TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ACTAS ACTAS DE CAPACITACIÓN Acta X 1 5 X X Listado de asistencia. X Anexos

Transcripción

1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Entidad Productora: FLOTA RIONEGRO Oficina Productora: COORDINACIÓN DE GESTIÓN HUMANA Fecha de aprobación: 20/12/2017 Código de oficina productora: 130 Acta de comité de archivo No.: 1 DE 2017 CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Fisico Electrónico Archivo Gestión Archivo Central CT E D S DE CAPACITACIÓN Acta 1 5 Listado de asistencia Anexos DE REUNIÓN Acta 1 9 Listado de asistencia Anexos DEL COMITÉ CONVIVENCIA Acta 1 9 Listado de asistencia Anexos DE COPASST Acta 2 3 Listado de asistencia Anexos ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS PQRSF Derechos de petición Solicitudes 1 19 Felicitaciones Reclamos SOPORTE RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO Luego de cumplido el tiempo en el AG y AC, se procede con la selección de una muestra representavia del 10% y luego su digitalización. Luego de cumplido el tiempo en el AG y AC, se procede con la selección de una muestra representavia del 10% y luego su digitalización. Cumplido el tiempo en el AG y AC, se conserva permanente como parte fundamental de la memoria Institucional. Cumplido el tiempo en el AG y AC, se conserva permanente como parte fundamental de la memoria Institucional. Cumplido un (1) año en el AG se transfiere al AC para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal,legal e histórico. En las diferentes unidades documentales se conservan las peticiones que tengan relación con ésta.

2 CAPACITACIONES CAPACITACIONES DE SST Circular Acta de capacitación 1 19 Listado asistencia Evidencias BASES DE DATOS HOJAS DE VIDA 1 Base datos actualizada BASES DE DATOS PERSONAL ACTIVO 1 Base datos actualizada BASES DE DATOS PERSONAL INACTIVO 1 Base datos actualizada CONTROL DE SOLICITUD DE COMPRA 1 Órdenes de compra PLANILLAS UNICAS DE VIAJE OCASIONAL Solicitud de planillas Pago de planillas Relación de planillas usadas cada mes Contrato Ficha tecnica del vehiculo Planilla de viaje Luego de cumplido el tiempo en el AG y AC, se procede con la eliminación. Por cumplir coon lo estipulado en el Decreto 1072 de 2015 Luego de cumplido el tiempo en el AG, se procede con su eliminación por ser información que se encuentra respaldad en los movimientos contables Luego de cumplido el tiempo en el AG y AC, se porcede con la seleccción de un 10% para la memoria Instituciona por ser un documento de los objetivos misionales. DECRETO NÚMERO DE 2003

3 HISTORIAS HISTORIAS LABORALES Requisición de personal Hoja de vida Documentos personales Certificados de estudio Certificados laborales Prueba psicológica Informe de entrevista 1 99 Afiliaciones Registro de inducción y entrenamiento Derechos de petición Solicitudes de cesantías Vacaciones Primas Permisos Evaluación de desempeño Liquidación HISTORIAS HISTORIA OCUPACIONAL Exámenes médicos Examen teórico practico Examen de aptitud física mental y de coordinación motriz Resultados epidemiológicos Exámenes médicos periódicos 1 20 Examen complementarios Entrega de dotación Resultados de monitoreo y medición del ambiente de trabajo Resultados de vigilancia y control de peligros y riesgos en SST Registros de suministro de elementos y equipos de protección Incapacidades de enfermedad común o laboral Se conserva el expediente 1 año en el AG después del retiro del empleado de la compañia, posteriormente se transfiere al AC por un periodo de 99 años y finalmente se seleccionará una muestra representativa del 10%, constituida por aquellas Historias Laborales de funcionarios relevantes para la historia de la entidad y otro 10% de forma aleatoria. Se conserva el expediente 1 año en el AG después del retiro del empleado de la compañia, posteriormente se transfiere al AC por un periodo de 20 años y finalmente se seleccionará una muestra representativa del 10%, constituida por aquellas Historias Ocupacionales de patologias relevantes para la historia de la entidad y otro 10% de forma aleatoria.

4 INVENTARIOS INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventario de archivos de gestión 1 Inventario de archivo central Inventario de archivo histórico MANUALES REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO 1 4 Reglamento PROCESOS PROCESOS DISCIPLINARIOS Queja usuario o jefe inmediato Solicitud de descargo 1 19 Explicación del afectado Descargo Resolución del descargo PROGRAMAS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD 2 8 TRD Luego de cumplido el tramite o ser modificadoo, se conserva un (1) año en AG y cuatro (4) años en AC, para su conservación permanente por contener información relevanlte para empresa. artículo 105 del código sustantivo del trabajo, Artículo 41 del decreto 2145 de 199 Luego de la desvinculación de la persona, cumple un (1) año en el AG y diecinueve (19) años en el AC, para ser seleccionada una muestra representativa del 10% paa la memoria institucional. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo conserva permanente por ser documentos de importancia histórica en la implementación del PGD.

5 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN SG SST Programa de seguridad y salud en el trabajo Política del SGSST Política de medio ambiente Presupuestos definición de recursos Programa de capacitación y entrenamiento del SST Matriz de riesgos Programas de gestión de medicina preventiva y del trabajo 1 9 Programa de seguridad industrial Programa de gestión de riesgos específicos Procedimiento de gestión del cambio Procedimiento de proveedores y contratistas Procedimiento de medición y registro de desempeño Procedimiento para la investigación de accidentes e incidentes Reglamento de higiene y seguridad industrial Reglamento comité de convivencia laboral Procedimiento de convivencia y conciliatorio Procedimientos de requisitos legales y reglamentarios Matriz de requisitos legales del sistema SST Instructivo del diligenciamiento del panorama de factores de riesgo Reporte de actos inseguros y condiciones sub estándar Procedimiento para la realización de exámenes médicos pre ocupacionales Programa de vigilancia epidemiológica Política contra el consumo de sustancia psicoactivas. Protocolo de vacunación Programa de prevención de riesgo público Programa de prevención de riesgos psicosocial Procedimientos de mediciones higiénicas de ruido Procedimiento seguro para trabajo de conducción de vehículos Programa de elementos de protección de personal Informe de inventario de productos químicos Plan de mantenimiento recursos físicos y tecnológicos Programa de orden aseo y limpieza Programa de inspección de seguridad Cuando cada tipo documental sea actualizdo cumple un(1) año en el AG y nueve (9) en el AC, pasado este tiempo se transfiere al AH para su conservación permanente

6 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN SG SST Plan de emergencias Programa de gestión de peligros Reglamento privado de emergencia Procedimientos para la planeación, ejecución y evacuación de simulacros SISTEMA INTEGRADOS DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Estructura organizacional Mapa de procesos Listado maestro de documentos Manual de funciones y perfiles 1 9 Procedimientos Formatos Procedimiento de acciones correctivas y preventivas Auditorías internas Informe de resultados de auditoria interna Cuando cada tipo documental sea actualizdo cumple un(1) año en el AG y nueve (9) en el AC, pasado este tiempo se transfiere al AH para su conservación permanente CONVENCIONES: AG= Archivo de Gestión CT= Conservación Total AC= Archivo Central E= Eliminación AH= Archivo Historico D= Digitalcización S= Selección Firma Responsable: Jorge Enrique Garcìa Gonzàlez Fecha: GERENTE V S.G.C