TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 155 HOJA 1 DE ACTAS ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL 2 18 Convocatoria Acta de escrutinio Acta de Constitucion y funcionamiento Registro de Inscripcion Acta de reunion Informe de seguimiento Cumplidos 2 años en AG, Se transfiere al AC por 18 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta.conservacion total de ambos soportes por ser una serie de tipo testimonial en materia de seguridad Laboral. - Circular externa 003 de 2015 AGN. Origen de la Serie: Decreto 1443 de 2014 Art.13 - Decreto 1172 de 2015 Art CONTRATOS CONTRATOS DE APRENDIZAJE 1 79 Formato de resultado del proceso de selección Formato de verificacion de documentos de Identificacion Autorizacion de examen medico de ingreso Certificado de aptitud medica Contrato o convenio de aprendizaje Formato de Ingreso de personal Afiliacion a Seguridad Social Contrato de apertura de cuenta Incapacidades Solicitud de reconocimiento de prestaciones economicas Copia de abono de ña EPS por incapacidad Permisos o licencias Visita de acompañamiento etapa productiva Acta de descargos Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 79 años, para reconocimiento de derechos pensionales. retencion se selecciona una muestra del 40% del total de los expedientes como criterio casos referentes al cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo". (Accidentes laborales, Enfermedad laboral,amonestaciones disciplinarias,cumplimiento cuota de aprendizaje)

2 CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 155 HOJA 2 DE 6 Evaluacion del aprendiz Acta de reunion entrega de cargo Autorizacion de examen medico de egreso Examen medico de egreso Paz y salvo Certificacion de aprendizaje CONTRATOS DE PASANTIAS 2 8 Formato de resultado del proceso de selección Formato de verificacion de documentos de Identificacion contrato o convenio de practicas Afiliacion a Seguridad Social Aceptacion de practicas empresariales Formato de Ingreso de personal Acta de inicio Notificacion de novedades al contrato Visita de seguimiento convenio Informe de actividades Evaluacion del practicante Acta de reunion entrega de cargo Paz y salvo Certificacion de practicante Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años, para reconocimiento de derechos pensionales. retencion se selecciona una muestra del 40% del total de los expedientes tomando como criterio casos referentes al cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo". (Accidentes laborales, Enfermedad laboral,amonestaciones disciplinarias,cumplimiento cuota de aprendizaje)

3 CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 155 HOJA 3 DE CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS 2 8 Solicitud de contratacion personal de prestacion de servicios Formato de verificacion de documentos RUT de Identificacion Contrato de prestacion de servicios Acta de inicio Poliza de cumplimiento Recibo de pago de poliza Informe de actividades Notificacion de novedades al contrato Evaluacion de desempeño a personal de prestacion de servicios Acta de liquidacion de contrato de prestacion de servicios Certificacion de prestacion de servicios Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Una vez cumplido el tiempo de retencion se selecciona una muestra del 40% del total de los expedientes tomando como criterio la priorizacion de aquellos que fueron ejecutados con recursos publicos del FNFH y aquellos en los cuales se reflejen infraccion en el decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo". (Accidentes laborales, Enfermedad laboral,amonestaciones disciplinarias) CONVENIOS CONVENIOS DE PASANTIAS 2 8 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Eliminar ambos soportes por perdida de valores primarios administrativos y por no ser una serie con valores secundarios para la entidad. Convenio CONVENIOS CON ENTIDADES DE CREDITO Y LIBRANZA 2 3 Convenio Portafolio de servicios Origen de la Serie: Ley 489 de 1998 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Eliminar ambos soportes por perdida de valores primarios administrativos y por no ser una serie con valores secundarios para la entidad. La informacion de la ejecucion del convenio se conserva en Talento Humano en la serie "historias Laborales"

