PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. Fecha elaboración: febrero 02 de 2012

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1 Código: PSC08 Versión: 1 PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Fecha Aprobación Fecha elaboración: febrero 02 de Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Fecha elaboración: febrero 02 de DEFINICIÓN Agrupación de actividades que proveen la infraestructura de recursos humanos que requiere la empresa para llevar a cabo sus objetivos, incluye las prácticas que apoyan la gestión de las personas a través de la empresa OBJETIVO Gestionar la selección, vinculación, compensación, administración y desarrollo integral del talento humano competente requerido para el cumplimiento de la misión y visión de la Hidroeléctrica Ituango S.A., E.S.P., de acuerdo con la normatividad vigente ALCANCE Determinación de las necesidades de personal de la entidad hasta el retiro del empleado de la empresa 1.4. ENTRADAS SELECCION INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Necesidades de personal Dependencias de la empresa Presupuesto Normatividad Dirección Seguimiento Vacante en la planta de cargos autorizada Financiero y Administrativo por la Junta Directiva Descripciones y perfiles de los cargos Dirección Seguimiento Financiero y Administrativo Plazas vacantes Dirección Seguimiento Financiero y Administrativo Valoración de competencias y/o Proveedor Servicios pruebas psicotécnicas (Psicólogo) VINCULACIÓN Cumplimiento de requisitos de Empleado educación y experiencia exigidos Afiliación a la seguridad social en Empleado Salud, Pensión y Cesantías COMPENSACIÓN (VER PROCESO PAGO DE NÓMINA) Aprobadas por Junta Directiva Debe contener la calificación obtenida en las competencias evaluadas, resultados de las pruebas realizadas y concepto final

2 DESARROLLO Necesidades de capacitación Dependencias Necesidad avalada en los proyectos iniciados o en desarrollo, procesos de la empresa, desarrollo de competencias requeridas para cumplir con los objetivos y las brechas de aprendizaje identificadas en las personas que ingresan a la organización por proceso de selección. Formato Solicitud Capacitación Dependencias Debe tener Vo.Bo. del Jefe de la Dependencia solicitante. Certificado de Disponibilidad Presupuestal DESVINCULACIÓN Carta de renuncia del trabajador Debe contener: El Vo. Bo. Del jefe, fecha de retiro y datos del empleado. Carta de aceptación del jefe Debe contener firma del director respectivo Copia de carta firmada de Debe estar firmada por el trabajador, o un notificación de despido testigo si el trabajador no lo hace Registro civil de defunción Carné y tarjeta de acceso 1.5. SALIDAS SELECCIÓN PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Persona seleccionada Dependencias Persona con el perfil requerido VINCULACIÓN Contrato de Trabajo Expedición carné Carpeta hoja de vida del empleado Reporte de novedades para nómina COMPENSACIÓN (VER PROCESO PAGO DE NÓMINA) Empleado capacitado en el tema especifico Soportes que respalden capacitación recibida Liquidación de prestaciones sociales Certificados de las autoliquidaciones de pagos de la seguridad social de los 3 últimos meses Carta de autorización para reclamar cesantías en los fondos DESARROLLO Dependencias Dirección Verificación Financiera y Administrativa DESVINCULACIÓN Empleado desvinculado Empleado desvinculado Empleado desvinculado Capacitación orientada al cumplimiento de objetivos de la dependencia. Los soportes deben tener Vo.Bo. del responsable de la entidad que impartió la capacitación. Factura y/o certificado de inscripción o asistencia, diploma.

