CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO TALENTO HUMANO

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos PROCESO Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 Coordinar y apoyar las actividades de selección, inducción, entrenamiento, capacitación, administración y retiro de todo el personal de la OBJETIVO Universidad, asegurando su integridad y buscando el aprovechamiento y mejoramiento de su talento para el cumplimiento de la misión institucional. Aplica para las actividades de selección, inducción, entrenamiento, capacitación, administración y retiro de los profesores y del personal ALCANCE administrativo de la Universidad Industrial de Santander. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Externos: - FAVUIS - Jubilados y retirados - Gobierno Nacional - Ministerio de Hacienda - Consejo Superior - Fondos de Pensiones - ARL - Bancos - Juzgados Internos: - DIEF - Comunidad Universitaria - Estudiantes de pregrado - Becados de posgrado - UISALUD Órganos es: - Comité Coordinador de Bienestar - Normatividad legal aplicable - Informes de Contraloría - Comunicaciones del Ministerio de Hacienda - Plan de Desarrollo - Proyecto - Plan de Gestión - Informes de revisión por la dirección - Resoluciones y Acuerdos - Necesidades de personal - Necesidades de formación - Informes de comisión - Trabajos de productividad académica - Actas - Títulos académicos - Resultados de la evaluación docente - Novedades sobre la situación administrativa de los funcionarios - Información registrada Planear: - Elaborar planes de actividades por Subproceso - Desarrollar reunión de Comité Primario sobre planeación anual de la gestión - Proyectar programa de formación de personal - Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. - Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Hacer: - Realizar una adecuada administración de la compensación salarial. - Dar trámite a los asuntos del personal docente - Dar trámite a los asuntos del personal administrativo - Liderar la implementación y seguimiento del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo. - Desarrollar y promover acciones para el - Personas contratadas - Personas ascendidas - Personas evaluadas - Personal capacitado - Programas ejecutados - Contratos y pagaré legalizados - Comunicaciones a los diferentes clientes - Actas - Resoluciones - Información sobre el puntaje asignado - Registros para la historia laboral - Informes de gestión - Evaluaciones de desempeño - Listados de liquidación - Archivos magnéticos de liquidación - Órdenes de pago - Respuestas a solicitudes y peticiones - Certificados de historias laborales - Informe mensual de la ejecución del pasivo pensional - Registros de capacitación Externos: - Jubilados y retirados - FAVUIS - COOPRUIS - ARPRUIS - Visitantes - Contratistas - EPS - IPS - Cooperativas - DIAN - Fondo Nacional de Ahorro - Bancos - AFP - ARL - Juzgados - Fiduciaria - Registraduría - Entes de control de carácter nacional y departamental Internos: - Rectoría - Comunidad Universitaria - Estudiantes de

2 PROCESO Página 2 de 5 - Comité de Evaluación Administrativa - Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) - Comité de Convivencia Laboral Procesos: - Todos los procesos - Unidades Académicas y Administrativas - Proceso de Seguimiento en los Sistemas de Información de Recursos Humanos y de Información Financiero. - Afiliaciones a EPS - Oficios de juzgados - Pagares - Conceptos jurídicos - Cartas de autorización - Necesidades para ambientes de trabajo seguro - Informe del proceso - Informe de auditorías - Políticas / Objetivos - Resultados de la Evaluación de Desempeño - Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. - Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales. - Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias - Requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) fortalecimiento del clima organizacional y el bienestar laboral - Dar trámite a los asuntos pensionales - Suministrar formación al personal para mejorar el desempeño laboral - Expedir constancias laborales según solicitudes - Atender al público - Administrar las historias laborales - Implementar controles nuevos o modificados - Difundir y conocer el Plan de Emergencias - Ejecutar las actividades establecidas en los programas de los Sistemas de Gestión - Desarrollar acciones tendientes a cumplir con las políticas, objetivos, acuerdos y lineamientos institucionales de los Sistemas de Gestión - Dar cumplimiento a los requisitos legales - Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. - Gestionar la participación de los funcionarios en las actividades de formación. - Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Verificar: - Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento - Elaborar y presentar los Informes de Desempeño Trimestral (Proceso y SG-SST) - Reportar semestralmente los resultados (indicadores y cumplimiento de actividades) de los proyectos del Plan de Gestión - Hacer seguimiento al desarrollo de las actividades a través de reuniones de Grupo Primario y reuniones por Subprocesos - Registros de actividades de mejora - Espacios señalizados - Constancias suministradas - Público atendido - Historias Laborales actualizadas - Acciones correctivas, preventivas y de mejora - Informe de desempeño del proceso - Acciones aplicadas eficazmente - Personal capacitado para respuesta ante emergencias - Requisitos legales aplicados - Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado - Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. - Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. - Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. - Plan de emergencias actualizado. pregrado - Becados de posgrado Procesos: - Todos los procesos - Unidades Académicas y Administrativas - Seguimiento - Proceso Talento Humano - Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo - Proceso de Recursos Físicos Gestión Ambiental

