CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CULTURAL

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1 Página 1 de 7 Revisó: Director Cultural Aprobó: Rector Fecha de Aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución N 1880 OBJETIVO Contribuir a la formación integral de la comunidad universitaria y nutrir el proceso cultural de la región, mediante el desarrollo de actividades artísticas y culturales. ALCANCE Planear, organizar y coordinar el desarrollo de la programación cultural y artística, como apoyo a la formación integral de la comunidad universitaria UIS y la promoción de la cultura en la región. Proveedores ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS Beneficiarios Internos: Políticas/objetivos/ Planear Planes de gestión Internos: Dirección Acuerdos Determinar e identificar necesidades Programación UAA Institucional Necesidades y y expectativas de los beneficiarios. Cultural Comunidad UAA expectativas de los Formular planes de acción, Calendario de Universitaria Financiero beneficiarios programas y proyectos. eventos Comunicación Propuestas Identificar, analizar y gestionar los Respuesta a Externos: Institucional culturales peligros y riesgos asociados a las solicitudes Entidades públicas Publicaciones Convenios actividades que pueden afectar el Contrato y Factura o privadas Recursos físicos Calendario logro del objetivo del Avisos e impresos Comunidad en Recursos Académico Identificar los peligros/aspectos Permisos general Tecnológicos Portafolio de ambientales del proceso, con el Evento realizado Visitantes Contratación servicios acompañamiento de los Subprocesos Evaluación del Contratistas Jurídico Solicitudes escritas de Seguridad y Salud en el Trabajo, y evento realizado Sistemas Información sobre Gestión Ambiental. Mantenimiento Procesos: Informáticos y disponibilidad de Establecer los controles para los realizado Seguimiento de escenarios peligros/aspectos ambientales del Obras Artísticas Institucional Telecomunicacio Información sobre proceso, con el acompañamiento de Grupos Artísticos Proceso Talento nes disponibilidad de los Subprocesos de Seguridad y consolidados Humano- Seguimiento recursos financieros Salud en el Trabajo, y Gestión Acciones Subproceso de Institucional Necesidad de Ambiental. correctivas, Seguridad y Salud mantenimiento de Identificar, analizar y valorar los preventivas y de en el Trabajo Externos: los escenarios riesgos de gestión que pueden mejoramiento. -Proceso de Comunidad en artísticos. afectar el logro del objetivo del Informe de Recursos Físicos

2 Página 2 de 7 General Oportunidades de desempeño del Subproceso Empresa Privada Mejoramiento Identificar y definir las actividades de Gestión Ambiental Entidades Información del formación para el Acciones aplicadas Gubernamentale proceso eficazmente. s Informe de Hacer Publicaciones Artistas auditorías Alquiler Auditorio Luis A. Calvo Plan de formación Propuesta de Préstamo de Escenarios Artísticos del proceso Procesos: editoriales Organización y coordinación de ejecutado Proceso Talento eventos culturales y artísticos Mapa de Riesgos Humano- Promoción y fortalecimiento de de Gestión del Subproceso de peligros y valoración grupos artísticos y culturales Seguridad y de riesgos y Difundir y conocer el plan de Salud en el determinación de emergencia actualizado Trabajo controles Desarrollar acciones tendientes a peligros, Proceso de cumplir con las políticas, objetivos, valoración de Recursos Físicos acuerdos y lineamientos riesgos y Subproceso aspectos e impactos institucionales determinación de Gestión ambientales Dar cumplimiento a los requisitos controles Ambiental Plan de Desarrollo legales actualizada Institucional Ejecutar y monitorear las acciones y Proyecto controles establecidos en el Mapa de Institucional Riesgos de Gestión aspectos y Contexto Interno Gestionar la participación de los valoración Contexto Externo funcionarios en el plan de formación impactos (Factores del Participar en la valoración de los ambientales entorno Político, peligros/aspectos ambientales actualizada Económico, Social y identificados, con el Plan de Tecnológico) acompañamiento de los Subprocesos emergencias Plan de Formación de Seguridad y Salud en el Trabajo, y actualizado de Talento Humano. Gestión Ambiental

3 Página 3 de 7 Necesidades de formación del Resultados de la Evaluación de Desempeño. Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. Procedimiento para la aspectos y valoración de impactos ambientales Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) Implementar controles nuevos o modificados Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental Verificar Monitorear y evaluar el plan de acción anual, programas y proyectos Medir el desempeño del proceso a Actuar través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

