GESTION DE LA INFORMACION CONTROL DOCUMENTAL OFICIO

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1 PAGINA Página 1 de 1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno: LUZ EUGENIA VINASCO RODRIGUEZ Período evaluado: JULIO- OCTUBRE 2017 Fecha de elaboración: NOVIEMBRE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Fortalezas La entidad elaboro y presento el PGIRS Plan De Gestión Integral Del Riesgo ante el Ministerio de Salud. La entidad realizo socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores. La institución posee procesos, caracterizaciones y la mayoría de sus procedimientos pero se requiere que sean actualizados y socializados Se formuló y se socializo con los jefes y coordinadores de área el Mapa de Riesgos de Corrupción por parte de la oficina de Control Interno La Institución realizo el proyecto de PIC (Plan de Intervenciones Colectivas) Se realizó socialización sobre Manual de funciones y competencias laborales con todos los servidores La institución se encuentra realizando el plan de capacitación para la vigencia 2018 con la asesoría y acompañamiento de las oficinas de calidad y control Interno Se evidencia avance en la documentación de las guías y protocolos de atención de la entidad, con sus respectivas listas de chequeo, está pendiente la socialización con todos los funcionarios La institución realizo encuesta de satisfacción al usuario y plan de mejora Se cuenta con Mapa de Procesos debidamente socializado La institución cumplió con el reporte de Ley de Cuotas Se evidencia buen Stock de insumos en bodega La institución cumplió con la entrega de dotación la cual no se había realizado

2 PAGINA Página 2 de 1 desde la vigencia 2016 La institución cumplió con el incremento salarial asignado por el Gobierno el 6.77% según acuerdo N. 003 de septiembre 21 de 2017 La institución ha venido realizando abonos a proveedores Se radico proyectos de Ministerio de protección social para equipos biomédicos y Unidad Móvil Se radico en la gobernación del Valle proyecto para el ascensor y adecuación del segundo piso de la institución. Debilidades La institución no realizo la evaluación del desempeño para la vigencia 2017, faltando a la normatividad vigente. La entidad no cuenta con un plan institucional de capacitación vigencia 2017 La entidad no presento plan de desarrollo, plan de acción ni plan de gestión El código de ética no se ha actualizado, ni se ha realizado eventos de su difusión. El Proceso de Selección de Personal no se encuentra documentado, El Manual de Operaciones no ha sido documentado. No existe una política de divulgación de los procedimientos cuando se presentan cambios normativos. No se ha realizado medición del Clima Organizacional. El Manual de Funciones Institucional no se encuentra actualizado y no cumple con los requerimientos legales. Mapas de riesgos por proceso está en proceso de elaboración El estatuto de contratación se encuentra desactualizado de acuerdo al decreto 1510 de 2013 No se está llevando a cabo todos los comités institucionales Se cuenta con el servicio de ventanilla única, pero no se utiliza un software Correspondiente de manera efectiva limitando la buena gestión documental. No se cuenta con gestión documental, incumpliendo con la ley 594 de 2000 la cual establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

3 PAGINA Página 3 de 1 Fortalezas Se rindieron informes periódicos del estado del Sistema de Control Interno de la entidad a la Alta Dirección para que fueran publicados en la página Web de institución. Se realizó la encuesta de autoevaluación de control institucional por parte de la Oficina de Control Interno Se evidencia un gran avance en el seguimiento y evaluación de las PQRS Se realizó el segundo ciclo de auditorías a los procesos de apoyo. Se realizó programación al tercer ciclo de auditorías a los procesos estratégico Se realizan auditorias de control interno, por medio de la matriz de indicadores Se realizó seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno a la matriz de seguimiento y evaluación a las estrategias del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Se realizó seguimiento a Planes de Mejora ajustados de acuerdo a las auditorias efectuadas con el plan anual de auditorias Se realizó seguimiento a Mapa de Riesgos de corrupción cada 4 meses, se tiene informe de seguimiento Se hacen controles permanentes de combustible Se realizó seguimiento al cumplimiento de informes a presentar ante diferentes entes de control (RCL, SECOP, SUPERSALUD, EPS,SIVIGILA, entre otros) Debilidades Falta de capacitación y socialización de los funcionarios de la institución frente a las oportunidades de mejora que generan las auditorias. No se evidencia registro de la institución ante el SIGEP, faltando al decreto 2842 de 2010, incumpliéndose con los parámetros establecidos por la ESAP frente a la Ley Anticorrupción. NO se evidencia reglamento interno de trabajo en sitio visible para funcionarios ni visitantes Se siguen evidenciando funcionarios sin carnetización No se ha realizado seguimiento al sistema de evaluación del desempeño laboral en cumplimiento de los decretos 1567 de 1998 y 1227 de 2005 con el fin de identificar niveles de insatisfacción del cliente interno e implementar correctivos. Se evidencia que se siguen efectuando pagos de gastos de representación

