UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE LA CALIDAD SALIDA NO CONFORME

Transcripción

1 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2017 Página OBJETIVO Establecer la metodología para garantizar que se intifique se controle la salida, con el fin evitar su uso o entrega no intencionada. 2. ALCANCE Inicia con la intificación la salida termina con la verificación la conformidad con los requisitos una vez corregida la salida. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinadores Sistemas Gestión 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES Salida No Conforme: Resultado un proceso. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa una no conformidad tectada u otra situación no seable. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa una no conformidad potencial u otra situación potencial no seable. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad tectada Mejora continua: acción permanente realizada con el fin aumentar la capacidad para cumplir los requisitos optimizar el sempeño los procesos la Universidad. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Conformidad: cumplimiento un requisito No conformidad: incumplimiento un requisito 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Intificar Se intifica la salida antes o durante la prestación l servicio, Todo el personal EV-CAL-FO-06 SALIDA registrar la salida no (ver anexo Control la salida ) se registra en el formato NO CONFORME conforme EV-CAL-FO Nota: La Institución be propenr asegurar que la salida se intifique antes su entrega, en aras garantizar la conformidad con los requisitos. La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

2 2. UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2017 Página 2 5 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Determinar Se terminan la corrección /o acciones para dar tratamiento a la Salida No Lír Proceso EV-CAL-FO-06 Salida Tratamiento la Conforme tectada se registra en el formato EV-CAL-FO-06 SALIDA NO salida CONFORME. Nota: En caso que la salida sea repetitiva, su impacto (consecuencias) entorpezca el cumplimiento l objetivo l proceso /o misión la Universidad o traumatice el normal sarrollo las actividas l proceso, se implementará una acción correctiva, lo contrario se implementara una corrección. EV-CAL-FO-01 REPORTE DE ACCIÓN CORRECTIVA, PREVENTIVA OPORTUNIDAD MEJORA (ACPM) U DE Verificar la Salida Nota: una salida será entregada al cliente bajo previo consentimiento autorización l mismo /o l lír l Proceso. Se proce a verificar la eficacia las acciones implementadas para dar tratamiento Salida, evinciándose los resultados en el formato EV-CAL-FO-06. Lír l Proceso EV-CAL-FO-06 Salida Archivo documentación En caso que los resultados las acciones implementadas para dar tratamiento a la Salida no sean eficaces, se proce a la intificación e implementación una nueva acción. Repetir el procedimiento s la actividad 2. Se organiza se archiva el formato EV-CAL-FO-06 en la carpeta digital salida. Equipo trabajo Sistemas Gestión Carpeta archivo Salida. 7. OBSERVACIONES: PROCESO FORMACIÓN PRODUCTO /SERVICIO Formación Pregrado Postgrado. CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD ESPACIOS FÍSICOS: Disponibilidad, infraestructura apropiada ANEXO CONTROLES TRATAMIENTO RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Espacios, escenarios, aulas, laboratorios, restaurante, entre otra planta física, en mal estado no acuados. Verificar periódicamente previo a la utilización l espacio físico, el estado la infraestructura mediante visitas inspección visual. Acuaciones. Personal Mantenimiento Aseo, Coordinadores laboratorios, Docentes, Administrador Servicio Restaurante Coordinador Mantenimiento, Coordinador Aseo, Coordinador Deportes, Docente, Coordinadores laboratorios La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

