PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Código: CCI. 01 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Transcripción

1 Revisó: Director de Comunicaciones Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No OBJETIVO Orientar, promover y desarrollar procesos informativos y servicios de comunicación institucional en los ámbitos nacional y/o regional dirigidos al mejor cumplimiento de los procesos misionales (docencia, investigación y extensión) y al fortalecimiento institucional. ALCANCE Coordinar, administrar y desarrollar procesos de investigación, creación y difusión de la información institucional a través de los medios desde los equipos de Prensa, Radio, Televisión, Institucional, Medios Digitales y Memoria. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS INTERNOS Comunidad Universitaria (estudiantes, profesores, administrativos) UAA Egresados y graduados Jubilados EXTERNOS Sociedad en general. Instituciones de Educación básica, media y superior a nivel nacional y regional. Plan de Desarrollo Institucional Proyecto Institucional Contexto Interno Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, Social y Tecnológico) Plan de Formación de Talento Humano. Necesidades de formación del Resultados de la PLANEAR Planear las actividades de cada equipo de trabajo: Prensa, Radio, Televisión, Institucional, Medios Digitales y Memoria. Recibir, organizar y estudiar la información generada internamente y externamente. Planear la distribución de información en los diferentes medios de comunicación Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del Identificar y definir las actividades de formación para el Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Documentos, comunicados y manifiestos Institucionales tales como: boletines, notas de tv, radio, prensa, etc. Campañas Institucionales Medios de comunicación UIS. Orientación protocolaria de certámenes Institucionales. Material publicitario INTERNOS Comunidad universitaria (estudiantes, docentes, administrativos). UAA Egresados y graduados. Jubilados EXTERNOS Sociedad en general. Instituciones de Educación básica, media y superior a nivel nacional y

2 Página 2 de 8 Instituciones de Investigación Nacionales e Internacionales. Entidades públicas y privadas. Medios masivos de comunicación regional y nacional. Red de radio Universitaria de Colombia (RRUC) PROCESOS: Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos Subproceso Gestión Ambiental Evaluación de Desempeño. Información Institucional e Interinstitucional. Información de las sedes regionales UIS. Actividades, logros y acontecimientos de la Universidad. Información de investigaciones y estudios. Informes de auditoría interna y externa. Solicitudes de producción de material audiovisual, radial, escrito y multimedial. Material de archivo escrito, fotográfico, audiovisual, radial y multimedial. HACER Visibilizar la Universidad Industrial de Santander a nivel regional y nacional, mediante el reconocimiento y divulgación de las realizaciones individuales y colectivas de los estudiantes, profesores, empleados administrativos y graduados. Brindar a la sociedad en general información oportuna sobre las actividades y eventos académicos, culturales, de desarrollo científico y de transferencia tecnológica, que se llevan a cabo en la Institución. Acompañar a la comunidad universitaria en el aprovechamiento de los medios de comunicación de la Institución. Orientar a la comunidad universitaria en el uso adecuado de la comunicación. Informar sobre los temas de interés para la comunidad universitaria, aplicando estrategias modernas de las comunicaciones. Apoyar las campañas de convivencia pacífica que promuevan el desarrollo armónico de la comunidad universitaria, mediante estrategias de comunicación y adecuados canales de trámite de la información. Participar en iniciativas que conduzcan a la mayor integración con los medios de comunicación y de información, con las universidades, entidades estatales, organizaciones afines y demás Instituciones de educación superior. Participar en proyectos comunicativos universitarios de orden nacional (Redes). Hacer cubrimiento de las actividades informativas de carácter institucional. Brindar el acompañamiento a los actos protocolarios institucionales. Difundir los comunicados de la Alta Dirección UIS. requerido por la Institución. Productos radiales, impresos, audiovisuales y multimediales. Informe de desempeño del Difundir información en redes sociales Piezas publicitarias. Imagen Institucional en medios. Proyectos de gestión del Mapa de Riesgos de Gestión del Plan de formación del proceso ejecutado. Matriz de identificación de peligros, evaluación y regional. Instituciones de Investigación Nacionales e Internacionales. Entidades públicas y privadas. Medios masivos de comunicación y opinión Regionales y nacionales. Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC) Televidentes de ZOOM Canal Universitario Nacional. PROCESOS: Seguimiento Institucional Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso de Recursos Físicos

