TRAMITE GRADO Y OTORGAMIENTO DE TITULO

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1 CÓDIGO MI-FOR-PR-15 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2013 PÁGINA OBJETIVO Otorgar el título a los estudiantes que han cumplido con los requisitos un Programa Académico aprobado por el Ministerio Educación 2. ALCANCE Des la solicitud grado realizada por el estudiante en el Programa Académico hasta la entrega l respectivo título (diploma y acta grado). Aplica para estudiantes pregrado y postgrado 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Jefe Programa, Coordinador Postgrado, Consejo Facultad, Centro Admisiones Registro y Control Académico, Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios, Bienestar Universitario 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES CEREMONIA SOLEMNE: Es el acto presidido por el Rector la Universidad con la asistencia l Vicerrector Académico, el Secretario General y el Decano la respectiva Facultad. CEREMONIA PRIVADA: Es la entrega l diploma y el acta grado por parte la Decanatura respectiva. Las Decanaturas las Facultas tendrán a su cargo la organización ésta clase grados, en los términos l Parágrafo l Artículo Segundo l Acuerdo MODALIDAD DE GRADO: Es la opción que tiene un estudiante para optar al título mediante la elaboración un documento escrito, carácter crítico que permita al estudiante integrar y aplicar conocimientos adquiridos durante el sarrollo su carrera. impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

2 CÓDIGO MI-FOR-PR-15 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2013 PÁGINA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 MODALIDAD DE GRADO 1. Diligenciar el formato requerimientos académicos. 2. Verificación y visto bueno l docente Consejero 3. Recepción y verificación l formato Modalidad Grado 4. Verificación y firma l Jefe Programa o Coordinador Postgrados. 5. Aprobación Consejo Facultad. 6. Notificación al estudiante. El estudiante proce a scargar la página web institucional el formato MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS y posteriormente lo diligencia adjuntando los documentos soportes exigidos por la normatividad cada Facultad. (VER NORMOGRAMA). Seguidamente hace entrega l mismo al docente consejero para su revisión y visto bueno. El docente consejero cada programa académico basado en la normatividad vigente las facultas verifica y da el visto bueno a la solicitud junto con los documentos soportes, para ser remitido a la jefatura programa o coordinación postgrado respectiva. En caso encontrar inconsistencias lo vuelve al estudiante para su corrección. La secretaria los programas académicos recepciona y verifica el formato MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS con sus documentos soportes. El jefe programa o Coordinador postgrado verifica, revisa que la solicitud y sus soportes cumpla con la normatividad vigente y posteriormente firma el formato y lo agenda para aprobación en consejo Facultad. En sesión ordinaria el Consejo Facultad aprueba la solicitud modalidad grado. Las secretarías académicas las facultas y /o postgrados, enviarán las actas y/o acuerdos aprobación a las jefaturas los programas o coordinación postgrados, las cuales serán notificadas a los estudiantes vía correo electrónico, o telefónicamente y amás se publicarán en las carteleras los programas. Estudiante. Docente consejero l programa académico Secretaria los Programas Académicos (Jefatura Programa o Postgrado) El Jefe Programa o Coordinador Postgrado. Jefe Programa, Consejo Académico Secretarías académicas facultad y secretarias programa Formato: MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS documentos soportes. Formato: MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS con Vo.Bo l docente consejero. Formato MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS y recibido. Documentos soportes. Formato: MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS firmado por el jefe programa o Coordinador Postgrados. Acuerdo o Acta aprobación las solicitus. Notificación escrita, , vía teléfono fijo, publicación en carteleras y impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

3 CÓDIGO MI-FOR-PR-15 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2013 PÁGINA Archivo Se organiza y archiva la documentación surtida en el respectivo Secretarias los Historial Académico acor documentación. procedimiento acor a la TRD (Tablas Retención Programas académicos. a la TRD. Documental). impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

