TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES 6 ACTAS X X X 6 74 Actas de reunion 2 AÑOS 8 AÑOS X* * Convocatoria a reunión * Acta * Circulares 6 81 Actas de visita tecnica sedes operativas y municipios 2 AÑOS 8 AÑOS X * Acta S* - Criterio Cualitativo Intrínseco: Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos documentos que incidieron en el cumplimiento de la actividad misional y generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de consulta. 7 ACUERDOS DE 2 AÑOS 8 AÑOS X * FOR-GH-001 Acuerdo de Gestión * Informe de seguimiento 21 6 Constancias de tramite ante transito 1 AÑO 4 AÑOS X * Solicitud * Constancia 22 CIRCULARES X X X 22 1 Circulares informativas 1 AÑO 4 AÑOS X * Circular 32 DERECHOS DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS 1 AÑO 9 AÑOS X * Requerimientos escritos o verbales 1 de 13 CT. inventario y se efectúa la transferencia secundaria al archivo Central.

2 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES * Conceptos técnico - juridicos * Oficio Ampliación de Terminos * Oficio Respuesta * Oficio Recursos * Oficio Respuesta Recursos 44 HISTORIAS VEHICULARES X X 44 3 Historias vehiculares de municipios - Motos 2 AÑOS 8 AÑOS X X D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del Una vez cancelada la matricula incia a contar la retencion en el archivo de gestion.transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante *Carta Inscripción prenda dominio *Copia licencia de transito *Factura de compraventa vehiculo * Manifiesto de aduana *Formato único nacional *Fotocopia cédula *Manifiesto de aduana *Recibo pago de impuestos * Certificado FAGCT *Fotocopia seguro obligatoria de accidente de tránsito * Cambios de color * Matrículas * Regrabación de Motor * Regrabación de Chasis *Traspasos - Radicación de cuenta de traslados 44 4 Historias vehiculares de municipios - Oficiales 2 AÑOS 8 AÑOS X X *Carta Inscripción prenda dominio D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del Una vez cancelada la matricula incia a contar la retencion en el archivo de gestion.transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante *Copia licencia de transito *Factura de compraventa vehiculo * Manifiesto de aduana 2 de 13

3 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES *Formato único nacional *Fotocopia cédula *Manifiesto de aduana *Recibo pago de impuestos * Certificado FAGCT *Fotocopia seguro obligatoria de accidente de tránsito * Cambios de color * Matrículas * Regrabación de Motor * Regrabación de Chasis *Traspasos - Radicación de cuenta de traslados 44 5 Historias vehiculares de municipios - Particulares 2 AÑOS 8 AÑOS X X *Carta Inscripción prenda dominio *Copia licencia de transito *Factura de compraventa vehiculo * Manifiesto de aduana *Formato único nacional *Fotocopia cédula *Manifiesto de aduana *Recibo pago de impuestos * Certificado FAGCT *Fotocopia seguro obligatoria de accidente de tránsito * Cambios de color * Matrículas * Regrabación de Motor * Regrabación de Chasis *Traspasos - Radicación de cuenta de traslados 44 6 Historias vehiculares de municipios - Publicos 2 AÑOS 8 AÑOS X X *Carta Inscripción prenda dominio *Copia licencia de transito D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del Una vez cancelada la matricula incia a contar la retencion en el archivo de gestion.transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del Una vez cancelada la matricula incia a contar la retencion en el archivo de gestion.transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante 3 de 13

4 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES *Factura de compraventa vehiculo * Manifiesto de aduana *Formato único nacional *Fotocopia cédula *Manifiesto de aduana *Recibo pago de impuestos * Certificado FAGCT *Fotocopia seguro obligatoria de accidente de tránsito * Cambios de color * Matrículas * Regrabación de Motor * Regrabación de Chasis *Traspasos - Radicación de cuenta de traslados 44 7 Historias vehiculares de municipios - Traslados 2 AÑOS 8 AÑOS X X *Traspasos - Radicación de cuenta de traslados *Carta Inscripción prenda dominio *Copia licencia de transito *Factura de compraventa vehiculo * Manifiesto de aduana *Formato único nacional *Fotocopia cédula *Manifiesto de aduana *Recibo pago de impuestos * Certificado FAGCT *Fotocopia seguro obligatoria de accidente de tránsito * Cambios de placas * Matrículas * Regrabación de Motor * Regrabación de Chasis * Certificacion nueva residencia 46 INFORMES INSTITUCIONALES X X X X D E. Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del Una vez cancelada la matricula incia a contar la retencion en el archivo de gestion.transcurrido el tiempo de retención en el archivo central los documentos en soporte papel, se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante 4 de 13

5 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES Informes a organismos de control y vigilancia 2 AÑOS 8 AÑOS X * Informe Informes de gestion y resultados 2 AÑOS 8 AÑOS X X X * Informe Informes de ingresos 2 AÑOS 8 AÑOS X * Tramite vehiculos * Licencias de condución * Multas por comparendos * Informes 50 INSTRUMENTOS DE CONTRO Y REGISTROS X X X 50 3 Registro de Comunicaciones Oficiales 1 AÑO 4 AÑOS X * Reporte 50 5 Planillas de informes policiales 1 AÑO 4 AÑOS X illa S - Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos mediante método de picado M -D - CT. Microfilmar y Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo S - Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos mediante método de picado 5 de 13

6 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES Tablas de Retencion Documental - TRD 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Tablas de Retencion Documental -TRD 51 INVENTARIOS X X 51 5 Inventarios Elementos Devolutivos de la Dependencia - Cargo 1 AÑO 4 AÑOS X * Inventarios 51 6 Inventario Documental de la Dependencia 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Inventarios 51 7 Inventario Transferencia Primaria 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Inventarios 53 LICENCIAS X X X 53 3 Licencias de Conducción 2 AÑOS 18 AÑOS X * Solicitud * Licencia 6 de 13

