PLANES DE ACCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA 2017 PROVISIONAL

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1 PLANES DE ACCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA 2017 PROVISIONAL ES (S) DE EJECUTAR LA Definir e implementar estrategias de segmentación, que permitan establecer la participación objetiva de mercado Director comercial 40% COMERCIAL GESTIÓN DE MERCADEO Orientar a la entidad hacia oportunidades atractivas que ofrezcan crecimiento y sostenibilidad de la entidad y que satisfagan las necesidades específicas de nuestros clientes. Generar escenarios que propendan por la satisfacción del cliente y el reconocimiento en el mercado como aliado estratégico 30% Crear y fortalecer relaciones de confianza con los clientes, que permitan desarrollar nuevas oportunidades de negocio y conservar Director comercial las que se consideren importantes Definir e implementar estrategias de reconocimiento, que buscan conseguir relaciones de confianza estables y duraderas con nuestros clientes Definir, implementar y hacer seguimiento al plan de negocios de la entidad Director comercial 40% Director comercial 70% 80% Establecer estrategias que permitan el cumplimiento de los presupuestos de ventas 70% Definir, implementar y hacer seguimiento al plan de mercadeo de la entidad Director comercial 30% Apoyo Técnico a la Dirección Comercial en la generación de propuesta para los clientes. Lideres Línea SIS-Vigilancia 3 GESTIÓN DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN SEGURIDAD Gestionar la implementación de soluciones tecnológicas en seguridad a las entidades del estado, a través de aliados y proveedores estratégicos, para que estas puedan ponerlas al servicio de la ciudad con el fin apoyar el fortalecimiento de su presencia en cada uno de los territorios Mejorar la ejecución de las soluciones técnicas 4 Gestión de requerimientos y especificaciones presentadas por los clientes durante la ejecución de contratos. Investigación de tendencias y nuevos productos tecnológicos del mercado, mediante medios masivos, internet, visitas técnicas o demos. Mejoramiento en la supervisión integral de ejecución de contratos. Partiendo desde la planeación y acompañamiento a los clientes en lo que se refiere a las implementaciones tecnológicas. Lideres Línea SIS-Vigilancia Lider Línea SIS Lider Línea SIS 2 40% Asesorar, identificar y proponer mejoramientos a las soluciones tecnológicas a implementar a los clientes. Lider Línea SIS DE SERVICIOS LOGISTICOS Promover la planeación de inversiones y el seguimiento periódico a la ejecución de contratos con los clientes internos y externos. Establecer reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución de contratos con los clientes. GESTIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PARA LA SEGURIDAD Asesorar de manera permanente con oportunidad y calidad a nuestros clientes en toda la cadena de servicios. Incrementar la satisfacción de los clientes a través del los servicios que se le prestan en desarrollo de Contratos Interadministrativos 5 Mejorar e Integrar los informes de gestión para los clientes. Desarrollar estrategias de acompañamiento en la ejecución de contratos interadministrativos. Fomentar la cultura del uso de las PQRS en la ejecución de contratos. Apoyar la generación de requerimientos durante la ejecución de contratos. Implementar políticas de operación que permitan mejorar el servicio al cliente. Evidenciar adecuados niveles de ejecución de los recursos Lideres Dirección Servicios contratados que den cuenta de la gestión por parte de cada una de Logísticos las líneas de negocios. 58% Página 1

