MANUAL DE PUESTOS ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE PUESTOS ADMINISTRACIÓN

2 PRESENTACION Dentro de la organización la experiencia y las técnicas que se usan conforman su tecnología. Si ésta tecnología se documenta adecuadamente, el valor de esta experiencia es invaluable para la propia organización, porque además de enriquecerse, tiene una base de la cual partir para seguir creciendo y desarrollarse. Además, a partir de la tecnología actual, una organización facilita que su personal de nuevo ingreso o promovido, pueda rápidamente asimilar la tecnología actual y generar nueva. De hecho, este es un paso importante para la certificación en calidad. No documentar la tecnología de la empresa equivaldría a que cada nueva generación de personas que ingrese a la organización tendría que empezar prácticamente de cero para descubrir la manera de funcionar de la empresa. Una empresa como JUMAPAM al contar con este manual dependerá en menor medida de los factores externos que han afectado a la organización, ya que la tecnología, la manera correcta de hacer las cosas ya estará establecida en sus manuales. Por supuesto, un manual como este no pretende suprimir las habilidades y sentido común de cada persona. De hecho, la capacidad del personal permitirán renovar y mejorar cada vez este documento. La finalidad de estos Manuales es documentar la experiencia de la organización, incluyendo claramente lo que ha probado ser útil para JUMAPAM.

3 OBJETIVO DEL MANUAL El presente persigue los siguientes objetivos: 1. Lograr la calidad, consistencia y uniformidad en todas las actividades y operaciones que realiza la empresa. 2. Incrementar la productividad de la organización, al disminuir el nivel de desperdicio, las demoras, los errores y los retrabajos. 3. Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de información y comunicación entre los departamentos de diferentes áreas y niveles jerárquicos de la organización. 4. Acelerar y facilitar la inducción o el entrenamiento del personal de nuevo ingreso o que ha sido promovido. 5. Crear una cultura de la organización, orientada a la mejora continua. 6. Incrementar la posición competitiva de la organización al poder fácilmente transmitir y multiplicar su tecnología administrativa. 7. Facilitar la toma de decisiones en la empresa. 8. Servir de consulta a todos los colaboradores de la organización. 9. Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices plasmadas en los manuales y documentos de la organización. 10. Colaborar a alcanzar de manera constante los objetivos de la empresa.

4 Descripciones y perfiles de puestos.

5 Gerente de Gerente General Planear, organizar, controlar y evaluar de manera eficiente los recursos humanos, materiales y de servicios de la Junta y promover la operación racional de los mismos. Planear, organizar y controlar la administración de los recursos humanos, materiales y la prestación de servicios generales a la Junta. Dirigir y coordinar las actividades relativas al reclutamiento, selección, contratación y desarrollo de personal. Establecer y mantener actualizados los sistemas de contabilidad y control presupuestal. Elaborar y controlar el programa anual de adquisiciones. Coordinar y vigilar la recepción, almacenaje y suministro de recursos materiales. Organizar y coordinar los servicios de archivo, correspondencia, transportes, mensajería, conservación y mantenimiento de bienes inmuebles y control de inventarios. Apoyar y realizar otras funciones que requiera la General.

6 Subgerente de servicios generales Gerente de Servicios Generales Supervisar las actividades de aseo, vigilancia y mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos y edificio administrativo de la Junta. Coordinar las funciones del personal a cargo. Elaborar órdenes de trabajo de todas las gerencias. Revisar las facturas y cotizaciones recibidas de los proveedores. Asignar proveedores a las requisiciones de servicios. Controlar el consumo de combustible por cada vehículo. Elaborar vales de salida de almacén. Supervisar los trabajos realizados en el taller. (Trabajos internos y externos) Elaborar calendario mensual para mantenimiento preventivo a los vehículos. Supervisar el resguardo de todos los vehículos en el tanque 800. Supervisar el control y archivo de las pólizas de equipo de transporte, así como la documentación legal. Elaborar reembolsos por pago de contado a proveedores. Supervisar las actividades de mantenimiento general del edificio administrativo. Elaborar reporte mensual informativo de las actividades realizadas por el departamento. Apoyar y realizar otras funciones asignadas.

7 Jefe de Egresos Gerente de Egresos Controlar los recursos monetarios de la organización. Revisar los saldos y movimientos bancarios en cuentas de cheques. Administrar, programar y controlar los recursos monetarios. Elaborar reportes diarios de las cuentas bancarios. Revisar la relación de cheques para pago a proveedores. Programar el pago semanal a proveedores. Programar los pagos fijos mensuales. Revisar las pólizas de egresos. Realizar aclaraciones con las instituciones bancarias. Revisar las conciliaciones bancarias. Manejar inversiones en mercado de dinero. Elaborar informe mensual del departamento. Apoyar y realizar otras funciones asignadas.