3 1.6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SELECCIÓN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ID NOMBRE 1 Diligenciar Solicitud de Director remite a Analista Administrativo solicitud justificada de provisión de provisión de vacante. vacante aprobada por el Gerente General. 2 Aprobar Solicitud de El Analista Administrativo verifica existencia de la vacante solicitada, tramita provisión con el Director la aprobación de la provisión. 3 Publicar Proceso El Analista Administrativo puede solicitar hojas de vida a Bases de datos empresariales, de universidades o realizar convocatoria por prensa 4 El Analista Administrativo, recibe hojas de vida de candidatos, analiza y Recibir y analizar hojas de verifica los requisitos exigidos, selecciona los que cumplen e informa a los vida candidatos que no cumplen requisitos, su no continuidad en el proceso. 5 Aplicar pruebas El Analista Administrativo, conjuntamente con el Director interesado, selecciona los candidatos a los que se les aplicarán las pruebas para la valoración de competencias con el Sicólogo proveedor del servicio. Recibe resultados de las pruebas y elabora lista de candidatos en orden de elegibilidad 6 El Analista Administrativo, verifica las referencias laborales y la validez de los Verificar información certificados educativos aportados por los candidatos reportados en la lista de candidatos seleccionados elegibilidad. verificar El Director interesado realiza entrevistas a candidatos reportados en la lista 7 Realizar entrevistas y de elegibilidad. seleccionar candidato Analiza la información de cada candidato, selecciona candidato e informa al Analista Administrativo. El Analista Administrativo informa a cada uno de los participantes su 8 resultado en el proceso por medio de un correo electrónico. Informar resultados y Procede a habilitar permisos, accesos, licencias de software especializadas y enviar información de puesto de trabajo. ingreso Envía al candidato seleccionado correo formalizando la fecha de ingreso y adjuntando los requisitos de ingreso exigidos. VINCULACIÓN El Analista Administrativo, recibe y revisa la documentación entregada por el Recibir información del candidato seleccionado candidato seleccionado. Verifica para el candidato seleccionado en las páginas de La Procuraduría y Contraloría antecedentes disciplinarios y responsabilidad fiscal. 9 Elaborar contrato Elabora contrato de trabajo y lo legaliza Elaborar carpeta Hoja de El Analista Administrativo elabora Carpeta Hoja de Vida para el seleccionado 10 Vida Candidato adjuntando contrato de trabajo e información asociada y/o suministrada por Seleccionado el candidato de acuerdo con formato Requisitos de Ingreso 11 El Analista Administrativo envía copia del contrato de trabajo e información Ordenar el ingreso a de seguridad social al responsable de tesorería para que allí se realice nómina ingreso al sistema de nómina según normatividad de la empresa. 12 Realizar inducción El Analista Administrativo, realiza inducción al nuevo empleado, familiarizándolo con la empresa y su funcionamiento. DESARROLLO Los Directores identifican necesidades específicas de formación, capacitación 13 o entrenamiento para sus empleados, utilizando como insumos los proyectos Definir necesidades de en desarrollo, los procesos de la empresa, el desarrollo de competencias capacitación requeridas para cumplir con los objetivos y las brechas de aprendizaje identificadas en las personas. 14 Realizar requerimiento de capacitación Los Directores remiten al Analista Administrativo, requerimiento de capacitación especificando:

4 15 Analizar el requerimiento Realizar proceso de inscripción Presentar soportes que avalen la capacitación 18 Legalizar capacitación 19 Definir tipo de retiro Notificar por escrito al jefe inmediato de su retiro de la empresa y acordar fecha de retiro Aceptar por escrito la renuncia del trabajador y recibir elementos Realizar trámites de desvinculación Ejecutar des habilitación puesto de trabajo Reportar documentación de desvinculación 24 Realizar liquidación Nombre del evento Lugar y fecha de realización Proveedor Costo Asistente Justificación Vo.Bo. El Analista Administrativo, analiza el requerimiento, costos, cantidad de personas, proveedor, tiempos, políticas, pertinencia de acuerdo con el proceso, confronta si la capacitación solicitada está avalada en la normatividad de la empresa, si aplica, valida con el superior inmediato y liquida