7 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES 53 4 Licencias de Transito 2 AÑOS 18 AÑOS X * Solicitud * Licencia 55 MANUALES INSITUCIONALES * Manual del Sistema Integrado de Gestión * Manual de Indicadores de Gestión * Manual de Administración del riesgo * Manual de Operación del Equipo MECI- CALIDAD * Contexto Estratégico * Manual de Procedimientos (Dependencia) * Manual de Funciones (Dependencia) * Manual de inducción y reinducción * Manual de Contratación * Manual de Identidad Coorporativa * Manual de Comunicaciones Oficiales * Manual de Gestión Documental 2 AÑOS 8 AÑOS X X 62 PLANES INSTITUCIONALES X X X 62 2 Planes anuales de compras (ADQUISICIONES) 2 AÑOS 8 AÑOS X 62 3 Planes anuales de inversión 2 AÑOS 8 AÑOS X X CT. inventario y se efectúa la transferencia secundaria al archivo Central. 7 de 13

8 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES 62 4 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2 AÑOS 8 AÑOS X X 62 6 Planes de acción 2 AÑOS 8 AÑOS X X X Planes de mejoramiento Institucional 2 AÑOS 8 AÑOS X Planes Indicativos 2 AÑOS 8 AÑOS X X M -D - CT. Microfilmar y Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo CT. inventario y se efectúa la transferencia secundaria al archivo Central. 8 de 13

9 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES 68 PROCESOS X Procesos Especiales de Policía - Policivos 2 AÑOS 18 AÑOS X * Proceso policivo Procesos Contravencionales 2 AÑOS 8 AÑOS * Resolución * Comparendo sancion * Audiencias 75 PROYECTOS INSTITUCIONALES X 75 6 Proyectos de inversión 2 AÑOS 8 AÑOS X * Proyecto * Informe de seguimiento 85 SISTEMA INTEGRADO DE - SIG X X 85 1 SIG - Modelo Integrado de Planeación y Gestión 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Estratégia antitrámites * Estratégia de rendición de cuentas * Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano de mejoramiento a las politicas administrativas CT. inventario y se efectúa la transferencia secundaria al archivo Central. 9 de 13

10 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES * Mapa de riesgo de corrupción * Control de asistencia * Actas * Informe de seguimiento 85 2 SIG -Sistema Integrado de Gestión 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Informe de gestión del SIG * Informe de la relación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora * Actas de reunión * Control de asistencia a reuniones * Control de asistencia a capacitaciones * Manual de SIG * Mapa de procesos del SIG * Mapa de riesgo * Indicadores por proceso * Politicas y objetivos del SIG * Documentos obsoletos * Listado maestro de documentos internos * Listado maestro de documentos externos * Listado maestro de registros 85 3 SIG -Trámites atención al ciudadano 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Trámites publicados 10 de 13

11 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES 85 4 SIG - Producto o servicio no conforme 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Producto o servicio no conforme 85 5 SIG - Acciones correctiva, preventivas y de mejora 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Acciones correctivas, preventivas y mejora 85 6 Sistema de Gestión Ambiental - SGA Implementación 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Informes del diagnostico ambiental *Objetivos y metas ambientales * Listas de verificacion del diagnostico ambiental * Actas de planificación del SGA * Informe de medición de indicadores * Conceptos ambientales para compra de bienes y servicios * Matriz de identificación y evaluacion de requisitos legales * Control de asistencia a reuniones * Control de asistencia a capacitaciones * Informe programa ambiental ahorro y uso eficiente del agua * Informe programa ambiental ahorro y uso eficiente de la energia * Informe programa ambiental de gestion integral de residuos * Informe programa ambiental de implementación de prácticas sostenibles * Informe de simulacros en emergencias ambientales 11 de 13

12 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES * Informe de seguimiento a los controles operacionales de la Entidad * Informes de auditorias internas del SGA * Tratamiento acciones correctivas, preventivas y mejora * Inspecciones ambientales sobre actividades criticas * Informe de gestion buenas practivas y tecnologia verdes iniciativa cero papel 85 7 SIG - Procesos institucionales 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Caracterización de Proceso * Procedimiento del Proceso * Instructivos del Proceso * Formatos * Indicadores de gestión * Mapa de riesgo * Normograma * Elaboración, modificacion o eliminación de documentos del SIG * Control de asistencia a reuniones * Control de asistencia a capacitaciones 85 8 Sistema de Gestion de Seguridad Salud laboral 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo * Sistema de vigilancia y epidemológico * Resoluciones * Pausas Activas * Control de asistencia a reuniones * Control de asistencia a capacitaciones 12 de 13

13 FOR-GD-001 SUB SUB TIPOS DOCUMENTALES 85 9 Sistema de Gestion Seguridad de la Informacion - SGSI 2 AÑOS 8 AÑOS X X * Informes del diagnostico de seguridad de la información *Objetivos y metas ambientales * Listas de verificacion del diagnostico de seguridad de la información * Actas de planificación del SGSI * Informe de medición de indicadores * Matriz de identificación y evaluacion de requisitos legales * Control de asistencia a reuniones * Control de asistencia a capacitaciones * Informes de auditorias internas del SGSI * Tratamiento acciones correctivas, preventivas y mejora * Inspecciones ambientales sobre actividades criticas 86 SUPERVISION E INTERVENTORIAS DE CONTRATOS - CONVENIOS 2 AÑOS 8 AÑOS X * Informe de supervisión * Balance final * Acta de recibo y liquidacion FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FIRMA SECRETARIO TECNICO COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA FECHA DE APROBACION 13 de 13