3 PROCESO Página 3 de 5 - Preparar y atender las auditorías tanto internas como externas - Realizar seguimiento a los controles implementados en lo relacionado con Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental. Actuar: - Mejora continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora - Preparar planes de acción para atender los resultados de las Auditorías RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS - Archivo físico de historias laborales y hojas de vida - Sistemas de Información de Recursos Humanos y Sistema de Información Financiero. - Escenarios deportivos y dotaciones - CENTIC - Página Web institucional - Software MINHACIENDA Líder del Proceso: Jefe División Recursos Humanos Líderes de Subproceso: Profesional Asuntos Personal Docente Profesional Asuntos Personal Administrativo Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Formación de personal Profesional Seguridad y Salud Ocupacional Profesional Desarrollo Humano Organizacional Profesional Asuntos Pensionales Equipo de Apoyo: Profesionales de Apoyo Secretaria Auxiliares Administrativos Auxiliares de Archivo Beneficiario Veracidad (información) Oportunidad (información) Eficacia Ambiente seguro Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos De la organización: Ver Requisitos de la Organización - CTH.02. Caracterización de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional - CTH.03. Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Docente - CTH.04. Caracterización de Subproceso Formación del Personal - CTH.05. Caracterización de Subproceso Seguridad y Salud Ocupacional - CTH.06. Caracterización de Subproceso Administración de la Compensación Salarial - CTH.07. Caracterización de Subproceso Asuntos Pensionales - CTH.08. Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Administrativo MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Ver Hoja de Vida de Indicadores

4 PROCESO Página 4 de 5 Ver Matriz de Interrelación de Requisitos Manual de Calidad MDI.01. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA Auditorías Internas y Externas Comité Primario Seguimiento a las encuestas de satisfacción Seguimiento a indicadores Ver Listado Maestro de Registros Ver Listado Maestro de Documentos Internos

5 PROCESO Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Enero 24 de 2008 Creación del documento. 02 Octubre 31 de 2008 Actualización de proveedores y modificación de la normatividad aplicada. 03 Abril 21 de 2009 Actualización de los requisitos del beneficiario. 04 Julio 19 de 2010 Exclusión del requisito NTC GP 1000: Mayo 18 de Agosto 27 de Marzo 12 de Julio 28 de 2017 Inclusión de Profesional de Apoyo en el Equipo de Apoyo a los Procesos y de los requisitos de la organización. Modificación del alcance del Proceso, clasificación de proveedores en Internos y Externos, inclusión de nuevos proveedores, inclusión de nuevas entradas, clasificación de actividades según Ciclo PHVA, inclusión de nuevas actividades, inclusión de nuevas salidas, clasificación de beneficiarios en Internos y Externos, inclusión de nuevos beneficiarios y modificación del equipo de apoyo. Eliminación de la entidad de contratación externa como Proveedor y del EXTENDED DISC como Recurso. Eliminación de la periodicidad mensual de las reuniones de Grupo Primario en el ítem Actividades, Planear. Modificación de Grupo Primario por Comité Primario. Modificación tanto del listado de proveedores como de beneficiarios CAPRUIS por UISALUD, ARP por ARL. Modificación en el orden de presentación de los proveedores y de los beneficiarios, inclusión de nuevos proveedores y beneficiarios. Modificación de la entrada Leyes y Decretos por la expresión Normativa legal aplicable. Modificación de las actividades, entradas y salidas del proceso asociadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso y con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental. Eliminar la periodicidad de la elaboración de los planes de actividades de los subprocesos. Modificar la palabra plan por programa y eliminar la expresión semestral en la actividad relacionada con la proyección del programa de formación de personal. Eliminar de todo el documento la expresión Sistema Integrado de Gestión por Sistemas de Gestión. Incluir la actividad Liderar la implementación y seguimiento del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo. Modificar la actividad relacionada con desarrollo humano. Modificar la expresión SYSO y programa SYSO por la expresión SG-SST. Inclusión como beneficiarios externos del proceso a los Entes de control de carácter nacional y departamental.