4 PAGINA Página 4 de 1 tanto a gerencia como a subgerencia, el cual solo se encuentra consagrado exclusivamente para Gobernadores y alcaldes más no para gerentes de empresas Sociales. No se evidencia contratos celebrados a proveedores, mantenimiento de equipos, mano de obra Se presentan inconvenientes para la presentación del informe de austeridad en el gasto debido a que la información financiera y de presupuesto no es entregada a tiempo. Se evidencia contratos celebrados a asesores externos por valores muy elevados. No se evidencia actualización de la información financiera, de contratación ni de presupuesto en la página web de la institución No se evidencian actas de reuniones de junta directiva Fortalezas INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La institución fortaleció la oficina de Información y Atención al Usuario la cual realiza la recepción y tramite de PQRS se cuenta con buzones de sugerencias ubicados en lugares estratégicos, se realizan encuestas de medición de la satisfacción de los usuarios. La página Web de la institución ya se encuentra habilitada Debilidades No se evidencia uso de correos internos en las diversas áreas de la Institución El comité de archivo no se encuentra conformado La entidad no ha elaborado las Tablas de Retención Documental No se cuenta con custodia de la información institucional. No se ha aplicado la metodología para identificar las necesidades y expectativas de los clientes institucionales. El procedimiento de resolución de las peticiones quejas y reclamos no se ha actualizado, incumple con lo establecido en el artículo 55 de la Ley 190 de No se han adoptado algunas directrices emanadas en la Ley 962 de 2005, Ley

5 PAGINA Página 5 de de 2007 y Decreto 0019 de 2011 (Anti tramites y adulto mayor) La página Web institucional no cumple con los lineamientos de Gobierno en Línea. Los Estados de la actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental de la institución no son publicados mensualmente. La estrategia de comunicación interna (que incluye política, plan y canales de comunicación) que permite el flujo de la información entre sus diferentes niveles y áreas no se ha documentado ni implementado. La información de la página web no está completamente actualizada y no posee registro de números de visitantes, intranet, correos internos e institucionales. No se revisa la eficiencia, eficacia y efectividad de la estrategia de comunicación interna La Entidad pública no mantiene actualizada en su página Web con información. La Entidad no cuenta con una estrategia de comunicación interna que permite el flujo de información entre sus diferentes niveles y áreas. Estado general del Sistema de Control Interno El MECI es un modelo que debe estar en continuo desarrollo y evolución para su mantenimiento. La ESE Hospital del Rosario no ha implementado acciones encaminadas al fortalecimiento y cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno, pese a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno de elaborar un plan de mejoramiento que permita fortalecer la implementación de cada uno de los elementos del MECI. Recomendaciones Se recomienda fortalecer los procesos de inducción y re inducción. Se requiere de manera urgente, adecuar y utilizar las tablas de retención documental (TRD) y todo lo que corresponde al tema de Gestión Documental. Se requiere fortalecer y capacitar al área de ventanilla Única Dar cumplimiento al cronograma de los diferentes comités operativos de la institución.

6 PAGINA Página 6 de 1 Actualizar el manual de funciones y competencias laborales. Se debe implementar planes de mejora para la gestión del Riesgos. Fomentar el plan de capacitaciones Institucional Desarrollar e implementar las estrategias de Gobierno en Línea y Cero Papel. Actualizar la página web de la institución. Fortalecer el funcionamiento de la Institución en un modelo de operación por procesos. Se deben actualizar los manuales de procesos y procedimientos Implementar e implantar mecanismos de control por procesos. Consolidar el Mapa de Riesgos Institucional. Capacitar auditores internos que fortalezcan el equipo multidisciplinario para ejecutar el Plan Anual de Auditorias Realizar la evaluación por competencias Ley 909 de 2004 Realizar actividades en busca de crear un sentido de pertenencia y compromiso con la institución. Hacer seguimiento por parte del representante de la alta dirección, al compromiso y cumplimiento de todo el sistema del MECI por parte de los empleados de la institución. LUZ EUGENIA VINASCO RODRIGUEZ Jefe de Control Interno PUBLICACIÓN EN PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO DE GINEBRA