GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARACTERIZACION PROCESO GENERACION Y SUMINISTRO DE INFORMACION

Transcripción

1 Pág. 1 de 5 OBJETIVO Proporcionar institucional oportuna, integral y consistente, para soportar la toma de decisiones de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación de la Gobernación del Tolima, así como los requerimientos de la comunidad y demás partes interesadas. ALCANCE El proceso inicia con la planeación de las, continúa con la recepción y análisis de los requerimientos de, la recopilación, validación, organización y reporte de la, finalizando con el seguimiento y evaluación, para la obtención de los objetivos propuestos. RESPONSABLE FACILITADOR DEL PROCESO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Despacho Gobernador Secretarías de Despacho Direcciones de Control Departamentos Administrativos Direcciones Administrativas, Técnicas y Financieras Secretaría de Desarrollo Económico Todas las dependencias de la Gobernación del Tolima Comunidad-Sociedad Civil Entes de Control Direccionamiento estratégico (Misión, visión, política y objetivos de calidad) Políticas de (Nacionales, Departamentales, Sectoriales) Plan de Desarrollo (Nacional, Sectoriales y Departamental) Normatividad Requerimientos de PLANEAR LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE GENERACION Y SUMINISTRO DE

2 Pág. 2 de 5 Necesidades de generación de RECIBIR Y ANALIZAR REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Definición de lineamientos y herramientas para la recolección y consolidación de Solicitud de a otras áreas o dependencias Proceso involucrado Proceso involucrado resultante de la recopilación de la RECOPILAR, VALIDAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIÓN validada y organizada, de acuerdo con los requerimientos Informació validada y organizada, de acuerdo con los requerimientos GENERAR Y PUBLICAR REPORTES DE INFORMACIÓN Reportes de en los diferentes medios disponibles (Web, aplicativos generales, medios visuales, medios auditivos, medios escritos, etc.) Comunidad-Sociedad Civil Entes de Control

3 Pág. 3 de 5 Definición de lineamientos y herramientas para la recolección y consolidación de Reportes de en los diferentes medios disponibles (Web, aplicativos generales, medios visuales, medios auditivos, medios escritos, etc.) SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO Informe de gestión y resultados Reporte de acciones de mejora. Mapa de riesgos actualizado Procesos Estratégicos Proceso Evaluación Independiente Proceso Gestión de Control disciplinario. REQUISITOS MECI 1000:2014 Eje Transversal de y Comunicación REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma del proceso NOR-MC-001. REQUISITOS NTCGP 1000:2009 1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.1, , 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5 DOCUMENTOS PLA-GS-001 Plan de Gestión de COD-MC-003 Código de buen gobierno. MAN-MC-001 Manual del Sistema Integrado de COD-MC-001 Código de ética. Gestión PLA-DE-001 Plan Anticorrupción y Atención al MAN-MC-002 Manual de Indicadores de Gestión Ciudadano MAN-MC-003 Manual de Administración del riesgo POR-AC-001 Portafolio de Servicios REGISTROS FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora Registros del Macroproceso G. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Secretaría de Educación y

4 Pág. 4 de 5 MAN-MC-004 Manual de Operación del Equipo MECI-CALIDAD MAN-MC-005 Contexto Estratégico MAN-MC-006 Manual de Procedimientos MAN-TH-001 Manual de Funciones MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción MAN-CB-001 Manual de Contratación MAN-GD-001 Manual de Gestión Documental DOCUMENTOS MAP-MC-001 Mapa de procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos por procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos Institucional MAP-MC-004 Mapa de riesgos de corrupción MAT-MC-001 Matriz de Indicadores NOR-MC-001 Normograma Documentos del Macroproceso G. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Secretaría de Educación y Cultura Cultura REGISTROS RECURSOS GENERALES: Hardware Software Infraestructura Recursos Físicos Recursos Financieros Talento Humano CONTROLES Seguimiento al plan de acción Generación y suministro de oportuna y veraz. RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002 POLITICAS DE OPERACION A través de este proceso se debe promover la cultura de la, entendida como la práctica del registro permanente y sistemático de aquello que es susceptible de ser convertido en. Los funcionarios asignados, son los responsables de consolidar la solicitada en los tiempos preestablecidos por ley o por requerimiento de las entidades solicitantes, los cuales se encuentran registrados en el sistema y se pueden ver en diferentes tipos de consultas. La recolectada y suministrada deberá ser confiable, oportuna, completa, relevante y verificable. Para el reporte y publicación de la, se deben utilizar los medios institucionales definidos por la Entidad.

5 Pág. 5 de 5 PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-GS-001 OPORTUNIDAD EN LA GENERACIÓN Y REPORTE DE INFORMACIÓN EFICACIA IND-GS-002 TIEMPO DE RETRASO POR ERRORES EN LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN EFICIENCIA IND-GS-003 SOLICITUDES DE GENERACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN ATENDIDAS EFICACIA No aplica INDICADORES DEL MACROPROCESO G. GESTION DE LA INFORMACIÓN - Secretaría de Educación y Cultura Ver hoja de vida indicador - Secretaría de Educación y Cultura del Tolima CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 04/08/2014 Edición del documento 01 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Equipo de trabajo del proceso Equipo MECI-CALIDAD Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Mayo de 2014 Fecha: Junio de 2014 Fecha: Agosto de 2014