3 Página 3 de 8 Solicitudes de diseño publicitario. Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias. Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) Diseñar y diagramar material gráfico de carácter institucional. Orientar a las UAA interesadas en contratar servicios publicitarios con emisoras regionales y nacionales y con medios masivos de comunicación. Pre-producir, producir y pos-producir material audiovisual, radial, escrito y multimedial. Difundir a los diferentes grupos de interés el material audiovisual, radial, impreso y en página Web, generada a partir de la información interna y externa. Hacer monitoreo de medios externos que involucren a la Universidad Administrar la videoteca, fonoteca e información: escrita, fotográfica y videográfica. Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. VERIFICAR Revisar y corregir el material audiovisual, radial, escrito y multimedia producido. Verificar la información que sale a la comunidad en general por los diferentes medios de comunicación internos y externos Medir el desempeño del proceso de Comunicación Institucional mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. Plan de emergencias actualizado. Subproceso Gestión Ambiental

4 Página 4 de 8 Aplicar instrumentos de medición (encuestas) al público interno, con el fin de medir el nivel de satisfacción del beneficiario y la efectividad de los medios de comunicación Institucionales. ACTUAR Dar respuesta ante la actuación en contra de la Universidad llagada a ser detectada por el monitoreo de medios. Formular acciones correctivas, preventivas y de mejora, en las cuales se diseñe un plan de acción que permita dar tratamiento a las situaciones presentadas en el proceso de Comunicación Institucional. Gestionar proyectos ante la Dirección de la Universidad para la mejora continua del RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Recursos físicos Equipos de oficina Equipos especializados para la labor comunicativa. Centros de producción radial y audiovisual. Filmadoras Grabadoras Micrófonos Audífonos Trípode Consolas de sonido Consolas de video Líder del proceso Director(a) de Teleuis - Comunicaciones. Colaboradores Comunicadores sociales - Periodistas. Técnicos audiovisuales Técnicos de producción radial Corrector de estilo Editores Diseñador gráfico Secretaria. Beneficiarios: Atención a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgación, comunicación, producción y asesoría sobre la técnica, lenguaje y discurso de productos impresos, audiovisuales, radiales y multimediales. Ver hoja de vida de indicadores del proceso

5 Página 5 de 8 Sonoteca Videoteca Transmisores de señal de radio Antenas satelitales para radio. Sistema de iluminación Columnas de sonido Software Edición audiovisual. Edición de audio. Diseño y edición gráfica. Ofimática. Auxiliar Administrativo Pasantes y practicantes de periodismo, organizacional, tecnología de radio y TV Auxiliares. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Comité de medios Comité editorial Seguimiento de las actividades asignadas a cada uno de los equipos. Encuesta de satisfacción del beneficiario. Encuesta de efectividad de medios. Seguimiento de indicadores del Auditorías Internas. Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos del De la organización: Acuerdo N 045 de 2005 del Consejo Superior- Manual de Identidad Visual Corporativa. Manual de estilo de la Red de Radio Universitaria de Colombia RRUC. Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI 01 REGISTROS DEL PROCESO Ver listado Maestro de Registros del proceso DOCUMENTOS Ver Listado maestro de Documentos Internos del proceso