2 ES (S) DE EJECUTAR LA Análisis de los servicios de la Entidad Definir y evaluar las estrategias implementadas y a implementar para la disminución de los gastos de funcionamiento Elaborar plan de comunicaciones enfocado al programa para la disminución de los gastos de funcionamiento con el fin de reconocer y adoptar experiencias exitosas de reducción de los gastos y promover el cambio de cultura organizacional Identificación de los requisitos y necesidades. 3% GESTIÓN RECURSOS FÍSICOS Establecer lineamientos efectivos en austeridad del gasto que permita dar continuidad de manera eficiente al cumplimiento de las metas operacionales y financieras de la entidad. Sensibilización al personal sobre cultura de austeridad del gasto y manejo efectivo de las compras Evaluación de las estrategias implementadas Implementación de estrategias para la disminución de gastos Fortalecimiento y mejoramiento del procesos de la entidad para la disminución de los gastos Desarrollar campañas de sensibilización entre los empleados creando cultura de los programas Creación de incentivos para motivar a los funcionarios para alcanzar los objetivos establecidos. 2% 83% Realizar seguimiento a la efectividad de las campañas. Evaluación regular de la reducción de gastos Auditoria al manejo de las estrategias implementadas Tomar ajustes y modificaciones a los planes y generar acciones de mejoramiento. Definición y Evaluación del Plan Anticorrupción Profesional de Planeación y Calidad Definición y evaluación de los Planes de Acción Profesional de Planeación y Calidad Mantenimiento efectivo del sistema de gestión de calidad Profesional de Planeación y Calidad Actualización de matrices de riesgos bajo ISO Profesional de Planeación y Calidad Actualización del Manual de Buen Gobierno Profesional de Planeación y Calidad GERENCIA GESTIÓN DEL DIRECCIONAMIENTO GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA Estructuración Estratégica de la Entidad Implementación Gobierno en Línea Profesional de Planeación y Calidad Implementar el modelo de planeación y gestión Profesional de Planeación y Calidad 84% Realizar modernización administrativa Profesional de Planeación y Calidad Reestructuración de indicadores de la entidad Profesional de Planeación y Calidad Adquisición de nuevo software para el Sistema de Gestión de Calidad Profesional de Planeación y Calidad Página 2

3 ES (S) DE EJECUTAR LA Identificación, clasificación y evaluación de activos de información Análisis de Riesgos de los Activos de Información Sistema de Gestión de Seguridad de la Información 60% Identificación e implementación de controles 97% Liderar de manera permanente y responsable el compromiso con la eficacia del sistema de gestión de la calidad con el fin de asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices definidas en la entidad. Realización de análisis GAP 2 para realizar seguimiento y verificar la eficacia de los controles. Revisión del sistema por parte de la Dirección Definir acciones de mejora y ajustes frente a las actividades planteadas y ejecutadas. GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA TÉCNOLOGICA Identificación de los requerimientos de gobierno en línea Manual de Gobierno en Línea Definición de acciones y productos por cada uno de los componentes definidos en el nuevo manual de gobierno en línea. 30% 30% Implementación directrices de Gobierno en Línea 40% Renovación y actualización de la página web y el portal de contratación para dar cumplimiento a los lineamientos de gobierno en línea y SECOP. 80% Definición del PETI y armonización a las directrices del GEL. 2 Implementar en Mercurio las series y subseries según las TRD aprobadas, períodos de conservación y disposición final. Técnico de archivo 3 GESTIÓN DOCUMENTAL Nuevas tablas de retención documental Adecuar Mercurio al sistema de clasificación de documentos contenido en el cuadro de clasificación documental. Actualizar el archivo físico según las TRD actualizadas y aprobadas en proceso de implementación incluidos todos los procesos laborales Técnico de archivo 30% Técnico de archivo 3 92% GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Desarrollar las competencias del talento humano con calidad en función del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad y de los objetivos personales de cada uno sus empleados Cumplimiento Plan anual de capacitación Cumplir con el Plan anual de Capacitación y Sistema de Estímulos Profesional de Gestión humana 52% Identificar las necesidades corporativas mediante un diagnóstico inicial de comunicación interna y externa Comunicadora Elaborar el plan de comunicaciones anual Página 3

4 ES (S) DE EJECUTAR LA Implementar el plan de comunicaciones anual interno y externo Comunicadora Articular la imagen Institucional unificando la identidad gráfica en los informes y documentos e implementando correctamente el manual de imagen corporativa. (unificar los formatos y estandarizarlos) Elaborar el Plan de medios y espacios Corporativos, estandarizando las formas, medios y espacios de comunicación corporativos (Manuales e instructivos) Comunicadora 4% Promover mediante estrategias de comunicación la imagen corporativa ESU a nivel local y nacional Desarrollar campañas internas que contribuyan al posicionamiento de la imagen corporativa, mejoramiento de los procesos, al fortalecimiento de las áreas de la empresa y la cultura organizacional. Comunicadora 8% Promover el Modelo de Estilo corporativo ESU y fomentar la cultura Comunicadora 4% organizacional de la Comunicación Asertiva. GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO (COMUNICACIONES) Generar habilidades comunicacionales en los contextos de gestión, como herramienta efectiva para el logro de los objetivos organizacionales Introyectar en la entidad una cultura centrada en la comunicación asertiva y efectiva 93% Generar información oportuna externa, de interés para los clientes de la empresa. (Boletín Institucional) Promover una comunicación asertiva y efectiva, con enfoque de servicio al cliente. Página 4