4 CÓDIGO MI-FOR-PR-15 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2013 PÁGINA SOLICITUD DE GRADO 1. Apertura y publicación Se hace apertura y publicación la convocatoria para aspirantes Jefe Programa o Convocatoria la convocatoria a grado conforme al Acuerdo Por el cual se Coordinador establece el calendario grados para Ceremonias Solemnes y Privadas la Universidad Surcolombiana. Postgrado. 2. Diligenciar formato Estudiante aspirante a MI-FOR-FO-28 requerimientos académicos grado ACADEMICOS 3. Enviar la relación aspirantes a obtener grado. 4. Realizar verificación académica, financiera y servicios Bienestar Universitario, Biblioteca y Laboratorios El estudiante diligencia los formatos MI-FOR-FO-28 ACADEMICOS y MI-FOR-FO-37 REGISTRO EGRESADOS adjuntando los documentos pertinentes exigidos por la normatividad específica en el Programa Pregrado el Acuerdo , artículo 33 o en el Programa Postgrado Acuerdo , artículo 35. y lo radica en la secretaria l programa académico para su respectivo trámite. El jefe o coordinador programa envía mediante comunicación oficial al Centro Admisiones, Registro y Control Académico, Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios, Bienestar Universitario, Biblioteca y Laboratorios acuerdo a las Facultas, la relación los estudiantes aspirantes a obtener grado Para que avalen y certifiquen que el estudiante se encuentra a paz y salvo con la universidad en cada una estas áreas. Nota: La comunicación oficial enviada a Centro Admisiones, Registro y Control Académico berá incluir fotocopia ampliada y legible l documento intidad. Se realiza verificación la ficha académica por parte Oficina l Centro Admisiones, Registro y Control Académico, la revisión financiera por parte Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios, así como la verificación que el estudiante este a Paz y Salvo con los servicios Bienestar Universitario, Biblioteca y Laboratorios Jefe Programa o Coordinador Postgrado. Funcionario Centro Admisiones, Registro y Control Académico. Grupo Liquidación, Derechos Pecuniarios, Bienestar Universitario, Biblioteca y Laboratorios pendiendo la Facultad MI-FOR-FO-37 REGISTRO EGRESADOS Comunicación oficial Ficha académica revisada. Comunicación Oficial Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios, Bienestar Universitario, Biblioteca y Laboratorios impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

5 CÓDIGO MI-FOR-PR-15 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2013 PÁGINA Confrontar ficha El jefe programa revisa, verifica y confronta el aval la ficha Jefe Programa Ficha académica y académica y avalar académica con el cumplimiento l Plan Estudios l Plan Estudios cumplimiento respectivo programa académico. avalada con firma 6. Revisar y verificar cumplimiento requisitos 7. Aprobación otorgamiento Grado 8. Comunicar cisión otorgamiento títulos 9. Elaboración Actas, diplomas y carnés 10. Realización ceremonias 11. Entrega reconocimiento y distinciones El Jefe Programa o Coordinador Postgrado: -Organiza la documentación requisito para grado, entregada previamente por el aspirante y firma el Formato MI-FOR-FO- 28 ACADEMICOS y envía la documentación completa al Consejo Facultad, para su aprobación. En sesión, el Consejo Facultad presenta la documentación respectiva los aspirantes a obtener título para aprobar su otorgamiento mediante Acuerdo. La secretaria académica informa al Centro Admisiones, Registro y Control Académico, la cisión otorgamiento títulos por parte l Consejo Facultad enviando la documentación completa, así como el Acuerdo Grado, para lo pertinente. El Centro Admisiones Registro y control elabora: -Acta general grado -Actas grado individuales, con el correspondiente folio en libro -Diplomas -Carnés egresados Compila firma Directivos En la fecha, hora y lugar establecido se realiza la respectiva ceremonia graduación en la cual se hace entrega l título junto con el acta grado y carne egresado a los estudiantes graduados pendiendo l tipo ceremonia. Se hace entrega conjuntamente con el título, el documento reconocimiento o distinción al estudiante graduado, acuerdo a la normatividad vigente. Jefe Programa o Coordinador Postgrado Consejo Facultad. Secretaría Académica Funcionario Centro Admisiones, Registro y Control Académico. Para ceremonias solemnes: Rector, Decano, Secretario General. Para ceremonias privadas: Decano y Jefe Programa. Para ceremonias solemnes: Rector, Decano, Secretario General. Para ceremonias privadas: Decano y Jefe Programa. Formato MI-FOR-FO- 28 ACADEMICOS firmada comunicación oficial. Acuerdo Grado l Consejo Facultad Acta Consejo Facultad Comunicación oficial Actas, diplomas y carnés Acta general y actas grado. Acto Administrativo impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

6 CÓDIGO MI-FOR-PR-15 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2013 PÁGINA Archivo documentación En la carpeta historial académico cada estudiante graduado se archiva la documentación surtida en el proceso grado. Personal Apoyo Centro Admisiones, Registro y Control Académico. Historial Académico 7. OBSERVACIONES 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Septiembre Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización Documentos ELABORO REVISO APROBÓ HIPÓLITO CAMACHO COY Vicerrector Académico CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR Representante la Dirección impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.