Actas de Entrega-Recepción en el Sistema de Gestión de la Información. Julio 2012

Transcripción

1 Actas de Entrega-Recepción en el Sistema de Gestión de la Información Julio 2012

2 Contenido 1. Antecedentes 2. Marco normativo 3. Alcance 4. Apartados del acta de entrega I. Programa de acompañamiento 1. Transmisión del conocimiento II. Normativa Institucional III. Informe de gestión IV. Situación presupuestal V. Estados financieros VI. Recursos financieros VII.Recursos materiales VIII.Asuntos varios 5. Herramienta tecnológica 6. Estadísticas de procesos 7. Conclusiones

3 1. Antecedentes Hasta el mes de mayo de 2009 el proceso de Entrega-Recepción se encontraba a cargo de la Coordinación de Auditoría Interna del Infonavit. A partir del mes de junio de 2009, este proceso se integró al modelo de operación de la Subdirección General de Administración de Personas. En el mes de noviembre de 2009 se implementó un repositorio en el portal de la Intranet del Instituto que permite entre otros beneficios agilizar el proceso de entregarecepción, ahorro en recursos materiales, viáticos, transportación, además de que la información se encuentra disponible permanentemente para los interesados. A finales del año 2010, como parte de las mejoras a dicho proceso, se diseñó una metodología, la cual busca dar continuidad tanto a las operaciones como a las estrategias, preservando el capital intelectual a través del proceso de transmisión del conocimiento al funcionario entrante. En el transcurso del año 2011, para la implementación del proceso de transmisión del conocimiento se llevaron a cabo talleres dirigidos al personal de puestos estratégicos y tácticos del Instituto.

4 2. Marco Normativo Estatuto Orgánico del Infonavit. Artículo57FracciónXI quealaletradice: De la Subdirección General de Administración de Personas ARTÍCULO 57. En cuanto a la administración de personas, sus facultades y funciones son: : XI. Participar en calidad de testigo en los eventos de entrega - recepción de oficinas y transmisión del conocimiento.

5 2. Marco Normativo Procedimientos publicados en el sistema CNOI EPI_00024 EPI_00000 EPI_00032 Elaboración de Acta Administrativa de Entrega y Recepción en Oficinas de Apoyo. Elaboración de Acta Administrativa de Entrega y Recepción en Delegaciones. Elaboración del Acta Administrativa de Entrega y Recepción de la Dirección General. EPI_00024

6 3. Alcance De conformidad con la normatividad establecida, en el Infonavit los puestos que tienen la obligatoriedad de realizar actas administrativas de entrega-recepción son: Director General, Subdirectores Generales, Coordinadores, Delegados y Gerentes.

7 4. Apartados del acta de entrega I. Programa de Acompañamiento II. Normativa institucional III. Informe de gestión Transmisión del conocimiento Estructura organizacional Evaluaciones de desempeño Programa de capacitación Clima laboral Observaciones de Auditoría Grado de madurez del control interno Síntesis Estratégica Agenda de Aprendizaje IV. Situación presupuestal Presupuesto para gastos de administración, operación y vigilancia Presupuesto anual de inversiones Presupuesto de ingresos y egresos V. Estados financieros Estado financiero del Infonavit Estado de contabilidad comparativo Estado de resultados comparativo Estado de cambios en la situación financiera Estado de variaciones en el patrimonio Informe de flujo de efectivo Ejercicio presupuestal de gastos generales

8 4. Apartados del acta de entrega VI. Recursos financieros Arqueo caja chica Arqueo vales de gasolina Saldos en bancos Cancelación de firmas Ultimo cheque expedido Cheques pendientes de entregar Inventario cheques en blanco Inversiones en valores, títulos Relación ejecutivos de cuenta Conciliación bancaria Otros valores VII.Recursos materiales Inventarios Equipo de computo Telefonía celular Adquisiciones Contratos y su situación Libros, manuales y publicaciones Biblioteca Archivos VIII.Asuntos varios Comprobantes de no Adeudo Revocación de Poderes Cancelación de claves de sistemas Declaración patrimonial

9 4. Apartados del acta de entrega Desempeño operativo Proceso de transmisión del conocimiento Ciclo Operativo del Proceso Transmisión del Conocimiento Fase estable Cambio del funcionario 1 Áreas de Oportunidad Fase transición Ingreso del funcionario Desempeño objetivo del Área Objetivos específicos 1. Minimizar la duración del período de aprendizaje. 2. Minimizar la baja en productividad durante el período de aprendizaje. 3. Maximizar el incremento en desempeño después del cambio. 4. Desarrollar capacidades de mejora continua para maximizar los resultados de largo plazo. Tiempo

10 4. Apartados del acta de entrega Fases del proceso de transmisión del conocimiento Para que se dé el proceso transmisión del conocimiento, se requiere una estrategia en que de manera continua los funcionarios generen la información, para que en cualquier momento se pueda dar la movilidad institucional. Estabilidad Vacancia Transición 1. Estabilidad. En esta fase, se cuenta con un funcionario en el puesto que mantiene en actualización permanente la información que genera, así como los conocimientos para el manejo del mismo. En esta fase se genera y actualiza el capital intelectual. 2. Vacancia. Esta fase se presenta cuando se genera la movilidad del funcionario. 3. Transición. Es la fase en el cual el funcionario entrante toma cargo del puesto e inicia su operación y la generación de resultados bajo sus decisiones. En esta fase se transmite el conocimiento.

