Este Documento de Trabajo comprende Líderes de Documento de Trabajo. desde la definición de las condiciones Responsable de SIG

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1 MODELO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Objetivo del Documento de Trabajo: Realizar la revisión por parte de la Alta Dirección del Centro de Gestión Administrativa de la implementación y seguimiento del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de los Documento de Trabajo es MSIG, de conformidad con el Procedimiento DE-P-011 Seguimiento y Evaluación de Resultados del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol de la Dirección General. Responsables: Alcance: Subdirector de Centro Este Documento de Trabajo comprende Líderes de Documento de Trabajo desde la definición de las condiciones Responsable de SIG generales hasta la evaluación y seguimiento de las decisiones y acciones surgidas de la revisión, incluyendo los registros correspondientes Generalidades : Este procedimiento aplica para todo el Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del Centro de Gestión Administrativa a) El Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del CGA se realiza con seguimientos parciales de acuerdo a los resultados de la medición de cada Documento de Trabajo, con base en la medición de los indicadores establecidos en la matriz y es revisado como mínimo una vez al año o con base en las necesidades del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, por la Subdirección de Centro y el responsable CGA b) Se considera información para la revisión los siguientes ítems: - Política del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol/Promesa de Valor Dirección General - objetivos del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol /Promesa de Valor Dirección General - Resultados de auditorías del Modelo del SIG CGA - Retroalimentación del Cliente. - Desempeño de los planes y conformidad del producto. - Control de documentos y registros. - Estado de las acciones correctivas y preventivas. - Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas. - Cambios que podrían afectar al Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol. - Recomendaciones para la mejora. c) Los resultados de la revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y acciones FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTRD-C009-M-01 Versión:06 Página 1 de 5

2 relacionadas con: La mejora de la eficacia del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol CGA y sus Documento de Trabajo; La mejora del producto en relación con los requisitos del Cliente, y Las necesidades de Recursos. d) La revisión por la Dirección se hace con la presencia del Subdirector de Centro, el de la Dirección, Coordinador Académico, Coordinador administrativo y demás integrantes del Comité de SIG. e) Las actas de la revisión por la Dirección tienen una numeración secuencial diferente a la de las reuniones ordinarias del Comité de SIG. f) Es responsabilidad del de la Dirección tener todos los informes requeridos para la realización de la revisión del SIG. g) La citación a los participantes de la reunión para llevar a cabo la revisión por la Dirección se realiza por escrito con 8 días de anticipación incluyendo la agenda programada. h) El informe de revisión por la Dirección, consolidado de acuerdo con los indicadores establecidos en el Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del SIGA, se entrega al Coordinador Regional. i) La Evaluación de la Satisfacción del Cliente en los grupos de Formación Titulada debe aplicarse al 100% de los cursos al finalizar la acción de formación. j) La Evaluación de la Satisfacción del Cliente en los grupos de Formación Complementaria se debe realizar tomando una muestra cuyo tamaño sea representativo de la población y que obedezca a criterios técnicos. A partir de dichos criterios y teniendo en cuenta el Catálogo de Cursos ofertados en esta modalidad para el mes, el Comité de SIG seleccionará aquellos cursos a los cuales será aplicada la evaluación. k) La Evaluación debe realizarse en los formatos establecidos para su tabulación y análisis. l) La encuesta de Evaluación de cualquiera de los tipos de formación es de carácter individual. m) La Asesoría a Planes de Negocio debe evaluarse en el formato establecido una vez se haya cubierto el 50% del tiempo Standard establecido para las actividades de asesoría. En el caso de la Asesoría a Empresas (Cuando aplique) se debe evaluar al finalizar el proceso. El tamaño de la muestra debe ser del 50 % del total de empresas atendidas y de los Planes de Negocio con FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTRD-C009-M-01 Versión:06 Página 2 de 5

3 destino al Fondo Emprender, teniendo en cuenta que se cubra la totalidad de los asesores vinculados a la Unidad de Emprendimiento. n) Adicionalmente puede constituirse en el centro un Grupo que apoye el plan de Evaluación. El cual podría estar integrado por el psicólogo y/o Trabajador Social, el responsable de Promoción y Relaciones Corporativas, el Coordinador del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, el líder del Documento de Trabajo de Normalización y el Coordinador de Formación Profesional quien ejercerá el liderazgo del grupo. Definiciones y Términos: Revisión: (NTC-ISO 9000:2005, Pág ) Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Nota: La revisión puede incluir también la determinación de la eficiencia (3.2.15). Documentos Asociados - DTRD-F001-M-01 Formato Revisión por la Dirección. - DTRD-F002-M-01Formato Plan de Mejoramiento - GD-F-007 Formato de Acta (SIG DG) Normatividad - NTC-ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario - NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos - NTC-ISO 19011:2012. Auditorías. - Norma NTC_ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental - Norma NTC-OHSAS18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. - NTCGP; 1000 / 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTRD-C009-M-01 Versión:06 Página 3 de 5

