Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos. Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales. oportunidad en la recepción

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1 Página 1 de 5 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 2. Tipo de Proceso: DE APOYO 3. Responsable del Proceso: Líder del Proceso 4. Objetivo del Proceso: Proveer oportuna y eficientemente los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades institucionales, así como proteger, recuperar y mantener los bienes institucionales. 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: Direccionamiento Estratégico Autoevaluación y Acreditación Gestión del Sistema Integrado de Calidad Docencia, Investigación y Extensión Gestión Capital Humano Gestión de las TICs Gestión Estudiantil Gestión Bienestar Universitario Gestión Medios Educativos Gestión Jurídica Control Disciplinario Gestión Comunicación y Relaciones Externas Gestión Documenta B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos 5. Alcance del Proceso: Desde la elaboración del Plan de Compras hasta el seguimiento a la aplicación del Plan de Protección y y. Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Internos ( de la institución ) MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004 Proveedores: Acuerdo126 de Elementos: 6.3, 6.4, 7.4.1, 7.4.2, Eficacia, agilidad y Estructura Orgánica. Modelo de 7.4.3, 8.2.1, 8.2.3, oportunidad en la recepción Operación por 8.4, 8.5 de bienes o servicios. Acuerdo 091 de Procesos Estatuto General. Políticas de Legales: Legislación Operación Tributaria Vigente. Acuerdo 077 del 5 de Septiembre de Procedimientos Controles Estatuto de Indicadores Contratación. Manual de Procedimientos Acuerdo 099 del 30 de Octubre de Modificación Artículo 28, Acuerdo 077 de Legales: ver Normograma C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades ( P_H_V_A ) 10. Salidas (Productos o Resultados) 11. Receptor Solicitudes de P : Elaborar Plan de Compras Plan de Compras Direccionamiento adquisición de bienes Estratégico Direccionamiento Estratégico

2 Página 2 de 5 Gestión del Sistema Integrado de Calidad por parte de los diferentes procesos. Plan de Compras Lista de Verificación a Proveedores, Productos y. P: Determinar criterios y requisitos de proveedores, productos y servicios a adquirir. Lista de Verificación a Proveedores, Productos y. P: Toma de decisiones de compra. Orden de Compra, de Prestación de, Contratación, Licitación, otras. P: Formular el Plan Plan Recuperación de bienes institucionales Gestión de Capital Solicitudes de Humano protección o recuperación de bienes. Gestión de las TICs Orden de Compra, de H: Recepcionar, verificar y registrar el Prestación de, bien o servicio adquirido. Contratación, Licitación, otras. Docencia Comprobante de H: Asignar el bien al proceso que lo Entrada solicitó. Investigación Comprobante de Salida H: Se entrega el soporte Comprobante de Salida a la Unidad s para efectuar el control y seguimiento al bien en servicio. Extensión Informe de H: Formular observaciones a los bienes o servicios. Gestión Estudiantil Informe de Verificación H: Se elabora comunicación interna de sobre las inconsistencias encontradas a Gestión de Bienestar Universitario Gestión de Bienes Educativos los bienes o servicios. Comunicación Interna H: Se traslada la evidencia de inconsistencia al proceso de Control Interno Institucional o a la entidad aseguradora. Plan H: Aplicación del Plan y Institucionales. Comprobante de Entrada. Comprobante de Salida. Evidencia de la recepción del soporte. Informe de Verificación de Comunicación Interna Recepción de comunicación de traslado. Evidencias ejecución Plan Gestión del Sistema Integrado de Calidad Gestión de Capital Humano Gestión de las TICs Docencia Investigación Extensión Gestión Estudiantil Gestión de Bienestar Universitario Gestión de Bienes Educativos

3 Página 3 de 5 Institucionales. y Gestión Jurídica Informe de control y seguimiento a V: Verificar inventario físico Informe de Gestión Jurídica Control Disciplinario Evidencia de la V: Efectuar control y seguimiento a los Informe de control y Control Disciplinario recepción del soporte. bienes en servicio. seguimiento a Gestión de Evidencias ejecución V: Realizar seguimiento a la aplicación Informe de seguimiento a la Gestión de Comunicaciones y Plan del Plan Recuperación aplicación del Plan de Comunicaciones y Relaciones Externas de Bienes y Protección y Recuperación Relaciones Externas y de Bienes y. Gestión Documental Gestión Documental D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas F. Identificación de Riesgos E. RECURSOS del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Ver Anexo Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Computador En Excelente Bodega de Jefe de Almacén Registros de Control y Personal Almacén Seguimiento al Impresora En Excelente Bodega Recepción de Bajas Cumplimiento Especificaciones Norma de Bodegaje Cumplimiento Especificaciones Norma de Recepción de Bajas Jefe de s Registros de Verificación a Proveedores, Productos y. Calculadora En Excelente Secretaria Registros de Entrada y Salida de Bienes Videobeam En Excelente Técnico Administrativo Registros de Comunicación

4 Página 4 de 5 Sistema de Información Financiera SIF Interna con otros procesos Actualizado Auxiliar Administrativo Registros del seguimiento a la aplicación del Plan de Protección y y H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Adoptar un Sistema Integrado de Gestión que permita el mejoramiento continuo y el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo de los procesos de la institución. Alcanzar niveles de satisfacción en los usuarios en relación con los servicios ofrecidos por la institución. Establecer un sistema eficiente de control para el cumplimiento de los fines institucionales, requisitos legales y fines esenciales del. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DE INDICADOR Cumplimiento Plan de Protección y y Calidad de los Proveedores Eficiencia en el FORMULA # Actividades del Plan y Ejecutadas / # Actividades del Plan y Planificadas * 100 # No conformidades de productos adquiridos al proveedor / # de productos adquiridos al proveedor * 100 # de inconsistencias halladas en el inventario del proceso / dependencia / funcionario META TIPO DE INDICADOR 80% Eficacia Máximo 5% Efectividad 0 Eficiencia RESPONSABLE FRECUENCIA DE MEDICION Anual Semestral Mensual FUENTE DE INFORMACION Informe de seguimiento a la aplicación del Plan de Protección y Recuperación de Bienes y Lista de Verificación a Proveedores, Productos y Informe de control y seguimiento a

5 Página 5 de Ver cuadro de mando de indicadores por proceso y Ficha Técnica de Indicadores ( hoja de vida ) J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, 18. Documentos Externos ( Si los hay) Guías, ) ( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos ) Fecha Control de Cambios Cambio Justificación y Qué se Modifico? Versión Distribución Elaboró Revisó Aprobó LUIS HERNANDO HERNÁNDEZ CARMEN ROSA VERA Asesor Proceso LUIS HERNANDO HERNÁNDEZ LUZ MARINA CARVAJAL CRUZ Asesor Proceso Fecha 04/12/2008 Fecha 11/12/2008 Fecha 11/12/2008