requerimiento e informa la aprobación de la capacitación al solicitante y jefe inmediato. El Analista Administrativo, realiza la inscripción del empleado en la capacitación aprobada y tramita reservas hotelera y aérea si es el caso y viáticos según reglamentación. El empleado que haya recibido la capacitación solicitada, presenta al Analista Administrativo, los soportes que respalden el cumplimiento de los objetivos de la capacitación recibida. El Analista Administrativo, revisa y valida soportes que respalden la capacitación recibida y archiva soportes en la hoja de vida del empleado. DESVINCULACIÓN Empleado, se le notifica, o él mismo notifica, la desvinculación de la empresa, dependiendo de la causa: Renuncia voluntaria Sin justa causa Con justa causa por proceso disciplinaria Muerte El trabajador elabora carta de renuncia (la firma) y le entrega a su jefe inmediato la decisión de retirarse de la compañía y acuerda con él la fecha de retiro. El Director aceptará el retiro mediante elaboración de carta aceptación del jefe dirigida al trabajador con copia a la Dirección Verificación Financiera y Administrativa. Una vez notificado al trabajador de su desvinculación, el mismo o su beneficiario (en caso de Muerte) procede a: Deudas y pagos: informa a Tesorería la clase de créditos que tenga con cooperativas, bancos, seguros, embargos, para efectos de liquidación de las prestaciones sociales a que tiene derecho. Cartera (activos fijos): Hacer la devolución de Equipos o activos fijos que tengan cargados en su cartera, igualmente entrega carné y tarjeta de acceso.. El Director específico tramita con responsable de Tecnologías de Información y Comunicaciones para el trabajador retirado, su des habilitación y retiro del hardware y software corporativo. El Director respectivo remite a Tesorería (nómina) la siguiente documentación: Carta de renuncia del trabajador. (Renuncia voluntaria) y Carta de aceptación de la renuncia emitida por el Directivo ó Registro civil de defunción (por muerte) ó Copia de carta firmada por el funcionario de notificación de despido(para despido por justa causa) Analista Administrativo, realiza la liquidación definitiva de prestaciones sociales con sus anexos (cobros y reportes de los paz y salvos). Se le hace

5 entrega de ésta al trabajador con los certificados de las autoliquidaciones de pagos de la seguridad social de los últimos tres meses y la carta de autorización para reclamar cesantías en los fondos. Cuando es por muerte: una vez se hayan publicado los edictos y estos cumplan con los términos de ley y se hagan las respectivas reclamaciones y sucesión se procederá a hacer entrega de los documentos de la liquidación al beneficiario y se le informa que debe gestionar ante la empresa proveedora de seguros el tema de cobro de las pólizas respectivas (Póliza de vida grupo). Nota: De todas las liquidaciones Se entrega una copia de la liquidación al trabajador, una copia a la hoja de vida y una copia a Contabilidad POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO: Código Sustantivo del Trabajo Requisitos de ingreso (Ver numeral 8.7.1) Reglamento Interno de Trabajo DIRECTIVA No 05 de Junio 11 de 2009, Capacitación y/o formación en la empresa Políticas y lineamientos Proceso Gestión Talento Humano Selección (Ver numeral 8.7.2) Modelo de Competencias Organizacionales (Ver numeral 8.7.3) REQUISITOS DE INGRESO Pasos a seguir para oficializar la vinculación a la empresa: 1. Copia de la cédula de ciudadanía 2. Reclamar en la Dirección Verificación Seguimiento Financiero y Administrativo orden para examen médico de pre ingreso 3. Copia de la libreta militar, para menores de 55 años 4. Afiliación a la seguridad social en Salud, Pensión y Cesantías 5. Copia del certificado judicial 6. Original del certificado de antecedentes disciplinarios (expedido por la Procuraduría General de la Nación- vigencia tres (3) meses 7. Formato único hoja de vida 8. Copia de la tarjeta profesional; la empresa le informará si su cargo lo requiere 9. Copias de diplomas y/o actas de grado que respalden la información suministrada 10. Certificados de experiencia laboral en papel membrete de la entidad que lo expide y firmada por la persona autorizada y que contenga: cargo desempeñado, funciones desempeñadas en cada cargo, fecha de ingreso y de retiro y motivo de éste. 11. Suministrar el número de la cuenta de ahorros o corriente para la consignación del salario POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PROCESO GESTIÓN TALENTO HUMANO SELECCIÓN 1. OBJETO Establecer las políticas y lineamientos del Proceso Gestión Talento Humano Selección- en la Hidroeléctrica Ituango S.A., E.S.P, para garantizar la vinculación de personas idóneas y con las competencias requeridas para desempeñar las funciones propias de los cargos requeridos. 