y capacitación. k) Revisar que los equipos audiovisuales estén operativos antes del evento. l) Otras que el encomiende el Especialista Administrativo en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Especialista Administrativo en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO PROGRAMADOR DE SISTEMAS (Unidad de Sistemas de Información y Comunicación) FECHA DE N DEL CAP EMISIÓN ACTUALIZACIÓN a. Controlar la operación de las computadoras y sistemas operativos. b. Diseñar y especificar los módulos y programas de los sistemas. c. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos. d. Efectuar digitación y llenado de datos en los sistemas desarrollados. e. Diseñar o analizar formularios, diagramas de flujo y similares. 10

11 f. Responsable de la elaboración de los documentos técnicos. g. Mantener actualizado el archivo informático. h. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria, en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Especialista Administrativo en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. TÍTULO DEL CARGO CÓDIGO N DEL CAP SECRETARIA (Secretaria) EMISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN : a. Recepcionar, revisar, registrar, clasificar, distribuir y archivar la documentación de la Oficina. b. Coordinar audiencias, atenciones, reuniones, certámenes, preparando la agenda y documentación. c. Redactar con criterio propio documentos de acuerdo a instrucciones generales y/o específicas. d. Recepcionar remitir llamadas, fax y correos electrónicos. 11

12 e. Llevar el control y seguimiento de documentos clasificados o técnicos y de expedientes. f. Coordinar la selección para el archivo central y expurgo de documentos secretariales. g. Puede corresponder elaborar cuadros sencillos estadísticos. h. Orientar sobre el trámite y situación de los expedientes. i. Distribuir materiales de oficina. j. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria, en el ámbito de su competencia. a) Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable ante el Jefe de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria en el cumplimiento de sus funciones, ejerce autoridad sobre los cargos asignados. COMITÉ INTERNO DE CALIDAD DE LAS ESCUELAS PROFESIONALES a. Formular su plan de trabajo para el proceso de autoevaluación y acreditación de la Escuela Académico Profesional; b. Formular y proponer políticas de calidad y normas de aseguramiento de la Calidad. c. Establecer la estructura organizacional del Comité Interno a fin de cumplir con las políticas de calidad académica con fines de acreditación y certificación, en el marco de las normas establecidas y exigencias del CONEAU; d. Organizar, implementar y monitorear el proceso de autoevaluación y acreditación de la Escuela Profesional a la que representan; e. Organizar, planificar y gestionar los procesos de autoevaluación y autorregulación con fines de acreditación. f. Organizar, implementar y monitorear el proceso de sensibilización, capacitación de los actores para el proceso de autoevaluación y acreditación de la Escuela Profesional; 12

13 g. Gestionar los lineamientos del plan de mejora como consecuencia de los resultados de los procesos de evaluación y acreditación. h. Proponer el reconocimiento de los integrantes de los comités Internos y de las subcomisiones para el cumplimiento de las metas y objetivos en los plazos establecidos. i. Informar periódicamente de acuerdo a los plazos establecidos, a la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria de la Universidad; sobre las labores y acciones desarrolladas en el proceso de autoevaluación y acreditación. a) Depende jerárquicamente y estructuralmente del Decano y funcionalmente de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable de coordinar permanentemente con las Facultades, Escuela de Pos Grado, y demás dependencias de la Universidad. CÍRCULO DE MEJORA CONTÍNUA DE LAS ESCUELAS PROFESIONALES a. Promover la mejora de la Calidad a través de la mentalización de la organización en el trabajo bien ejecutado y en la necesidad de mejorar continuamente los procesos y acciones. b. Generar un mejor entorno laboral, propiciando espacios de participación y diálogo, en los cuales la Comunidad Universitaria participa en la toma de decisiones y propone soluciones. c. Mejorar la comunicación horizontal y vertical en la organización, es decir, tanto entre estudiantes, trabajadores, docentes, directivos y viceversa. d. Propiciar un ambiente de colaboración y apoyo recíproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de gestión. e. Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisión. f. Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral. g. Motivar y crear conciencia por el trabajo bien ejecutado. 13

14 h. Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acción es para mejorar la calidad. i. Dar a conocer los avances y obstáculos a vencer para lograr una mejora continua. j. Propiciar un ambiente de colaboración, respeto y apoyo recíproco en favor del mejoramiento continuo de los procesos. k. Incentivar el liderazgo en la comunidad universitaria. l. Identificar los avances y obstáculos a vencer para lograr una mejora continua. m. Proponer y aplicar propuestas de mejora en los procesos donde participa. a) Depende jerárquicamente y estructuralmente del Decano y funcionalmente de la Oficina General de Calidad Académica y Acreditación Universitaria. b) Es responsable de coordinar permanentemente con las Facultades, Escuela de Pos Grado, y demás dependencias de la Universidad. CONSEJO CONSULTIVO a) Ser órgano de consulta y opinión de los asuntos que se le presenten. b) Proponer estrategias para la difusión, adopción y aplicación de los lineamientos de Política de Calidad Institucional en la comunidad universitaria que conlleven al logro de la misma. c) Analizar y proponer mejoras en los programas, proyectos y actividades académicas, de extensión y administrativas que se pretendan implementar o mejorar. d) Asesorar en los procesos de autoevaluación interna en las Carreras Profesionales y proponer acciones correctivas en los procesos. e) Realizar propuestas de mejora a partir de los resultados de las diferentes encuestas de calidad en el servicio que se apliquen a la comunidad universitaria. 14