6 Página 6 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 1 Diciembre 05 de 2007 Creación del documento. 2 Abril 23 de 2009 Precisión en el objetivo y alcance del proceso, y en los requisitos del mismo. 3 Octubre 01 de 2009 Inclusión del proveedor emisoras regionales e inclusión de dos actividades más que cubren a las sedes regionales 4 Abril 22 de 2010 Para el alcance se hace la aclaración de los cuatro grupos de trabajo: prensa y pagina Web, protocolo, radio y televisión. En proveedores se incluyen medios masivos de comunicación. Se elimina el seguimiento institucional de proveedores y beneficiarios. Se modifica la actividad de contratar servicios publicitarios. Se elimina la actividad de elaboración del material publicitario en Bucaramanga. Se incluyen dos nuevas salidas del proceso: productos radiales, impresos y audiovisuales y las piezas publicitarias. Agregar como recurso físico los centros de producción y como recurso de software la ofimática. Incluir en requisitos de beneficiarios producto multimedia 5 Julio 14 de 2010 Eliminación de la inscripción Norma NTC GP 1000:2004 de los requisitos. 6 Abril 23 del 2015 Se modifica el objetivo, enfocando los procesos informativos y servicios de la comunicación institucional a nivel local y/o regional, alineados con los ejes misionales de la Institución (docencia, investigación y extensión). En el alcance: se elimina edición, se cambia grupos por equipos, y se modifican los grupos por: Prensa, Radio, Medios audiovisuales y medios digitales, En la sección de proveedores, se adicionan: egresados, graduados, Jubilados, sociedad en general, Instituciones de Investigación Nacionales e Internacionales, Red de radio Universitaria de Colombia (RRUC). Además, se elimina comunidad externa, se cambia otras Instituciones de Educación Superior por Instituciones de Educación básica, media y superior a nivel nacional y regional y a medios masivos de comunicación se le agrega regional y nacional. En la sección de entradas, se elimina convocatorias e invitaciones de grupos, entidades privadas o públicas. También, se adicionan: Información de las sedes regionales UIS, actividades, logros y acontecimientos de la Universidad, Información de investigaciones y estudios, solicitudes de producción de material audiovisual, radial, escrito y multimedial, material de archivo, escrito, fotográfico, audiovisual, radial y multimedial y solicitudes de diseño publicitario.

7 Página 7 de 8 En la sección de actividades se clasifica cada aspecto de acuerdo al ciclo PHVA (Planear, Hacer. Verificar y Actuar). Además, se elimina la actividad Programar las actividades de carácter institucional (ceremonial académico, atención a visitantes, registro y tratamiento social, celebraciones, foros, etc.), las demás actividades se modifican y se adicionan otras actividades. En la parte de salidas: - Se cambia Documentos, comunicados y manifiestos institucionales por Documentos, comunicados y manifiestos Institucionales tales como: boletines, notas de tv, radio, prensa, etc. - Se cambia Medios de comunicación por Medios de comunicación UIS - A la salida Organización logística y orientación protocolaria de certámenes institucionales se le elimina organización logística. - Se agregan otras salidas tales como: campañas Institucionales, difundir información en redes sociales, Imagen Institucional en medios y proyectos de gestión del proceso Los beneficiarios se clasifican en externos e internos. Además, se agregan otros beneficiarios tales como: egresados, graduados, Jubilados, Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC) y Televidentes de ZOOM Canal Universitario Nacional. En la parte de recursos, se realizan las siguientes modificaciones: - En los recursos físicos se elimina medios de comunicación, y a centros de producción se le agrega radial u audiovisual. También, se adicionan: equipos especializados para la labor comunicativa, filmadoras, grabadoras, micrófonos, audífonos, trípode, consolas de sonido, consolas de video, sonoteca, videoteca, transmisores de señal de radio, antenas satelitales para radio, sistema de iluminación y columnas de sonido - En el recurso software se cambia edición radial por edición de audio. En los responsables se realiza lo siguiente: - Se cambia Director(a) de Comunicaciones por Director(a) de Teleuis - Comunicaciones. - Además, en los colaboradores se eliminan: coordinador grupo radio, coordinador grupo prensa y página Web y coordinador grupo televisión. Asimismo, en esta sección se agregan: comunicadores socialesperiodistas, técnicos audiovisuales, técnicos de producción radial, corrector de estilo, editores, pasantes de periodismo/organizacional/ de tecnología de radio y tv, practicantes de periodismo/ organizacional y auxiliares administrativos.

8 Página 8 de 8 7 Agosto 04 de 2017 Revisión y ajuste total del documento. Modificación de las actividades asociadas al sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y sistema de Gestión Ambiental. Inclusión de las actividades asociadas al mapa de Riesgos del Proceso. Fortalecimiento de las actividades del proceso de Comunicación Institucional. Inclusión de la normatividad vigente