3 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2017 Página 3 5 FORMACIÓN EQUIPOS: Disponibilidad, en buen estado (funcionando) LIQUIDACIÓN: generación los comprobantes recaudo, confiabilidad la información. CENTRO DE ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO: Generación diplomas certificados con información correcta oportuna. PLATAFORMA TECNOLÓGICA: publicación la información, velocidad en el canal comunicación, confiabilidad la información. NOTAS: publicación la información, confiabilidad la información PROGRAMACIÓN ACADÉMICA: Divulgación oportuna, disponibilidad Equipos laboratorio, audiovisuales, muebles, equipo cómputo, impresoras, aires acondicionados, ventiladores e infraestructura, entre otros, en mal estado fectuoso. Liquidación Matrícula u otros rechos pecuniarios con valor erróneo. Generación diplomas inconsistentes. Generación Certificados errados e inoportunos (fuera l plazo estipulado). Plataforma tecnológica no disponible o insuficiente para el acceso registro la información académicofinanciera. Calificaciones finales erradas o no registradas o reportadas inoportunamente. No asignación, no disponibilidad suficiente e inoportunidad docentes, monitores personal Verificar periódicamente previo a la utilización los equipos, el estado los mismos mediante visitas inspección visual. Verificación aleatoria las liquidaciones matrícula (aplica para estudiantes antiguos) Verificación reporte renta Vs liquidación matrícula (aplica para estudiantes nuevos) Verificación l 100% los diplomas generados para grados. Verificación la información los certificados. Auditoría las notas generadas en las Fichas Académicas. Implementación certificado digital, afinamiento base datos, actualización servidor (service base datos), adquisición equipo seguridad para proteger aplicaciones más críticas. Verificación aleatoria previa al cargue en el sistema las calificaciones, Definición programación académica. Definición programación académica en el sistema académico Mantenimientos correctivos. Corrección l valor en el sistema en forma inmediata. Corrección diploma certificado forma inmediata. Balancear cargas sistema. Personal Mantenimiento cursos, docentes administrativo para la La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana. l las l Corrección, aplicación notas inmediatamente. Personal alterno para suplir inasistencia. Asignación Auxiliar Administrativo Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios Auxiliar Administrativo Centro Admisiones Registro Control Ingeniero Soporte Centro Tecnologías Docente Profesional Apoo Vicerrectoría Académica Docentes, Coordinador Mantenimiento Coordinadora Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios Jefe Centro Admisiones Registro Control Jefe Centro Tecnologías Jefe Programa, Jefe Registro Control Vicerrector

4 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2017 Página 4 5 INVESTIGACI ÓN PROYECCIÓN SOCIAL Formación Pregrado Postgrado Gestión la Producción Intelectual Gestión Apoo a Proectos Investigació n Gestión apoo en la ejecución la oferta espacios, competente personal PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Pertinencia, disponibilidad. SERVICIO MÉDICO, ODONTOLÓGICO, PSICOLÓGICO: disponibilidad horarios, personal competente, PRODUCCIÓN INTELECTUAL: Información confiable, completa oportuna PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN: Disponibilidad recursos, mecanismos seguimiento que aseguren el cumplimiento los objetivos compromisos los proectos EDUCACIÓN CONTINUADA: Personal competente, pertinencia en los contenidos, atención requerimientos, sarrollo actividas académicas como cátedras, consejerías académicas, cursos vacacionales, adicionales, dirigidos, monitorias, pasantías prácticas. Programación aulas, escenarios, laboratorios más planta física, equivocada, cruzada, no asignada e inoportuna. Docentes programados con cursos sin estudiantes estudiantes sin docentes asignados. Desactualización, no disponibilidad material bibliográfico suficiente necesario para el proceso formación. No acceso, inoportunidad, poca cobertura baja calidad los servicios programas Institucionales referente a servicio médico, odontológico, psicológico. Publicaciones o producción intelectual inconsistente, errada, incompleta e inoportuna. Incumplimiento los compromisos l Proecto Incumplimiento la programación (cambio fecha, sitio, contenido, docentes, entre otros). Verificación la pertinencia las colecciones bibliográficas documentales por parte l Comité Biblioteca Sistema Asignación Citas, aplicación protocoles médicos odontológicos. Verificación requisitos mínimos por parte l editor o comité evaluador, evaluación por parte los pares. Acta inicio compromiso proectos investigación /o proección social, acta finalización proectos investigación /o proección social Programación educación continuada en el plan acción, aprobación mediante acto administrativo. La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana. espacios alternos. Adquisición pertinente material bibliográfico. Prestación l servicio con instituciones externas. Recoger los ejemplares o emitir fe erratas Requerir al docente para que presente los resultados los compromisos adquiridos Informar a los usuarios los cambios en la programación. Comité Biblioteca Coordinador Médico Autor l producto Dirección Investigación Director(a) Social Servicio Proección Director Biblioteca Bibliotecólogo Jefe Bienestar Universitario Editor Vicerrector(a) Investigación Proección Social Vicerrector(a) Investigación Proección Social

5 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2017 Página 5 5 educación continuada. Gestión apoo en Proectos Solidarios Remunerad os. cumplimiento fechas, horarios, sitio contenidos. PROYECTOS SOLIDARIOS Y REMUNERADOS: Disponibilidad recursos, mecanismos seguimiento que aseguren el cumplimiento los objetivos compromisos los proectos Incumplimiento los compromisos l Proecto Acta inicio compromiso proectos investigación /o proección social, acta finalización proectos investigación /o proección social, informe parcial e informe final Reasignar responsabilidad es para ejecución l proecto. Director(a) Social Proección Vicerrector(a) Investigación Proección Social 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mao Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Febrero Actualización documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 2016 Actualización documentos 07 Formato EV-CAL-FO-17 Abril Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE CALIDAD CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC La versión vigente controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.