4 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO INICIO INICIO 1 Verificar previamente la información para la revisión. 2 Programar la reunión del comité para Revisión por la Dirección 3. Consolidar la información pertinente a la revisión. 4. Analizar el estado actual del Modelo Sistema Integrado de Gestión 5. Se requiere plan de acción? SI 6. Elaborar plan de acción. NO 1 Realizar alistamiento de la información necesaria para llevar a cabo la revisión por la Dirección según el formato para la Revisión por la Dirección 2 El de SIG programa la reunión del Comité Revisión por la Dirección, la cual se realizará como mínimo una vez al año con los líderes y responsables de los y procedimientos para realizar la revisión de las acciones de implementación y aplicación del Modelo del Sistema integrado de Gestión y Autocontrol en el que se debe tener en cuenta la información. 3 El de la Dirección consolida la información pertinente para la revisión del Modelo del Sistema integrado de Gestión y Autocontrol, apoyado en la información remitida por los líderes de Documento de Trabajo información que debe evidenciar el desempeño del SIG y de las necesidades o propuestas de mejora. Teniendo como referente la Norma de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y el MECI 1000:2005. Resultados de Auditorías internas o externas Retroalimentación del Cliente Desempeño de los planes y conformidad del producto y/o servicios Estado de las acciones preventivas y correctivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar el Modelo del Sistema Integrado de gestión y Autocontrol Recomendaciones para la mejora. Riesgos actualizados e identificados para la entidad 4 Se analiza el estado actual del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol con los documentos soporte que se presenten en la misma, de acuerdo al consolidado generado. 5 Si. Ejecutar actividad 6; No. Fin Subdirector Responsable Modelo SIG CGA, Subdirector de Centro Responsable Modelo SIG CGA, Líderes de Planes Líderes de Planes DTRD-F001-M- 01 Formato Revisión por La Dirección GD-F-007 Formato Acta Informes de DTRD-F001-M- 01 Formato Revisión por la Dirección. 7. Verificar el cumplimiento del plan de acción, punto de control. 8. Mantener los registros de la revisión por la Dirección al Modelo SIG. FIN 6 Establecer y concertar acciones planificadas que aseguren la solución a las dificultades o inconsistencias detectadas como también las oportunidades de mejoramiento continuo del de los Documento de Trabajo, instructivos y formatos del M SIG y se deben registrar en el Formato: Plan de Mejoramiento 7 Realizar seguimiento y evaluación a las acciones tomadas según plan de acción, así mismo su punto de control. 8 Recopilar todos los registros que evidencien el cumplimiento de los requisitos de la revisión por la Dirección, tales como: Informe para la revisión por la Dirección, Actas de reunión, Plan de Acción para la Revisión por la Dirección, Seguimiento y Evaluación al Plan de Acción para la Revisión por la Dirección, y otras evidencias según el caso. FIN Comité de Calidad. DTRD-F002-M-01 Formato Plan de Mejoramiento FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTRD-C009-M-01 Versión:06 Página 4 de 5

5 Control de los cambios Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 1 Junio 01 de 2006 Documento original. Mayo 31 de 2007 Modificación en el nombre institucional y asignación del 2 numeral 8: Control de Cambios. 3 Junio 30 de 2008 Se elimina el Formato F11-03 ya que este Formato estaba contenido en el Formato F12-03 Revisión por la Dirección 01 Mayo 30 de 2011 Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema 02 Noviembre 8 de Se generan cambios en la matriz detallada, actividad No.6 con 2012 la inclusión y creación del F Plan de Mejoramiento 03 Enero 08 de 2013 Se generan ajustes de acuerdo a la inclusión de la Normas y en el procedimiento. 04 Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa 05 Noviembre 11 de Se realiza por la Implementación del MSIG con base en los 2014 lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa 06 Agosto 6 de 2015 Se realiza la Implementación del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol MSIGA con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa Solicitado por de la Subdirección. Líder del Proceso. Comité Del SIMCI Líder del Proceso. Comité Del SIMCI SIG MSIG MSIGA FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTRD-C009-M-01 Versión:06 Página 5 de 5