PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN, MANTENIMIENTO Y REVISIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PROCESO GESTION MEJORAMIENTO CONTINUO

Transcripción

1 Página: 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para planear, mantener, revisar y fortalecer el Sistema de Gestión Integral asegurando su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de tal manera que aporte a la gestión del día a día de los procesos y por ende al cumplimiento de la gestión estratégica de la Fundación FES. 2. ALCANCE Incluye desde la planeación del SGI hasta la revisión por la dirección y la generación de actividades de mejora y fortalecimiento del mismo. 3. DEFINICIÓN Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Mapa de procesos: representación gráfica de los procesos identificados en la Fundación, que representa cómo a través de ellos se gestionan las necesidades de los grupos sociales objetivo para crear valor y satisfacción en los mismos. Objetivos del SGI: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, el aprendizaje, la innovación y la excelencia. Política del SGI: Intención global y orientación de la Fundación relativa a la calidad, el aprendizaje, la excelencia, la innovación tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor a los grupos sociales objetivo y las cuales transforman elementos de entrada en salidas y resultados. Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios.

2 Página: 2 de 8 Procesos misionales: (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la Fundación en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos y misionales. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. SGI: Sistema de Gestión Integral 4. RESPONSABLE Representante por la Dirección al Sistema de Gestión Integral 5. CONDICIONES El diseño del Sistema de Gestión Integral debe permitir que la gestión de los procesos aporte para el cumplimiento de la estrategia, para gestionar el día a día, para mejorar la entrega de productos y servicios y para fortalecer la generación de valor a los grupos sociales objetivo. Cualquier nuevo sistema de gestión que se vaya a implementar en la Fundación deber ser articulado con el Sistema de Gestión Integral a fin de facilitar su administración. La revisión por la dirección al Sistema de Gestión Integral se realiza una vez al año. El Representante de la Dirección para el SGI y su equipo de trabajo son los responsables de consolidar toda la información requerida para la revisión. Los responsables de cada uno de los procesos deben generar oportunamente la información para esta revisión, así como las sugerencias y recomendaciones de mejora para el Sistema de Gestión Integral. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1. Definir Mapa de procesos El Sistema de Gestión Integral de la Fundación FES se soporta en un enfoque de procesos para asegurar que se cumplen los requisitos aplicables a la Fundación

3 Página: 3 de 8 incluyendo los determinados con los grupos sociales objetivo para satisfacer sus necesidades y generar valor. El mapa de procesos MP GMC-1 de la Fundación incluye procesos estratégicos, procesos misionales y procesos de apoyo que se articulan para generar valor a los grupos sociales objetivo y cuya implementación se pone al servicio de la estrategia para su cumplimiento. A cada proceso se le asigna el responsable respectivo, encargado de gestionar el mismo en el marco del mejoramiento continuo. La asignación del responsable de cada proceso se realiza en la caracterización del proceso respectiva Designar Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral La alta dirección designa el representante de la dirección para el SGI, quien además de las funciones propias del cargo y como responsabilidades propias del rol, tiene entre otras: Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión Integral Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGI y de cualquier necesidad de mejora Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los grupos sociales objetivo en todos los niveles de la Fundación. El representante de la dirección para el SGI se designa mediante acta del Comité de la mesa Definir la política y objetivos del Sistema de Gestión Integral El Representante de la Dirección para el SGI con los responsables de los procesos, definen la política y los objetivos del SGI. La política del SGI debe: Ser congruente con el Direccionamiento Estratégico de la Fundación. Incluir el compromiso de cumplir con los requisitos de los grupos sociales objetivo Incluir el compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGI Incluir el compromiso del desarrollo del aprendizaje, la excelencia y la innovación en la Fundación. La política del SGI se aprueba en Comité de la mesa, dejando registro en el acta de la sesión respectiva.

4 Página: 4 de 8 Se definen los objetivos del SGI orientados a cumplir con los requisitos para la entrega de los productos y servicios a los grupos sociales objetivo y al fortalecimiento del SGI. Los objetivos del SGI deben ser medibles y coherentes con la política del mismo. Los objetivos del SGI se aprueban en Comité Técnico, dejando registro en el acta de la sesión respectiva. Los objetivos del SGI se relacionan con los objetivos estratégicos a fin de garantizar su articulación y complementariedad para la gestión de la Fundación Asignar recursos para la administración del SGI La alta dirección debe garantizar que se asignan los recursos para la administración y el fortalecimiento del SGI, que incluyen recursos para: El equipo de colaboradores (empleados y contratistas) con las competencias para la prestación de los servicios de la Fundación. Infraestructura para la prestación de los servicios Ambiente de trabajo A través del proceso C-GFC-1 Gestión Financiera y Contable se asigna el presupuesto para los recursos requeridos para la administración del SGI Socializar el SGI Como parte de la planeación del SGI y con el fin de lograr la apropiación del mismo por parte de todos los colaboradores, se establece la estrategia de comunicación del SGI en el proceso C-GC-1 Gestión de Comunicaciones. La alta dirección socializa los requisitos a cumplir por parte de la Fundación, el mapa de procesos, la política, los objetivos del SGI y su articulación con los objetivos estratégicos, la designación del representante de la dirección para el SGI. De igual manera las actividades de inducción y reinducción de la Fundación incluyen la planeación del SGI Realizar seguimiento del Sistema de Gestión Integral El responsable del Sistema de Gestión Integral realiza permanentemente actividades de administración y fortalecimiento del SGI que incluyen entre otras: Sesiones de capacitaciones y socialización sobre temas de SGI. Actualización de la documentación del SGI Seguimiento a las PQRS.