2. POLÍTICA GENERAL DEL PROCESO SELECCIONAR TALENTOS La Hidroeléctrica Ituango S.A E.S.P, debe seleccionar las personas con las competencias requeridas para el cargo, mediante la Selección Basada en Competencias. La Dirección Verificación Financiera y Administrativa es la responsable de la selección y vinculación del personal para La Hidroeléctrica Ituango 3. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA SELECCIÓN DE TALENTOS

6 De acuerdo con los estatutos de la empresa, contenidos en la Escritura No 771 de la Notaría 18 de Medellín protocolizada el 19 de marzo de 2003, Artículo 44, le corresponde a la Junta Directiva crear los cargos requeridos para la adecuación y operación de la Sociedad y nombrar personas de su escogencia para desempeñar los cargos de nivel ejecutivo Bajo este contexto, la escogencia del personal directivo es potestad de la Junta Directiva, previa revisión del cumplimiento de requisitos. La Selección de Talentos en Hidroituango está dirigido al cubrimiento de plazas vacantes, y solo se puede iniciar con la existencia de éstas La vinculación laboral a Hidroituango solo se hará por medio del Proceso Gestión del Talento Humano Selección- establecido. Este lineamiento debe tener en cuenta las condiciones excepcionales de urgencia, en las cuales el Gerente General de manera motivada podrá realizar las nominaciones que estime conveniente, previa revisión de los requisitos y evaluación de las competencias requeridas. Para el cubrimiento de plazas vacantes se pueden tener en cuenta los resultados de procesos de selección ya realizados, siempre y cuando los resultados obtenidos por el candidato se ajusten al perfil esperado en el cargo objeto de selección y éste cumpla con los requisitos exigidos para el nuevo cargo. Hidroituango no adquiere compromiso alguno con los participantes en los Procesos de Selección de Talentos Un proceso de selección podrá ser suspendido en cualquier etapa, con la debida justificación por parte de la Dirección Verificación Financiera y Administrativa. De lo anterior se informará a los participantes en el proceso. POLÍTICA ESPECÍFICAS La Selección de Talentos se inicia con la presentación de la necesidad de personal a la Dirección Verificación Financiera y Administrativa quien garantiza que el proceso cumpla con las políticas y lineamientos definidos. Una vez el requerimiento de personal es aprobado con las firmas del Gerente General, el Director Verificación Financiera y Administrativa y el Director de la dependencia requirente, no habrá lugar a cambios en los requisitos definidos. Los aspirantes a un proceso de selección deben cumplir las condiciones y requisitos definidos. El incumplimiento de una de las condiciones exigidas da lugar a la no admisión del aspirante en el proceso Para aprobar un proceso de selección se debe tener un nivel de ajuste al perfil de valoración igual o superior al 80% solicitado. El perfil de valoración no podrá ser construido con un nivel esperado por debajo de una calificación numérica de tres (3) para las competencias definidas para el cargo. El resultado final del proceso de valoración de candidatos debe generar un informe escrito, el cual debe ser firmado por los valoradores La vinculación del candidato seleccionado solo se puede hacer efectiva una vez la Dirección Verificación Financiera y Administrativa cuente con toda la documentación exigida Para las personas que se contraten como resultado de un proceso de selección, el período de prueba es de dos meses, la evaluación de dicho período es responsabilidad del superior inmediato, la cual debe ser diligenciada y entregada a la Dirección Verificación Financiera y Administrativa como mínimo ocho días antes del cumplimiento del mismo. El empleado que no supere el período de prueba de acuerdo con los parámetros establecidos debe ser desvinculado de la empresa Para ocupar plazas vacantes La Hidroeléctrica podrá hacerlo con candidatos dentro de su personal siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos para el cargo específico; en este caso la modificación del contrato no genera período de prueba.