Dirección de Talento Humano

Transcripción

1 Dirección de Talento Humano

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3 1. Bienvenida 2. Roles y responsabilidades del Equipo MECI- CALIDAD 3. ABC del SIG 4. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 5. Definición de Próximas Actividades

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5 La Secretaría Administrativa y la Dirección de Talento Humano de la Gobernación del Tolima, le da la más cordial bienvenida y lo invita a incorporarse en el mejor equipo de trabajo de la región. Es por ello que lo exhortamos a sumarse a las acciones que se describirán en esta jornada de inducción, con mucha responsabilidad, disciplina, esmero y dedicación. Necesitamos de sus habilidades y experiencia para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

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7 No son las especies mas fuertes las que sobreviven, ni tampoco las mas inteligentes; son aquellas que son mas adaptables al cambio. Charles Darwin, El Origen de las Especies Nosotros no podemos solucionar un problema con la misma clase de pensamiento que lo creó Albert Einstein

8 Yo, soy Directivo Yo, soy Contratista Yo, soy Auxiliar Yo, soy Técnico

9 El término Servidor Público, incluye empleados públicos, trabajadores oficiales (contratistas) y miembros de corporaciones de elección popular.

10 Manual de Operación del Equipo MECI- CALIDAD ** Resolución 0214 de 2015

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12 UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SIG LO INVITAMOS A CONSULTAR TODA LA INFORMACIÓN DEEL SIG, DISPONIBLE EN EL ENLACE Enlace Atención al Ciudadano / SIG

13 Nuestra Estructura Organizacional

14 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ADMINISTRACION DESCENTRALIZADA DEPARTAMENTAL Empresas Industriales y Comerciales: - LOTERIA DEL TOLIMA - FABRICA DE LICORES DEL TOLIMA Establecimiento Público: - INDEPORTES TOLIMA Empresas de Servicios Públicos: - EGETSA S.A. E.S.P. - EDAT S.A. E.S.P.

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16 NORMATIVIDAD VIGENTE Estructura Orgánica Gobernación del Tolima - Decreto 0327 de 2013 Por medio de la cual se adopta la nueva Estructura Organizacional de la Administración Departamental. - Decreto 0640 de 2015 Por medio de la cual se ajusta el Decreto 0327 de marzo 04 de 2013 sobre la nueva Estructura Organizacional de la Administración Departamental. - Decreto 1171 de 2015 Por medio del cual se adopta el nuevo Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta global de la Gobernación del Tolima OBJETIVOS: - Profesionalización de la planta de cargos - Mayor eficiencia y mejor atención al ciudadano - Transparencia en los procesos

17 NIVELES JERARQUICOS Planta de Personal Gobernación del Tolima Planta de personal por NIVEL JERARQUICO No. NOMBRE NIVEL NIVEL RP SGP RC SUBTOTAL 1 DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL SUBTOTAL RP: Recursos Propios SGP: Sistema General de Participación (Educación) RC: Rentas Cedidas (Salud)

18 NIVELES JERARQUICOS Planta de Personal Gobernación del Tolima Planta de Personal de acuerdo a la NATURALEZA DE LOS CARGOS No. NOMBRE NIVEL CANTIDAD 1 ELECCION POPULAR 1 2 LIBRE NOMBRAMIENTO 69 3 CARRERA ADMINISTRATIVA TOTAL

19 NIVELES JERARQUICOS Planta de Personal Gobernación del Tolima Cargos de LIBRE NOMBRAMIENTO No. NOMBRE CARGOS CANTIDAD 1 SECRETARIOS DE DESPACHO 12 2 DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 2 3 DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y TECNICO 34 4 ASESORES 12 5 PROFESIONALES UNIVERSITARIOS TOTAL 9 69 Planta de Personal en CARRERA ADMINISTRATIVA No. NOMBRE NIVEL CANTIDAD % 1 PROFESIONAL ,6 2 TECNICO 26 15,7 3 ASISTENCIAL 36 21,7 TOTAL ,0

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21 Resolución 0285 de 2008 Adopción del SIG

22 INDICADORES ESTRATEGIA CULTURA SEGUIMIENTO PROCESOS RECURSOS ORGANIZACION AUDITORIA ACCIONES DE MEJORA

23 COMPLEMENTARIEDAD DE LOS MODELOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS COMUNICACION PLANES DE ACCION MECI SG-SST CALIDAD Modelo Integrado de Planeación y Gestión Objetivos Políticas GESTION DE RIESGOS PLANEACION ESTRATEGICA

24 Principios del SIG

25 Beneficios del SIG

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27 PRINCIPIOS Y VALORES COD-MC-003 Código de Buen Gobierno COD-DE-001 Código de Ética

