CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO

Transcripción

1 Página 1 de 5 Revisó: Asesor Jurídico Aprobó: Rector Fecha de Aprobación: Diciembre 3 de 2007 Resolución N 1851 OBJETIVO Asesorar representar jurídicamente a la Universidad de forma oportuna de acuerdo a la normatividad vigente, así como suministrar información atender requerimientos solicitados por entes internos /o externos. Aplica a todas las actividades que requieran asesoría, seguimiento representación en procesos judiciales o extrajudiciales, ALCANCE respuestas a solicitudes de alta connotación legal, suministro de información atender requerimientos solicitados por entes internos /o externos. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Internos: Unidades Académicas /o Consejo Superior Concejo Académico Rectoría Vicerrectorías Comunidad universitaria Comité Conciliación de Proceso Talento humano Subproceso de seguridad salud en el trabajo Convenios. Acuerdo. Resolución. Documentos que suscribe el Rector que conllevan una connotación jurídica. Solicitud de conceptos. Solicitud de trámites procesales o extraprocesales. Derechos de petición. Solicitudes Políticas/Objetivos/A cuerdos. Plan de Desarrollo institucional. Proecto Institucional Contexto interno Contexto externo (Factores del entorno Planear: Priorizar el trabajo según su impacto jurídico distribuir de acuerdo a la especialidad a la carga de trabajo actual de los abogados. Identificar, analizar valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del Identificar definir las actividades de formación para el Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de seguridad salud en el trabajo, gestión. Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad Salud en el Trabajo, Gestión Ambiental. Hacer: Asesorar jurídicamente a las autoridades Universitarias, las Unidades Académico a todos los Procesos. Documentos visados en sus aspectos legales. Observaciones a los documentos. Comunicación. Conceptos jurídicos. Informes. Demandas. Acta de comité de conciliación. Actas de audiencia. Contestaciones. Acciones correctivas, preventivas de mejoramiento. Informe del desempeño del Mapa de riesgos de Gestión del Plan de formación del proceso ejecutado. Matriz de identificación de peligros, evaluación Internos: Unidades Académico Consejo Superior Concejo Académico Rectoría Vicerrectorías Comunidad universitaria Comité de Conciliación Seguimiento Institucional. Procesos humano- Talento Subproceso

2 Página 2 de 5 Proceso de Recursos físicos Subproceso Gestión Ambiental. Externos: Personas Jurídicas Personas naturales Autoridades Judiciales Entes de Control Autoridades policivas Particulares ejercen funciones públicas que Político, económico, social tecnológico) Plan de formación de Talento humano. Necesidades de formación del Resultados de la evaluación de desempeño. Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación valoración de riesgos establecimiento de controles. Procedimiento para la identificación de aspectos valoración de impactos ambientales. Programa de prevención, preparación respuesta de emergencias. Matriz de requisitos legales (ambiental de seguridad salud en el trabajo) Reporte de los servicios de información judicial. Representar a la Universidad en todo proceso judicial, extrajudicial, actuación administrativa o policiva; a sea actuando como demandante, demandado o como tercero interviniente Participar en el comité de conciliación ejercer su secretaría técnica Suministro de información solicitada por entes internos /o externos Atender requerimientos de autoridades judiciales /o administrativas Ejecutar monitorear las acciones controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad Salud en el trabajo, Gestión Ambiental. Gestionar la implementación de los controles establecidos priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad Salud en el trabajo, gestión ambiental. Dar cumplimiento a los requisitos legales. Verificar: Realizar seguimiento a los procesos judiciales extrajudiciales llevados por la asesoría jurídica. valoración de los riesgos establecimiento de controles actualizado. Matriz de identificación de aspectos valoración impactos ambientales actualizada. Plan de emergencias actualizado. de seguridad salud en el trabajo. Proceso de Recursos físicos subproceso Gestión Ambiental. Externos: Personas Jurídicas Particulares que ejercen funciones públicas Personas Naturales Autoridades Judiciales Entes de Control Autoridades policivas

3 Página 3 de 5 Información del Información de auditorías. Decisiones judiciales, administrativas o de entes de control. Requerimientos. Convocatoria a Conciliación. Medir el desempeño del proceso mediante actividades de seguimiento Actuar: Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas de mejora

4 Página 4 de 5 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS Recursos físicos - Equipos de cómputo - Equipo de oficina -Medios de Comunicación: ( Correo interno, fax, e- mail) Recursos Tecnológicos -Sistema Información Jurídico - Sistema Web de consulta judicial Líder del proceso: Asesor jurídico Colaboradores: -Secretarias (2) - Abogados externos Beneficiarios: - Atención respetuosa - Respuesta oportuna - Respuesta comprensible - Respuesta coherente Legales reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos De la organización Aplica toda la normatividad interna NTCGP 1000:2009 Ver Matriz de Interrelación Requisitos MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Ver hoja de vida de los indicadores SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Realización de Comités primario de calidad Auditorías Internas Auditorías Externas Seguimiento a la Correspondencia Interna Seguimiento a los Procesos Judiciales Extrajudiciales llevados por la oficina de asesoría jurídica Seguimiento a encuestas de Satisfacción REGISTROS DEL PROCESO Ver Listado Maestro de Registros DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Listado Maestro de Documentos

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 03 de 2007 Creación del Documento. 02 Abril 07 de 2008 Inclusión de las actividades relacionadas con el Planear, dos requisitos adicionales de los beneficiarios equipo de oficina como recursos físicos. 03 Septiembre 24 de 2008 Cambio norma de referencia, de NTC-ISO 9001:2000 a NTCGP 1000: Julio 22 de 2010 Cambio norma de referencia, de NTC-ISO 9001:2004 a NTCGP 1000: Julio 05 de 2012 Modificación del alcance, clasificación de los proveedores beneficiarios en internos externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA se incluen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad Salud Ocupacional Gestión Ambiental. 06 Abril 23 de Julio 24 de Se modificó el objetivo el alcance incluendo el relacionado con el suministro de información requerimientos solicitados por entes internos /o externos. -Se incorporaron en el Hacer actividades relacionadas con el Suministro de Información solicitadas por entes internos /o externos, de Atender requerimientos de autoridades judiciales /o administrativas. -Se eliminaron algunas actividades del Hacer que no correspondían al Proceso Jurídico. -Se eliminó de las Salidas las Acciones aplicadas eficazmente, los Controles operacionales implementados, Requisitos Legales aplicados, se modificó el de Asistencia a la Audiencia por Actas de audiencia. -Se organizaron los proveedores internos eliminando: Todos los Procesos, Dirección Institucional,, de los proveedores externos se modificó: Entes externos por Personas Jurídicas Comunidad Externa por Personas Naturales. -Se organizaron de los beneficiarios, de los internos se eliminó: Todos los procesos, de los externos se modificó: Entes externos por Personas Jurídicas Comunidad Externa por Personas Naturales, se eliminaron de los Abogados, Visitantes Contratistas. Inclusión de las actividades asociadas al Sistema de Gestión de Seguridad Salud en el Trabajo Gestión Ambiental. Inclusión de las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.