5 Página: 5 de 8 Seguimiento a la gestión de conocimiento Seguimiento a los riesgos y sus respectivos controles Seguimiento de desempeño del SGI a través de la tabla de control de indicadores (objetivo del proceso, indicador, meta, medición del periodo respectivo) Implementación de las auditorías internas y externas. Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora En sesiones mensuales del Comité Técnico se socializan estos temas con el respectivo análisis a fin de generar recomendaciones y propuestas de mejora. Los temas y compromisos establecidos se registran en el acta de la sesión respectiva Realizar la programación de la Revisión por la Dirección En cumplimiento de la condición de periodicidad de la revisión del SGI, o cuando alguna situación extraordinaria lo requiera, se programa la revisión por la dirección al SGI. Se establece la agenda de trabajo, la hora y fecha de la sesión y los asistentes (responsables de los procesos e invitados), y se realiza la citación al Comité Técnico. La agenda de la revisión debe incluir: a. Mapa de procesos y ajustes propuestos. b. Política del SGI. c. Objetivos del SGI. d. Resultados de auditorías internas o externas. e. Medición de satisfacción del cliente f. Estado de las peticiones, quejas y reclamos g. Desempeño de los procesos y conformidad del producto. h. Desempeño de los proyectos. i. Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. j. Gestión del conocimiento (aprendizaje, excelencia e innovación) k. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas. l. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Integral. m. Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados en los procesos y en los proyectos, los cuales deben estar actualizados. n. Recomendaciones para la mejora. o. Revisión del desempeño ambiental de la Fundación FES.

6 Página: 6 de Preparar información para la Revisión por la Dirección al SGI El representante de la dirección para el SGI y su equipo de trabajo preparan la información insumo para la revisión solicitando con anterioridad a los responsables de cada uno de los procesos la información respectiva según la agenda establecida Consolidar y analizar la información El representante de la dirección para el SGI recibe la información solicitada, revisa que cumpla con los elementos mencionados en la actividad 6.7 y se analiza los resultados, de tal manera que estén de acuerdo con el seguimiento que se le realiza a cada proceso. El representante de la dirección para el SGI prepara el informe y la presentación para la revisión por la dirección Realizar la revisión por la dirección El Representante por la Dirección presenta el informe ante el Comité Técnico en la fecha programada para la actividad. Se analizan cada uno de los temas, recibiendo comentarios, recomendaciones y estableciendo compromisos entre los asistentes. Se genera el acta de la revisión por la dirección relacionando: Temas de la agenda. Desarrollo de cada uno de los temas Decisiones y conclusiones relacionadas con: La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Integral y sus procesos La mejora de los productos y servicios en relación con los requisitos de los grupos sociales objetivo Decisiones sobre el mapa de procesos, la política y los objetivos del SGI. Las necesidades de recursos. Compromisos (actividades, responsables, fechas) Socializar el acta de revisión por la dirección al SGI Se envía el acta a cada uno de los responsables de los procesos y responsables de las tareas definidas en la reunión, los cuales socializan los resultados con sus equipos de trabajo Establecer plan de mejoramiento Con base en las decisiones, conclusiones y compromisos de la revisión por la dirección al SGI incluidas en el acta, los responsables de cada proceso establecen sus planes de

7 Página: 7 de 8 mejoramiento en cumplimiento del procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-GMC-6. Se envía copia de los planes al representante de la Dirección para la SGI para el seguimiento de cada una de los planes de mejora y el cierre de actividades Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento Los responsables de los procesos implementan las acciones formuladas. El Comité Técnico en sesiones periódicas y según la agenda prevista realiza seguimiento al avance en la implementación de las mejoras. En el caso de que no se esté cumpliendo el plan establecido se ajustan las acciones con un mejor análisis de las causas, ajuste éste que se comunica al Representante de la dirección para el SGI. El seguimiento de los planes es insumo para el próximo informe de revisión por la dirección Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas El representante de la dirección para el SGI verifica que este procedimiento se esté cumpliendo y que sea eficiente para el cumplimiento de su objetivo. Si se identifican brechas en su cumplimiento así como oportunidades de mejora se pueden formular acciones correctivas, preventivas y de mejora a través del procedimiento P-GMC-6 y/o lecciones aprendidas a través del procedimiento P-GCO-1. FIN. ANEXOS No Aplica

8 Página: 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS Versión Documento del Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha cambio del Aprobado por 1 Creación 1 Julio de 2014 Representante de la Dirección para el SGI CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Representante de la Dirección para el SGI