11 4. Apartados del acta de entrega Síntesis Estratégica: Este documento permite, a quien toma el puesto, dar continuidad a las estrategias institucionales y del área. Que implica su desarrollo: Es la base de la transición. El funcionario que ocupa un puesto durante la fase de estabilidad integra información en los formatos diseñados para tal fin. El funcionario debe validar la Síntesis con su jefe inmediato. En el caso de un cambio como resultado de una transferencia a una nueva posición en el Instituto, la revisión del contenido actualizado con el jefe, puede darse a través de una conversación entre el funcionario que entrega, el entrante y el jefe.

12 4. Apartados del acta de entrega Contenido de la Síntesis Estratégica I. Objetivos del área y TGE II. Riesgos. III. Proyectos y asuntos en proceso. IV. Asuntos pendientes. V. Gestión: reportes que genera el área. VI. Participación en comités, grupos de trabajo, comisiones o entidades externas. VII. Recomendaciones al funcionario entrante. VIII. Directorio de funcionarios y contactos relevantes. IX. Prioridades del jefe inmediato para el nuevo ocupante del puesto.

13 4. Apartados del acta de entrega Agenda de Aprendizaje: Este documento permite, a quien toma el puesto, recibir los conocimientos necesarios para operarlo. En qué consiste: La información de la agenda complementa la contenida en la Síntesis Estratégica. Es el fundamento con el que se construye el Plan de Capacitación para el puesto. Es el CONOCIMIENTO desarrollado tomando en cuenta las características del área; del puesto y del funcionario entrante sobre: Temas institucionales: Marco jurídico; Marco operativo institucional; Políticas de personal; Planeación institucional; Riesgos institucionales. Temas del área: Análisis estratégico (proceso de planeación; riesgos; indicadores de desempeño); Organización interna. Información operativa del área: Servicios; Funciones; Sistemas

14 4. Apartados del acta de entrega Contenido de la Agenda de Aprendizaje Introducción. Temas Institucionales: Normatividad general. Modelo Operativo Institucional. Temas de estrategia institucional. Otros temas relevantes. Información del Área: Elementos de planeación del área. Organización interna. Características del talento de los integrantes del área. Información operativa básica del área.

15 5. Herramienta tecnológica Como se mencionó en el apartado de antecedentes, se implementó una herramienta tecnológica (repositorio para actas administrativas de entrega-recepción) en el portal de la Intranet del Instituto cuyos beneficios son los siguientes: Ahorro considerable en recursos materiales (papel, toner, fotocopias, etc ) Información sistematizada, actualizada y disponible permanentemente para los interesados Capacitación en línea al personal Administrativo que nos apoya desde las Delegaciones Integración de información ágilmente mediante repositorios en la Intranet Procesos de transición mejor documentados y con fase de acompañamiento Nuevo modelo de Entrega-Recepción Ahorro considerable en gastos de viajes y viáticos Se asegura la continuidad en la operación Institucional No es necesario viajar para celebrar los procesos de entregarecepción Agilización del proceso de entrega-recepción Contar con una metodología del proceso de Entrega-Recepción en el sistema CNOI

16 5. Herramienta tecnológica El acceso al repositorio se realiza a través del Portal de Intranet del Infonavit. Cuenta con guías de uso detalladas. Se tiene por separado Oficinas de Apoyo y Delegaciones Regionales.

17 5. Herramienta tecnológica La ubicación de las actas se realiza con base en la estructura organizacional.

18 5. Herramienta tecnológica Se muestran los apartados dentro de los cuales se sube la información que entrega el funcionario saliente y que viene relacionada en el acta correspondiente.

19 5. Herramienta tecnológica Se muestra la ruta en la que estamos posicionados. Se muestra la información de anexos que corresponde al apartado del acta en el que estamos ubicados.

20 5. Herramienta tecnológica Mediante el módulo de administración se crean las rutas y se asignan los permisos de acceso para los interesados que intervienen en cada evento de entrega-recepción.

21 5. Herramienta tecnológica El acceso al repositorio que contiene los documentos para la transmisión del conocimiento se realiza a través del Portal de Intranet del Infonavit. Al igual que en el repositorio de actas de entrega, los documentos también se separan en Oficinas de Apoyo y Delegaciones Regionales.

22 6. Estadísticas de procesos Actas formalizadas

23 7. Conclusiones Con estas herramientas, el proceso se ve fortalecido ya que se asegura la continuidad de la estrategia del área, permitiendo además que por una parte, el funcionario saliente realice una entrega profesional de recursos materiales, financieros y capital intelectual, facilitando con esto que el funcionario entrante en el nuevo puesto logre lo siguiente: 1. El desarrollo de su plan estratégico aprobado por su jefe inmediato. 2. Identificación de acciones a corto plazo. 3. La integración de un equipo de trabajo ganador. Asimismo, el Infonavit cuenta con: 1. La institucionalización del proceso de entrega-recepción con la inclusión de la transmisión del conocimiento en toda la organización. 2. Síntesis estratégicas y agendas de aprendizaje (activos intelectuales) de todos los puestos estratégicos y tácticos y los mecanismos para mantenerlos actualizados. 3. Oportunidades y sugerencias de mejora en aspectos de desarrollo organizacional (estrategia; procesos. personas; tecnología). 4. Recomendaciones sobre la alineación de todos los puestos en relación a la estrategia del Instituto.