MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Transcripción

1 IDENTIFICACIÓN Políticas, Objetivos, Estrategias, Proyecto Educativo (PEI), Plan de Desarrollo ENTIDAD O PROCESO EMISOR Direccionamiento y Gobierno CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE ENTRADA Rector ENTRADAS, correo institucional, Web institucional CONTROL DE ENTRADA Capacitación e sobre los lineamientos, metodologías y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad Seguimiento y Control Planeación Estratégica y Mejoramiento, correo institucional, CD, charlas de capacitación documento, actas de reunión Observaciones, recomendaciones de mejora, sugerencias Expectativas y necesidades, solicitudes de sobre servicios. Análisis y Aprendizaje Comunidad Universitaria Planeación Estratégica y Mejoramiento / Aseguramiento de la Calidad, correo institucional, CD, correo institucional, portal web documento Pagos de inscripción y matricula, parámetros en fechas, financiación de matriculas, descuentos aprobados, becas otorgadas Director de crédito y cartera Vicerrector Financiero, intranet institucional, internet documento, publicaciones en cartelera Inscripción y documentos anexos Aspirantes Aspirantes Formato de inscripción, documentos requeridos para la inscripción y matricula, inscripciones vía web Registro de la del aspirante en el sistema, y carpeta de estudiante. Quejas, sugerencias y calificaciones de servicios Partes insteresadas N/A

2 Solicitudes de: Cargas Adicionales, Exámenes supletorios diferidos, Exámenes Únicos, Exámenes de Validación, Estudios de congelación de semestre. Partes insteresadas Registro y control., solicitud Solicitudes de Certificados de estudios y de Certificados de notas. Formato, Correo Electrónico Becas, convenios, requerimientos de informes, normatividad. Partes externas interesadas N/A Secretario General, internet /Recibido electrónico Reportes de notas, Reporte de asistencias Generación de conocimiento Docentes Registro y control Sistema de Información institucional, Intranet Recibido electrónico Solicitud de consulta médica/psicológica Solicitud para refrendar incapacidades N/A (Bienestar Universitario) Verbal y por el sistema de Soliitud Registro de pacientes consulta médica y registro de pacientes enfermería Recepción y verificación de la en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica Solicitud de inscripción a grupos culturales Solicitud de inscripción a grupos deportivos -docentesadministrativos (Bienestar Universitario) Solicitud Inscripción Relación de estudiantes inscritos a los diferentes grupos culturales Relación de estudiantes inscritos a los diferentes equipos deportivos Solicitud para eventos internos de los grupos culturales y deportivos Invitaciones para eventos a los grupos culturales y deportivos por parte de entidades externas Procesos DGC Partes externas interesadas Director de la entidad Director de Bienestar Cultura Director Bienestar Universitario, Solicitud de permiso por actividad cultural o deportiva Cultura Director de Deportes Director de Bienestar Formato de permisos para estudiantes Firma y fecha del formato diligenciado

3 Novedades de personal Registro de Control Registro en el sistema Evaluaciones de desempeño selección y desarrollo Registro Sistema de Información Fecha diligenciamiento en el sistema de Solicitud de recurso humano selección y desarrollo Solicitud de requisición de personal Afiliación a EPS y AFP EPS y Fondos de Pensiones Asesores EPS y AFP Coordiador de nómina y seguridad social Programación de Vacaciones Solicitud de constancia laboral Hoja de vida, soportes para contratación Incapacidades liquidadas expedidas por las EPS Resoluciones de personal, formatos de personal, formatos de incapacidades, memorandos de suspensiones, licencias no remuneradas, formatos de horas extras, cartas de permisos no remunerados, actas de conciliación Aspirante a cargo administrativo, catedrático y prestación de servicios EPS Docentes- Aspirante a cargo administrativo, docentes y prestación de servicios Asesor EPS Asistente de nómina Coordiador de nómina y seguridad social Asistente de nómina/auxiliar administrativo Verbal/solicitud sistema de Documento hoja de vida, soportes de contratación, internet Registro de control/sistema de Carpeta de hoja de vida Registro en el sistema del documento

4 SALIDAS IDENTIFICACIÓN Planes de mejora CARGO EMISOR ENTIDAD O PROCESO RECEPTOR Análisis y Aprendizaje CARGO RECEPTOR Directores y jefes administrativos, decanos, directores de programa,, catedráticos MEDIO O CANAL DE SALIDA, CONTROL DE SALIDA Análisis y medición de la gestión (indicadores) Inscripción Matricula Generación de conocimiento Sistema de Información institucional, Intranet Registro del sistema Registro del sistema Certificados de estudios y Certificados de notas Firma de la copia de recibido del certificado Resoluciones de aprobación o rechazo de examenes supletorios, Examenes Únicos, Exámenes de Validación, Estudios de congelación de semestre. Secretario General Carta de respuesta de solicitudes Diplomas, Menciones de honor, tarjetas de invitación, Libro de egresados. Asistente de Secretaría General Egresado Acta de grado Eventos deportivos internos Informe actividad Formatos Realización de eventos deportivos externos Jefe de deportes externas Director de la entidad Informe actividad Grupos deportivos conformados Carteleras Autorización para publicación de cartelera

5 Realización de eventos culturales cultura ( Externas Verbal Realización del evento Grupos culturales conformados Carteleras Autorización para publicación de cartelera Incapacidades refrendadas Médico Incapacidades refrendadas Recepción y verificación de la en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica Contratos laborales Gerente Talento Humano Aspirante a cargo Copia del contrato firmada por el empleado y por el representante legal Planilla única de nómina y anexos Gestión Financiera Jefe de Contabilidad Intranet, archivos planos, planillas y anexos físicos Recibido del archivo electrónico y físico Liquidicación definitiva Asistente de nómina Gestión Financiera Vicerrector Financiero, sistema de /Registro del sistema Constancia laboral () Docente-Administrativo Registro de Control Afiliación a la ARP y EPS Reporte único de accidente de trabajo Coordinador SST ARL Asesor ARL Registro de Control "La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA Radicación