28 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

29 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La Gobernación del Tolima consciente de la importancia, beneficio y cumplimiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) dentro del proceso de calidad y mejoramiento continuo, se compromete a llevar a cabo las actividades tendientes a promover la salud y prevenir los Accidentes y Enfermedades Laborales, con el acompañamiento de Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). Para el desarrollo de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo se establecen los siguientes compromisos: Sus directivos asumirán liderazgo en acuerdo con los funcionarios y contratistas, para lograr mantener los más altos estándares de bienestar físico, social y mental. Evaluar periódicamente el estado de salud de los funcionarios y solicitar el concepto de medicina laboral a los contratistas, previo a su contratación. Cumplir con lo establecido en la legislación vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de garantizar la calidad y transparencia de los procesos. Realizar esfuerzos permanentes y eficaces para identificar y controlar a tiempo los riesgos en salud asociados al trabajo. Responder de forma rápida y eficiente ante eventos de salud y emergencias que se presenten en la empresa. Mantener abiertos los canales de comunicación efectivos entre directivos, funcionarios, contratistas en la sede principal y sedes alternas (SAGER, DIRECCIÓN DE CULTURA, LABORATORIO DE SALUD PUBLICA y BODEGA LAS BRISAS) para mantener un buen entorno laboral.

30 Sabías que en el ARBOL DEL SERVICIO, puedes encontrar detallados los atributos o especificaciones mínimas que esperan nuestros clientes de estos servicios?

31 ARBOL DEL SERVICIO

32 A continuación, encontrarás nuestro mapa de procesos, el cual se encuentra distribuido en cuatro tipos de procesos: Estratégicos Misionales Apoyo Evaluación

33 FORMULACIÓN, ADOPCIÓN Y/O IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS SECTORIALES O POBLACIONALES - FP GESTION Y DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVERSION GP GENERACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN - GS INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL - IV SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA GESTIÓN MUNICIPAL - SE ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y/O ASISTENCIA TÉCNICA - AT Expectativas - Necesidades - PQRS ATENCION AL CIUDADANO - AC Procesos Misionales GESTIÓN ESTRATÉGICA - GE PLANEACIÓN DEL DESARROLLO - PD GESTIÓN HUMANA - GH GESTIÓN CONTRACTUAL - CB GESTIÓN FINANCIERA - GF GESTIÓN DOCUMENTAL - GD GESTIÓN DE COMUNICACIONES - GC GESTIÓN DE TIC - GT GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS. INFRAESTRUCTURA Y METROLOGÍA - RF ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA - AP GESTIÓN JURÍDICA - GJ GESTIÓN CONTROL DISCIPLINARIO - CD MEJORAMIENTO CONTINUO - MC Procesos Estratégicos Procesos de Apoyo Clientes o usuarios de la Gobernación PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO - PS Satisfacción Clientes o usuarios de la Gobernación MAPA DE PROCESOS EVALUACIÓN INDEPENDIENTE - EI Procesos de Evaluación Versión 04 Vigente desde: 04/08/2014

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35 Cada uno de estos documentos proporcionan los elementos necesarios para mejorar el desarrollo de nuestra función, y trabajar bajo un esquema de Mejora Continua! ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL SIG PLAN DE DESARROLLO QUE? POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CODIGO DE ETICA, CODIGO BUEN GOBIERNO CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS, MATRICES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, MAPAS DE RIESGOS CÓMO? INSTRUCTIVOS, DOCUMENTOS EXTERNOS, GUIAS, REGISTROS

36 DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SIG COD-MC-002 Código de Buen Gobierno COD-GE-001 Código de Ética PLA-GC-001 Plan de Comunicación e Información PLA-GE-001 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano POR-AC-001 Portafolio de Servicios MAN-MC-001 Manual de Calidad MAN-MC-002 Manual de Indicadores de Gestión MAN-MC-003 Manual de Administración del riesgo MAN-MC-004 Manual de Operación del Equipo MECI-CALIDAD MAN-GH-001 Manual Específico de Funciones y Competencias MAN-GH-002 Manual de Inducción MAN-GD-001 Manual de Gestión Documental MAN-CB-001 Manual de Contratación MAP-MC-002 Mapas de Riesgos (Institucional y por procesos) MAT-MC-001 Matriz de Indicadores NOR-MC-001 Normograma MAN-MC-005 Manual de Procesos y Procedimientos REG-GH-002 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

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38 Elementos para la mejora continua del SIG ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de un problema real ACCION PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de un problema potencial MEJORAMIENTO PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para transformar elementos de entrada en resultados. PROCEDIMIENTO: Descripción de las actividades que se llevan a cabo de un proceso. REGISTRO: Evidencia física del desarrollo de una actividad. ENTRADAS INFORMACIÓN Planear Actuar CARACTERISTICAS DE UN PROCESO RECURSOS CONTROLES (Indicadores) CICLO DE CALIDAD P A H V Hacer Verificar SALIDAS RESULTADOS Las características son establecidas en las caracterizaciones de proceso

39 Qué debemos hacer??? APLICAR EL PHVA- ORGANIZA TU TRABAJO DIARIO!!!

40 Qué debemos hacer??? -APLICAR LA MEJORA CONTINUA- Utiliza las herramientas a tu disposición!!!

41 Qué debemos hacer??? -Cumplir con nuestras TAREAS- CONOCIMIENTO DEL PROCESO Y SUS DOCUMENTOS (Plan de Desarrollo, Códigos, Guías, Manuales, Procedimientos, Registros) HAY QUE LEER!!!