4 Página 4 de 7 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS Líder del proceso: Beneficiario Director Cultural Información oportuna y confiable Escenarios Artísticos acondicionados Colaboradores: Acompañamiento durante el desarrollo del evento Recursos físicos Asistente Administrativo Respetar los espacios asignados (fechas y horas) - Escenarios Asistente Organizacional Cumplimiento de la actividad cultural programada en Artísticos: (auditorio Auxiliares Administrativos los diferentes escenarios artísticos. Luis A. Calvo, Sala Directores Grupos artísticos Atender las expectativas de los asistentes Zalamea, etc.) Secretaria Legales y reglamentarios: - Sedes de los Operarios Técnicos Ver Listado Maestro de Documentos Externos Grupos Artísticos Requisitos de la organización: - Equipos Sedes Regionales: Resolución Nº 613 de 2017 de Rectoría por la cual se Audiovisuales y de Coordinador Bienestar reglamenta el préstamo y alquiler del Auditorio Luis. A. comunicación Universitario Calvo. - Vestuario Coordinador Biblioteca Sede Acuerdo N 219 de 2016 del Consejo Académico por la - Escenografía Barrancabermeja cual se convoca a participar en los concursos nacionales - Elementos Coordinador Planta Física de Libro de Cuentos, Libro de Poesía y Ensayo. Técnicos sedes Socorro y Barbosa Resolución N 2627 de 2015 de Rectoría por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de la Dirección de la Universidad Industrial de Santander en asuntos contractuales y de ordenación del gasto. MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Ver Hoja de Vida de Indicadores

5 Página 5 de 7 Acuerdo N 005 de 2015 del Consejo Superior por el cual se establece la política de grupos culturales y selecciones deportivas de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 006 de 2005 del Consejo Superior, numeral 6 por el cual se definen los objetivos de la prestación de los servicios de extensión Servicios culturales, artísticos y deportivos. Acuerdo N 127 de 2004 del Consejo Académico por el cual se reconoce la Banda Sinfónica de la Universidad Industrial de Santander como Grupo Artístico Institucional Acuerdo N 042 de 2002 del Consejo Superior por la cual se ofrecen estímulos especiales a los integrantes de los grupos artísticos de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 160 de 1998 art. 05 del Consejo Académico por el cual se establecen parámetros para la concepción de la formación integral en la Universidad. Acuerdo N 50 de 1991 del Consejo Superior por el cual se institucionaliza en la Universidad el Festival de Música Colombiana Luis A. Calvo Resolución N 140 de 1985 de Rectoría por la cual se oficializa el Festival de Piano de la UIS Resolución N 227 de 1982 de Rectoría por la cual aprueba el Reglamento de Servicios para el Auditorio Máximo Luis A. Calvo. Ver Matriz de Interrelación de Requisitos de la Norma (MDI.01)

6 Página 6 de 7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Reuniones periódicas con el personal de la Unidad para monitorear el avance del proceso, resolver inconvenientes e inquietudes. - Seguimiento a las encuestas de satisfacción. Ver Listado Maestro de Registros Ver Listado Maestro de Documentos - Seguimiento a los resultados de los indicadores. - Auditorias Internas. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHAS DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 05 de 2007 Creación del documento 02 Octubre 31 de En los requisitos se modificó la NTC-ISO 9001:2000 por la NTC-GP 1000: Abril 16 de 2009 Inclusión requisitos de la organización. 04 Septiembre 23 de 2009 Inclusión de Colaboradores Sedes Regionales 05 Mayo 31 de 2010 En los requisitos se elimina NTC-GP 10000: Junio 10 de 2011 En los requisitos de la organización se incluye el Acuerdo No. 006 de 2005

7 Página 7 de 7 07 Marzo 12 de 2012 Modificación del alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. 08 Septiembre 21 de 2017 Se eliminó el subproceso de Alquiler o préstamo de escenarios artísticos y se modificó el nombre del subproceso por Promoción y fortalecimiento de grupos artísticos y culturales. Modificación para inclusión de las actividades asociadas al Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental. Modificación e inclusión en requisitos de la organización de: Acuerdo N 219 de 2016, Resolución N 2627 de 2015, Acuerdo N 127 de 2004, Acuerdo N 042 de 2002, Guía de funcionamiento y administración de los Grupos Artísticos UIS, Acuerdo N 50 de 1991