8 Contador General Gerente de Contabilidad Proporcionar información contable y financiera en forma oportuna y confiable, así como cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales. Supervisar y controlar el funcionamiento del departamento a su cargo. Elaborar y revisar las declaraciones fiscales anuales y periódicas. Elaborar los estados financieros. Realizar un análisis de los estados financieros. Presentar estados financieros al consejo de administración. Depurar saldos de cuentas. Realizar conciliaciones bancarias. Elaborar conciliación de percepciones por nómina. Cumplir con las obligaciones fiscales. Atender requerimientos de información externa e interna. Revisar pólizas de diario, ingresos y egresos. Revisar los registros y corregir la información contable. Realizar el cierre mensual de manera oportuna. Archivar y custodiar pólizas de ingreso, egreso y diario. Apoyar y realizar otras funciones asignadas.

9 Subgerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos Planear, organizar, controlar y evaluar el desempeño de las actividades necesarias para la administración de personal. Planear, organizar, controlar y evaluar el desempeño de las actividades relacionadas con la administración de personal. Coordinar y supervisar la elaboración de la nómina y realizar los trámites correspondientes a las prestaciones y contratación de personal. Analizar y dictaminar las propuestas de movimientos de personal, sueldos y prestaciones, así como participar en negociaciones con los representantes sindicales. Dar a conocer y vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos para la administración del personal y supervisar los programas de evaluación y desarrollo de personal. Vigilar el cumplimiento y aplicar el Reglamento Interior de Trabajo. Integrar y mantener actualizados los archivos de información del personal adscrito a la Junta y participar en la revisión anual del Contrato Colectivo de Trabajo y tabulador salarial. Analizar y proponer mejoras a las disposiciones en materia de relaciones laborales y vigilar su cumplimiento. Atender las solicitudes sindicales, proponer soluciones y supervisar los programas de capacitación y acciones de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene del Trabajo. Realizar la contratación del personal de nuevo ingreso. Elaborar el cálculo de intereses del fondo de ahorro. Recibir y dar trámite a las solicitudes de préstamos para el personal. Atender requerimientos de IMSS e INFONAVIT. Revisar y dar visto bueno a reportes de raya de las áreas. Revisar altas y bajas del personal, así como modificaciones de salario. Apoyar y realizar otras funciones asignadas.

10 Subgerente de Recursos Materiales Gerente Administrativo Recursos Materiales Proporcionar y proveer con oportunidad los recursos materiales con la calidad y características necesarias para realizar las actividades de la Junta. Programar, organizar y controlar el desempeño de las actividades relacionadas con los procesos de compra, recepción, almacenamiento y distribución de los materiales. Revisar todas las órdenes de trabajo y de compra. Coordinar y supervisar las actividades de compras, almacenamiento, de control de activos fijos, vehículos y mantenimiento de edificio. Supervisar el mantenimiento del equipo de radiocomunicación, radioprotección civil, copiadoras y demás equipo. Atender personalmente a proveedores extranjeros o especiales que ofrecen nuevos productos, equipos o servicios. Mantener la actualización de comercialización de nuevos productos y equipos de tecnología avanzada.

11 Jefe de presupuestos y Sistemas de Información Gerente de Presupuestos y Sistemas de Información Planear, coordinar y supervisar las actividades relativas a la elaboración, control y evaluación del presupuesto de la Junta, así como supervisar el diseño de métodos y procedimientos para generar información y analizar los resultados estadísticos. Elaborar el programa, formatos e instructivos para la formulación y evaluación del presupuesto anual de ingresos y egresos de la Junta. Coordinar el proceso de formulación del presupuesto anual de ingresos y egresos de la Junta. Elaborar un informe mensual de evaluación del presupuesto, hacer los ajustes correspondientes e informar de las variaciones al Gerente General y demás áreas de la Junta. Integrar y mantener actualizados los indicadores financieros y de costos necesarios para la elaboración de los presupuestos de la Junta. Apoyar en coordinación con la Comercial, los estudios para actualización de tarifas. Integrar el programa operativo anual de la Junta (proyecciones, objetivos y metas). Asesorar para el llenado de formatos requeridos por el departamento. Analizar y registrar el presupuesto por proyecto que propongan otras áreas. Controlar el gasto de operación y equipamiento. Validar todo cambio, alta o baja de código de proyecto y enterar a las áreas responsables de su aplicación. Mantener actualizados los indicadores financieros. Realizar un análisis de gastos e inversión. Apoyar en otras actividades asignadas.