42 Qué debemos hacer??? -Cumplir con nuestras TAREAS- MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE LOS INDICADORES DE GESTION Conoce los indicadores de tu proceso, mídelos y analízalos!!

43 Qué debemos hacer??? -Cumplir con nuestras TAREAS- SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: AUDITORIAS ENTES DE CONTROL AUDITORIAS INTERNAS AUTOEVALUACION DEL PROCESO Mejore.. mejore!!

44 Qué debemos hacer??? -Cumplir con nuestras TAREAS- DOCUMENTAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS QUE SE PRESENTAN EN EL PROCESO Hay que escribir!!

45 Y LA FORMULA MÁGICA ES

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48 NORMATIVIDAD VIGENTE Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano LEY 1474 DE 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. DECRETO 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO Decreto 1081 de 2015 Por medio de! cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República", compiló el decreto 2641 de 2012, reglamentario de los artículos 73 y 76 de la ley 1474 de 2011 Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones

49 NORMATIVIDAD VIGENTE Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Decreto 124 del 26/01/2016 Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

50 Metodología para su construcción Decreto 124 del 26 de enero de 2016

51 Componentes del PAAC Primer componente Gestión del riesgo de corrupción - mapa de riesgos de corrupción. El modelo para gestionar este primer componente, toma como punto de partida los parámetros impartidos por el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) contenidos en la Metodología de Administración de Riesgos de Función Pública. Esta política es liderada a nivel nacional por la Secretaría de Transparencia y a nivel departamental por la Secretaría Administrativa, en su rol como Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión

52 Componentes del PAAC Segundo componente Racionalización de trámites En el segundo componente como elemento fundamental para cerrar espacios propensos para la corrupción, se explican los parámetros generales para la racionalización de trámites en la Gobernación del Tolima. Esta política es liderada a nivel nacional por, por la Función Pública, a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites y a nivel departamental, la coordina la Secretaría de Planeación y TIC a partir de la Dirección de Gestión Pública Territorial.

53 Componentes del PAAC Tercer Componente Rendición De Cuentas: Conocedores de la necesidad de brindar espacios para que la ciudadanía participe, sea informada de la gestión de la administración pública y se comprometa en la vigilancia del quehacer del Estado, en el tercer componente se desarrollan los lineamientos generales de la política de rendición de cuentas, que conforme al artículo 52 de la Ley 1757 de 2015, hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Esta política es liderada a nivel nacional por el proyecto de democratización de Función Pública y a nivel departamental, la coordina la Secretaría de Planeación y TIC, a partir de la Dirección de Planeación para el Desarrollo

54 Componentes del PAAC Cuarto componente Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano: En el cuarto componente se abordan los elementos que integran una estrategia de Servicio al Ciudadano, indicando la secuencia de actividades que deben desarrollarse al interior de las entidades para mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios que se ofrecen a los ciudadanos y garantizar su acceso a la oferta institucional del Estado y a sus derechos. Esta política es liderada a nivel Departamental por la Secretaría Administrativa a partir del trabajo realizado de manera conjunta por la Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logístico y los grupos de trabajo de atención al ciudadano de la Secretaría de Educación y Cultura y de la Secretaría de Salud.

55 Componentes del PAAC Quinto componente Mecanismos para la transparencia y acceso a la información: Por la importancia de crear una cultura en los servidores públicos de hacer visible la información del accionar de la Administración Pública, el quinto componente desarrolla los lineamientos generales de la política de Acceso a la Información, creada por la Ley 1712 de Esta política es liderada a nivel nacional por la Secretaría de Transparencia y a nivel departamental, la coordina la Secretaría de Planeación y TIC a partir de la Dirección de TIC.

56 Disponibilidad de información actualizada La página web institucional cuenta con información actualizada respecto a los servicios que brinda la entidad a la ciudadanía. En ella, se puede encontrar información sobre: Derechos de los usuarios (Carta de trato digno) Descripción de procedimientos, trámites y servicios (En línea con el SUIT) Horarios y puntos de atención Listado de contactos con dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo. A la fecha se encuentra actualizado el documento, teniendo en cuenta lo definido en el Decreto 124 del 26/01/2016, frente a la nueva metodología para la construcción del documento y el manejo de los cinco componentes. Versión 05., el cual se somete a aprobación por parte del Consejo de Gobierno y posterior publicación oficial.

57 PUNTOS DE ATENCIÓN Y SERVICIO Carrera 8ª. Calle 10ª contiguo al Panóptico Centro de Atención al Ciudadano (General) Centro de Atención al Ciudadano (Educación) Laboratorio de Salud Pública Oficina de Pasaportes Centro de Atención al Contribuyente Teatro Tolima Secretaria de Ambiente y Gestión del Riesgo

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59 Circular 051 de 2016 Anexo

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61 GRACIAS