4 CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 155 HOJA 4 DE HISTORIAS HISTORIAS LABORALES 1 79 Resultado del proceso de selección Examen de conocimiento especifico Verificaicon de documentos de contratacion de personal de Identificacion Autorizacion de examen medico de ingreso Examen medico de ingreso Contrato laboral Afiliacion a EPS Afiliacion a AFP Afiliacion a ARL Afiliacion a caja de compensacion familiar Ingreso de personal Contrato de apertura de cuenta Acta de entrega de dotacion Solicitudes de prestamo Autorizacion de descuento por libranza Actualizacion de hoja de vida Actualizacion de certificados de educacion Incapacidades Solicitud de reconocimiento de prestaciones economicas Copia de abono de EPS por incapacidad Permisos o licencias Citacion a descargos Acta de descargos Certificado de ingresos y retenciones Solicitud de retiro de cesantias Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 79 años, para reconocimiento de derechos pensionales. retencion se selecciona una muestra del 20% de la totalidad de los expedientes, tomando como criterio casos referentes al cumplimiento del decreto "Decreto Unico Reglamentario Sector Trabajo" (Accidentes laborales, Enfermedad laboral,amonestaciones disciplinarias).

5 CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 155 HOJA 5 DE 6 Evaluacion de desempeño Registro de vacaciones Renuncia o cancelacion de contrato Acta de reunion entrega de cargo Autorizacion de examen medico de egreso Examen medico de egreso Paz y salvo Liquidacion de contrato de trabajo Notificacion de retiro de cesantias Formulario de cancelacion de empleados ante caja de compensacion Certificado laboral INFORMES INFORMES DE AUSENTISMO 1 1 Registro de Ausentismo Informe Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1 año. Eliminar por pérdida de vigencia y valor administrativo para la entidad. La Informacion se compila en la Serie: Indicadores INFORME DE EVALUACIONES DE DESEMPEÑO 1 1 Informe evaluaciones de desempeño Tabulacion de evaluaciones de desempeño Registro de identificacion de necesidades de capacitacion Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1año. Esta serie pasa a eliminacion ya que la informacion se consolida en la coordinacion HSEQ en la serie de "Reporte de acciones correctivas" NOMINA 1 79 Planilla de nomina Desprendibles de nomina Liquidacion de primas Pago de intereses de cesantias Pago de vacaciones Abono a cesantias Liquidacion de prestaciones sociales Novedades Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 79 años, para reconocimiento de derechos pensionales. retencion se selecciona una muestra del 20% de la totalidad de los expedientes, tomando como criterio los expedientes de las Historias Laborales que pasan tambien a conservacion total, con el fin de tener trasabilidad sobre la informacion que se va a preservar. DIGITALIZACIÓN S: SELECCION

6 CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 155 HOJA 6 DE PLANILLAS PLANILLAS INTEGRADAS DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Comprobante de pago Reporte de pago por administradora Planilla integrada de aportes a seguridad social 2 8 Cumplidos 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años. Su conservacion es total en su soporte digital nativo para efectos de consulta de reconocimiento de derechos pensionales PROCESOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL 2 3 Terminos de convocatoria de personal Cuadro resumen convocatoria Listado de postulantes Cuadro resumen preseleccionados Acta de reunion Hojas de vida candidatos pre-seleccionados Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta.se eliminan ambos soportes por perdida de valores primarios administrativos. La Informacion se consolida en Talento Humano en la serie "Contratos" PROGRAMAS PROGRAMA DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO 2 3 Programa de capacitacion y entrenamiento Registro de capacitacion y entrenamiento Evaluacion de satisfaccion de capacitacion Cumplidos 2 años en AG, Se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta.conservacion total de ambos soportes por ser una serie de tipo testimonial en materia de seguridad y capacitacion laboral. - Circular externa 003 de 2015 AGN PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 2 18 Programa Reuniones REPORTES Cumplidos 2 años en AG, Se transfiere al AC por 18 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta.conservacion total de ambos soportes por ser una serie de tipo testimonial en materia de seguridad Laboral. - Circular externa 003 de 2015 AGN. Origen de la Serie: Decreto 1443 de 2014 Art.13 - Decreto 1172 de 2015 Art REPORTE VINCULACION ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL 1 4 Registro de ingreso Requerimientos Paz y salvos Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 4 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Conservar ambos soportes para reconocimiento de derechos pensionales de los empleados. DIGITALIZACIÓN S: SELECCION