5 ES (S) DE EJECUTAR LA Apoyar el montaje, diseño, actividades de promoción y divulgación, para la participación en eventos internos y eventos o ferias externas que requieran de acciones comunicativas Comunicadora 8% Brindar información oportuna y veraz a los medios de comunicación Comunicadora 8% Mantener actualizados los medios de comunicación corporativos (página web, intranet, twitter) bajo las directrices corporativas, las necesidades de las áreas y la norma Realizar encuesta de posicionamiento de marca Realizar encuesta interna de comunicación asertiva, como mecanismo de autoevaluación Verificar el cumplimiento de la legalidad de los contratos Secretario General 40% SECRETARÍA GENERAL GESTIÓN JURÍDICA Brindar asesoría jurídica oportuna y efectiva que garantice el control de legalidad en los diferentes procesos de la organización Garantizar el control de legalidad en los procesos de la organización y defensa judicial Verificar el cumplimiento de la responsabilidades definidas para la defensa judicial (disminución de demandas) Secretario General 40% Crear banco de conceptos jurídicos emitidos Secretario General 94% Página 5

6 ES (S) DE EJECUTAR LA Jornadas de capacitación de los temas que quedaron pendientes en Profesional contable la vigencia 2015 correspondientes al Nuevo Marco Normativo. Evaluación de los sistemas de información, actualización y/o cambios y diseño de la presentación de la información financiera. Profesional contable 2 GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN DE TESORERÍA Generar una cultura en nuestra entidad focalizada en la transparencia de la gestión pública cumpliendo las directrices definidas por el gobierno central Nuevo marco normativo Implementar reglamento interno de cartera Actualización de manuales de operación y procedimientos teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales en los procesos y Profesional contable 30% la estructura organizacional. Evaluar los ajustes requeridos en los sistemas de información de la Profesional contable ESU en virtud de la aplicación de las NIIF. Armonización de la relación ingresos - costos, de acuerdo con los lineamientos estratégicos y operativos de la entidad (transversal con los procesos de la organización) Profesional contable 30% Análisis de las normas que regulan la cartera en entes públicos (Ley 788 de 202, Ley 1066 de 2006, Decreto 4473 de 2006, Ley 1437 de Lider tesorería 40% 2011, otras). Asesoría jurídica. Definir los requerimientos de la norma y los requerimientos particulares de la ESU. Lider tesorería Establecer criterios, procedimientos y políticas para el manejo de la Lider tesorería cartera de la ESU. Elaboración de borrador del reglamento interno. Lider tesorería Revisión por parte de la Secretaría General. Lider tesorería 46% 88% Presentación Litográfica del reglamento interno de cartera Lider tesorería Socialización y distribución del Manual. Lider tesorería NOTA: El Plan de Acción 2017 presentado es la continuación de las actividades que quedaron pendientes del año 2016, ya que actualmente la entidad se encuentra en un proceso de modernización administrativa que incluye la reestructuración de la Planeación Estratégica, donde se modificarán los objetivos estratégicos y por ende se crearán nuevos planes y proyectos para la entidad. De acuerdo a lo anterior se presentará el Plan de Acción 2017 final una vez concluya el contrato de modernización administrativa y se tengan todos los planes definidos para la vigencia. El Plan de Acción 2017 Final se publicará el 25/03/2017. DAVID VIEIRA MEJÍA GERENTE MARCELA SALAZAR VALENCIA PROFESIONAL DE PLANEACIÓN Y CALIDAD Página 6