MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 6 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Jefe División de Tesorería Superior Inmediato: Subdirector Administrativo y Financiero Personal a Cargo: Secretaria, Auxiliar de Contabilidad y Finanzas, Cajero, Auxiliar Financiero Dependencia: División de Tesorería II. NATURALEZA DEL CARGO Coordinar la gestión de Tesorería, aplicando las políticas definidas en materia de ingresos, egresos e inversiones y proporcionando información y asesoría permanente para la toma de las decisiones financieras de la Corporación. III. FUNCIONES 1. Analizar, coordinar, y controlar los ingresos, egresos, pago de nómina y pago de proveedores de bienes y servicios, que se manejan por la red de Cofrem y de manera virtual. 2. Tramitar y controlar todas las transacciones que se realicen con entidades bancarias, con el fin de obtener y dar información sobre la liquidez, para la toma de decisiones oportunas. 3. Custodiar en caja fuerte, chequeras, talonarios, títulos y demás documentos de valor. 4. Coordinar en conjunto con la Subdirección Administrativa y Financiera el manejo de inversiones, el control y planificación de la liquidez y excedentes de caja para inversión. 5. Autorizar el pago de la liquidación en el sistema, para pago factura de proveedor por cheque o por banco según requerimiento. 6. Realizar los pagos a proveedores, contratistas, funcionarios y otros, previa verificación de la documentación y saldos disponibles en bancos, autorizando la elaboración de cheques y firmarlos. 7. Velar por que se mantengan fondos suficientes para cumplir con las obligaciones presentes y futuras. 8. Velar por la supervisión e interventoría de los contratos que celebre Cofrem, referentes a las áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignados por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes. 9. Fomentar en sus colaboradores una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 10. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 11. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 12. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos.

2 Página 2 de Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 14. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 15. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 16. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 17. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 18. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 19. Consultar e informar diariamente los saldos bancarios de las cuentas de la empresa a la Dirección Administrativa y Subdirección Administrativa y Financiera. 20. Coordinar y supervisar la elaboración de requisiciones a través del sistema de información Seven de acuerdo a las políticas contables de la corporación. 21. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 22. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 23. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 24. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 25. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 26. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3 Página 3 de 6 IV. AUTONOMIA - Determinar el modo y los recursos necesarios para la operación de Tesorería. - Disponer de los recursos humanos, físicos y de presupuesto asignado a su Área. - Elegir los métodos para el registro, la realización y verificación de las transacciones. - Determinar cómo manejar los dineros recaudados, teniendo en cuenta el cumplimiento de las obligaciones y la rentabilidad de las inversiones - Proponer sus metas y el mecanismo de seguimiento del presupuesto teniendo en cuenta las directrices dadas por la dirección administrativa al respecto. V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad Egreso para pago de Nómina - Coordina la disponibilidad de recursos y el pago oportuno de la nómina de los trabajadores de COFREM. Pago de Egresos Recaudo de Aportes por Planilla integrada de liquidación y aportes PILA Pago de Participaciones Compras Internas Procedimiento/Contabilización para apropiaciones de ley Procedimiento/Pago de Seguridad Social Procedimiento/Auxilios Convencionales Pago de Participaciones Procedimiento/Giro de la Cuota Monetaria Compras Internas Procedimiento/Contabilización para apropiaciones de ley Procedimiento/Pago de Seguridad Social Seguridad y Salud en el Trabajo - Coordina la disponibilidad de recursos y el pago oportuno de los egresos, para dar cumplimiento a las obligaciones del Corporación - Reporta oportunamente el pago de aportes por el sistema PILA, a la división de Aportes - Cancela oportunamente las participaciones al SENA e ICBF - Paga oportunamente las compras realizadas por la Caja - Dispone los recursos y realiza el traslado de las apropiaciones que por ley le corresponden a la Caja - Dispone de los recursos para el pago virtual de la seguridad social - Dispone de los recursos para el pago oportuno de los auxilios convencionales. - Cancela oportunamente las participaciones al SENA e ICBF - Estampa firma mecánica en los bonos y cheques de la cuota monetaria - Paga oportunamente las compras realizadas por la Caja - Dispone los recursos y realiza el traslado de las apropiaciones que por ley le corresponden a la Caja - Dispone de los recursos para el pago virtual de la seguridad social -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo.

4 Página 4 de 6 -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Gestión por Competencias Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión de Calidad Gestión Documental - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de su equipo de trabajo cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud en el Trabajo. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental.

5 Página 5 de 6 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia Comité de Dirección Dar soporte de la información de la Ampliado División de tesorería Mensual 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Informe de Movimientos Bancarios Unidad Financiera Mensual Informe de Ingresos y Egresos Unidad Financiera Mensual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Director Administrativo Jefe División Aportes Jefe de Unidad Financiera Contador General Jefe de Crédito Jefe de Vivienda y Fonede Afiliados Revisor Fiscal Proveedores Bancos 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo, Firmadora de Cheques b. Dinero, títulos o - Chequeras documentos - CDT - Cedulas de Capitalización - Encargos fiduciarios. c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO Título profesional en Contaduría pública, Administración EDUCACION de empresas, Administración financiera, Economía o afines. Especialización en finanzas o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación FORMACION - Aplicativo de la dependencia - Auditoría Interna de Calidad - Normatividad del Subsidio Familiar - Servicio al cliente Cuatro (4) años de experiencia profesional dentro de la EXPERIENCIA cual certifique dos (2) años de experiencia en cargos directivos

6 Página 6 de 6 CONOCIMIENTOS ESENCIALES - Gestión bancaria - Administración de recursos - Indicadores - Presupuesto - Planeación estratégica - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 15 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Gestión de pagos 35 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Subdirector Administrativo y Financiero. Nombre: Sandra Milena Carrillo Pulido Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Martínez Solís. Acta: Enrique DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)